
Відрядження
22.10.2026
Як правильно оформити відрядження працівника: правила для кадровика і бухгалтера
Відрядження – це не лише наказ керівника про поїздку. Кадровику та бухгалтеру важливо правильно визначити, чи є поїздка відрядженням, зазначити її мету та строк, підтвердити витрати й врахувати податкові правила. Які документи потрібно оформити та яких помилок варто уникати роботодавцю?

На перший погляд, усе просто: керівник направив працівника у відрядження, видав наказ – і питання закрите. Але на практиці саме під час перевірок виникають запитання:
чи була поїздка службовою, чи правильно оформлено документи, чи підтверджені витрати та чи не доведеться працівнику сплачувати податки з отриманих коштів?
В інспекції з питань праці роз’яснили, на що кадровику та бухгалтеру варто звернути увагу:
1. Не кожна службова поїздка є відрядженням
Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
Наприклад:
- участь у нарадах, семінарах та навчанні;
- перевірка роботи підрозділу;
- переговори з іншою установою;
- виконання конкретного доручення керівника.
Якщо ж поїздки є постійною складовою роботи працівника або здійснюються в межах того самого населеного пункту, необхідно оцінити характер роботи та умови трудових відносин.
Не варто автоматично оформлювати кожне переміщення як відрядження
2. Наказ про відрядження – не формальність
У наказі потрібно чітко визначити:
- ПІБ і посаду працівника;
- місце призначення;
- строк відрядження;
- конкретну службову мету;
- джерело фінансування;
- порядок відшкодування витрат.
Зразок наказу – тут, також можна скористатись примірною формою наказу про відрядження
За потреби додаються службова записка, запрошення, програма заходу або інші документи, які підтверджують необхідність поїздки.
Пам'ятайте: формулювання «у виробничих цілях» без конкретизації не завжди допоможе довести обґрунтованість витрат
3. Документи, що підтверджують витрати:
- Проїзд – квитки та документи про оплату.
- Проживання – рахунки й документи, що підтверджують оплату.
- Добові – документи, передбачені законодавством для підтвердження відрядження та його тривалості.
- Виконання завдання – запрошення, програма заходу, листування, документи за результатами зустрічі або звіт.
Якщо працівник використовує службовий автомобіль, слід також належно оформити його використання, маршрут та витрати на пальне.
Важливо! Перелік підтвердних документів залежить від виду витрат і застосовних законодавчих вимог.
4. Які гарантії має працівник?
Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), працівникові, направленому у відрядження, гарантуються:
- збереження місця роботи та посади;
- відшкодування витрат на проїзд і проживання;
- виплата добових у встановленому порядку;
- оплата праці з дотриманням передбачених законом гарантій.
Зокрема, оплата праці за час відрядження не може бути нижчою за середній заробіток
5. П'ять помилок, яких варто уникати:
- Оформлення наказу заднім числом без належних підстав.
- Відсутність конкретної мети поїздки.
- Відшкодування витрат без необхідних підтвердних документів.
- Відсутність зв'язку між поїздкою та службовими обов'язками працівника.
- Неправильне визначення податкового статусу виплачених сум.
І ще один нюанс: сам наказ не робить будь-які витрати автоматично неоподатковуваними. Потрібно враховувати вимоги Податкового кодексу України (далі – ПКУ), зокрема підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170.
Нормативна база:
- Стаття 121 КЗпП – гарантії та компенсації при службових відрядженнях.
- Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №58).
- Постанова КМУ від 02.02.2011 №98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі – Постанова №98) – норми відшкодування витрат для установ, що фінансуються повністю або частково з бюджету.
- Підпункт 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 ПКУ – оподаткування витрат на відрядження.
Зверніть увагу! Інструкція №59 та Постанова №98 мають спеціальну сферу застосування, тому роботодавцю потрібно перевірити, які саме правила поширюються на нього
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Читайте більше:
Відрядження у неділю: коли роботодавець має заплатити вдвічі, а коли – дати відгул
Відрядження у вихідний: оплата та надання дня відпочинку
Як направити працівника у відрядження: правила та документальне оформлення
Закордонне відрядження: як рахувати день виїзду та день повернення
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Охорона праці
22.10.2026
Укриття на підприємстві: що роботодавець має перевірити за новими правилами з 21 жовтня
21 жовтня 2026 року офіційно опубліковано постанову КМУ від 15.10.2026 №1288, якою оновлено правила використання захисних споруд цивільного захисту. Що змінилося щодо доступу працівників до укриттів, їх обліку та перевірок і що варто врахувати роботодавцю?

Посадові інструкції
22.10.2026
Робоча інструкція охоронника
Робоча інструкція охоронника визначає його трудові обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги з урахуванням специфіки роботи та умов праці. Скористайтеся зразком робочої інструкції охоронника як основою для розроблення документа на підприємстві

Охорона праці
22.10.2026
Роботодавцю не варто чекати 4 грудня: що робити з укриттям уже зараз
До завершення перехідного періоду роботодавцям варто завчасно перевірити, чи має підприємство належне укриття та чи можуть працівники безперешкодно ним скористатися. Що перевірити, як організувати доступ до місця захисту та які дії визначити для персоналу під час повітряної тривоги – основні кроки для підготовки

Звільнення
22.10.2026
Звільнення через застосунок «Дія» з 09.10.2026: хто може подати заяву та як це зробити
З 9 жовтня 2026 року звільнитися з роботи на тимчасово окупованій території або в районі активних бойових дій можна через застосунок «Дія». Хто може скористатися послугою «Обрій. Робота», як подати заяву, скільки чекати на її опрацювання та з якого дня припиняються трудові відносини – пояснюємо покроково

Охорона праці
22.10.2026
Укриття на підприємстві: як перевірити безпечність за новою методикою МВС
МВС оприлюднило методичні матеріали для розрахунку вибухового навантаження під час проєктування укриттів. Документ допоможе оцінити вплив повітряної ударної хвилі та врахувати його під час облаштування безпечного простору для працівників

Мобілізовані / Добровольці ТРО
21.10.2026
Демобілізація тих, хто давно служить: коли чекати на рішення Міноборони
Питання звільнення військовослужбовців, які тривалий час перебувають на службі, опрацьовують Міноборони та профільний комітет Верховної Ради. Народний депутат Федір Веніславський заявив, що рішення можуть з’явитися в короткостроковій перспективі

Медогляди
21.10.2026
ВЛК протягом 30 днів: що змінило Міноборони у Положенні №402
Звільненим із полону українським військовим скоротили строк проходження ВЛК: замість загального строку, який міг становити до чотирьох місяців від початку лікування, встановлено вимогу провести огляд не пізніше ніж через 30 днів після репатріації

Трудова книжка
21.10.2026
Як вносити запис про навчання до трудової книжки працівника
Переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми в електронну не позбавило роботодавця обов’язку на прохання працівників вносити записи в паперову трудову книжку. А ось чи є обов’язок вносити запис про навчання? Якщо так, то хто має вносити такий запис і що саме треба записувати? Про це — у статті

Інше
21.10.2026
Оформлення КЕП: що підготувати працівникам і відповідальним особам
Для отримання кваліфікованих електронних довірчих послуг у ДПС працівникам органів влади, органів місцевого самоврядування та підприємств державної форми власності потрібно підготувати визначений пакет документів. ДПС пояснила, які документи подавати, як засвідчувати копії та коли реєстраційна картка не потрібна

Соціальне страхування / Пенсії
21.10.2026
Досягаєте пенсійного віку у жовтні – грудні 2026 року: коли краще подавати заяву на пенсію
Закон передбачає: якщо звернутися за призначенням пенсії протягом трьох місяців після досягнення пенсійного віку, її призначать із наступного дня після досягнення такого віку. Данило Гетманцев пояснив, чому людям, які набувають права на пенсію наприкінці 2026 року, варто врахувати це правило перед поданням заяви на призначення пенсії

Інше
21.10.2026
Реєстри Мін’юсту не працюватимуть 23 – 26 жовтня: що потрібно врахувати
З 22:00 23.10.2026 до 08:00 26.10.2026 ДП «НАІС» буде проводити планові технічні роботи з оновлення програмного забезпечення Єдиних та Державних реєстрів, створення та забезпечення функціонування яких належить до компетенції Мін'юсту. Тому, у вказаний період робота реєстрів буде недоступною

Електронний кабінет
21.10.2026
«Вже існує звернення в роботі»: що робити, якщо ПФУ не приймає дані про працівників
На роботу оформлені працівники ще у квітні. При поданні на порталі ПФУ XML-файлу виникає помилка: «Вже існує звернення в роботі, подати нове звернення можна після виконання існуючого!». Це триває з квітня. Що робити?

Інше
21.10.2026
Транспорт підприємства залучили під час мобілізації: що пропонують змінити в обліку
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16164, який пропонує спростити зняття з обліку транспортних засобів і техніки підприємств, залучених під час мобілізації та знищених, втрачених або пошкоджених без можливості економічно доцільного відновлення. Також документ передбачає умови повернення власникам транспорту, який більше не потрібен військовим формуванням

Інше
21.10.2026
Нові правила для ВПО з 22 жовтня: що буде з довідками працівників
Набрання чинності новим законом не означає автоматичного переоформлення документів для внутрішньо переміщених осіб. У Мінсоцполітики повідомили, що раніше видані довідки залишатимуться чинними, а перехід до нової системи обліку відбуватиметься поетапно








