зараз в етері

Безкоштовний вебінар: Нові ліміти бронювання, критичність і ВО – 2027 & Звіт про норматив 4% до 09.11 та виправлення кадрових помилок

Як правильно оформити відрядження працівника: правила для кадровика і бухгалтера

Відрядження – це не лише наказ керівника про поїздку. Кадровику та бухгалтеру важливо правильно визначити, чи є поїздка відрядженням, зазначити її мету та строк, підтвердити витрати й врахувати податкові правила. Які документи потрібно оформити та яких помилок варто уникати роботодавцю?

3

20

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


На перший погляд, усе просто: керівник направив працівника у відрядження, видав наказ – і питання закрите. Але на практиці саме під час перевірок виникають запитання:

чи була поїздка службовою, чи правильно оформлено документи, чи підтверджені витрати та чи не доведеться працівнику сплачувати податки з отриманих коштів?

В інспекції з питань праці роз’яснили, на що кадровику та бухгалтеру варто звернути увагу:


1. Не кожна службова поїздка є відрядженням


Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.


Наприклад:


  1. участь у нарадах, семінарах та навчанні;
  2. перевірка роботи підрозділу;
  3. переговори з іншою установою;
  4. виконання конкретного доручення керівника.


Якщо ж поїздки є постійною складовою роботи працівника або здійснюються в межах того самого населеного пункту, необхідно оцінити характер роботи та умови трудових відносин.

Не варто автоматично оформлювати кожне переміщення як відрядження

2. Наказ про відрядження – не формальність


У наказі потрібно чітко визначити:


  1. ПІБ і посаду працівника;
  2. місце призначення;
  3. строк відрядження;
  4. конкретну службову мету;
  5. джерело фінансування;
  6. порядок відшкодування витрат.

Зразок наказу – тут, також можна скористатись примірною формою наказу про відрядження

За потреби додаються службова записка, запрошення, програма заходу або інші документи, які підтверджують необхідність поїздки.

Пам'ятайте: формулювання «у виробничих цілях» без конкретизації не завжди допоможе довести обґрунтованість витрат

3. Документи, що підтверджують витрати:


  1. Проїзд – квитки та документи про оплату.
  2. Проживання – рахунки й документи, що підтверджують оплату.
  3. Добові – документи, передбачені законодавством для підтвердження відрядження та його тривалості.
  4. Виконання завдання – запрошення, програма заходу, листування, документи за результатами зустрічі або звіт.


Якщо працівник використовує службовий автомобіль, слід також належно оформити його використання, маршрут та витрати на пальне.

Важливо! Перелік підтвердних документів залежить від виду витрат і застосовних законодавчих вимог.

4. Які гарантії має працівник?


Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), працівникові, направленому у відрядження, гарантуються:


  1. збереження місця роботи та посади;
  2. відшкодування витрат на проїзд і проживання;
  3. виплата добових у встановленому порядку;
  4. оплата праці з дотриманням передбачених законом гарантій.

Зокрема, оплата праці за час відрядження не може бути нижчою за середній заробіток

5. П'ять помилок, яких варто уникати:


  1. Оформлення наказу заднім числом без належних підстав.
  2. Відсутність конкретної мети поїздки.
  3. Відшкодування витрат без необхідних підтвердних документів.
  4. Відсутність зв'язку між поїздкою та службовими обов'язками працівника.
  5. Неправильне визначення податкового статусу виплачених сум.


І ще один нюанс: сам наказ не робить будь-які витрати автоматично неоподатковуваними. Потрібно враховувати вимоги Податкового кодексу України (далі – ПКУ), зокрема підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170.


Нормативна база:


  1. Стаття 121 КЗпП – гарантії та компенсації при службових відрядженнях.
  2. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №58).
  3. Постанова КМУ від 02.02.2011 №98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі – Постанова №98) – норми відшкодування витрат для установ, що фінансуються повністю або частково з бюджету.
  4. Підпункт 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 ПКУ – оподаткування витрат на відрядження.

Зверніть увагу! Інструкція №59 та Постанова №98 мають спеціальну сферу застосування, тому роботодавцю потрібно перевірити, які саме правила поширюються на нього

Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради


Читайте більше:


Відрядження у неділю: коли роботодавець має заплатити вдвічі, а коли – дати відгул

Відрядження у вихідний: оплата та надання дня відпочинку

Оформлення відрядження дистанційного працівника у 2026 році: вимоги до наказу, маршруту та компенсацій

Як направити працівника у відрядження: правила та документальне оформлення

Закордонне відрядження: як рахувати день виїзду та день повернення

Працівник-сумісник у відрядженні за основним місцем роботи: як оформити його відсутність за сумісництвом

Відрядження, якщо заброньований за іншим підприємством

Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

20

2

196

2

151

2

37

3

169

3

80

3

137

1

332

3

216

3

870

4

998

4

8228

9

20299

4

151

5

387

6

2430

4

318

4

101

5

2825

6

542