В питанні зберігання трудової книжки у роботодавця потрібно звернути увагу на те, чи роботодавець – юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ чи її представництво) або фізична особа-підприємець, яка використовує найману працю фізичних осіб.
Перебуваєте у постійних пошуках довідкової інформації? Тоді мерщій до розділу Довідники! Бібліотека довідників повсякчас доповнюється, а головне, що інформація, розміщена тут, відповідає всім нормам чинного законодавства!
Зберігання трудової книжки у роботодавця, який є фізичною особою-підприємцем
Відповідно до п. 2.21-1. глави 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 № 58, трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Таким чином, якщо працівник працевлаштований у фізичної особи-підприємця, то трудова книжка повинна зберігатися саме у працівника.
Зберігання трудової книжки у роботодавця – юридичної особи
Абз. 1 п. 3 постанови КМУ від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників» (далі – Постанова №301) передбачено, що трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Крім цього, Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217) передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 року, а саме запроваджено електронний облік трудової діяльності.
Розділ ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217 визначає 5 років, після 10.06.2021 року, перехідного періоду, коли відбуватиметься включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.
Водночас ч. 1 ст. 48 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) на роботодавця покладено обов’язок вести облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
Тут Вам стане в нагоді курс від Kadroland Трудова книжка – 2024: швидкий перехід на електронну
Ч. 3 ст. 48 КЗпП встановлено, що роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Тобто, цією нормою передбачено, що трудова книжка всупереч Постанові №301, може зберігатися у працівника і надаватися роботодавцю для внесення необхідних записів.
Таким чином, якщо працівник працевлаштований на підприємстві, в установі чи організації, подана трудова книжка працівника може зберігатися у такої юридичної особи, але зберігати її роботодавець не зобов’язаний.
Якщо підприємство знаходиться у районах активних бойових дій
Відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
🎉 Вітаємо! Ви знайшли третій прихований блок нашого 5-денного марафону подарунків! 🎉
Не забуваймо! Подарунки першого та другого дня ще доступні – шукайте їх у статтях та новинах за 17.03 та 18.03. Сьогодні третій день марафону, а отже, настав час розповісти про третій рік Kadroland. 2022 рік став для всіх нас випробуванням. Ми зрозуміли, що можемо бути найбільш корисними, якщо будемо оперативно реагувати на зміни в законодавстві та допомагати кадровикам і бухгалтерам України адаптуватися до нових реалій. Так народився Марафон Вебінарів – щотижневі онлайн-зустрічі з найкращими експертами країни. Вже три роки поспіль ми виходимо в ефір щонайменше двічі на тиждень! За цей час провели понад 680 вебінарів – це 453 години ефірів, де ми пояснювали найважливіші кадрові та бухгалтерські зміни. Наші передплатники відзначають, що записи вебінарів входять у ТОП-3 найцінніших сервісів Kadroland. І це не дивно! Адже це найактуальніші теми, найкращі спікери та концентрована користь без реклами й зайвих відступів. Саме тому сьогодні ми відкриваємо для вас три найкращі лекції березня та лютого: Кадрові помилки: виправлення у трудових книжках, наказах про відпустки, П-2, назвах посад ТОП-8 нестандартних ситуацій з відпустками та трудовими книжками: як уникнути помилок Документи з військового обліку – 2025: заповнення, подання до ТЦК, накази та листи У картках ви знайдете не лише корисну інформацію, а й подарунки та презентації. Не проґавте шанс отримати цінні матеріали, які стануть справжнім скарбом для вашої роботи! ⏳ Встигніть переглянути, адже доступ відкрито лише до 22.03! 🚀 |
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок
Згідно з п. 3 Постанови №301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Скористайтесь сервісом від kadroland – Штраф за порушення законодавства про працю
Відповідно до абз. 10 ст. 265 КЗпП роботодавцю за недотримання правил ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок можуть загрожувати фінансові санкції у розмірі мінімальної заробітної плати (на сьогодні це 8000 грн).
Також за порушення вимог законодавства про працю передбачена адміністративна відповідальність за ч. 1 ст. 41 КУпАП, що тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Джерело: Держпраці
Статті та відео на тему:
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам