Військовий облік на підприємстві: ТОП-7 порад для безпечного ведення

Порада 1. Призначте відповідальну особу

Для ведення військового обліку на підприємстві необхідно призначити особу, відповідальну за ведення цього обліку. 

Як правило, на підприємствах, в установах та організаціях ведення такого обліку покладають на працівників служби персоналу або служби управління персоналом (п. 8 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, далі — Порядок № 1487). Якщо ж на підприємстві немає такої служби, тоді обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, яка веде на підприємстві кадровий облік (наприклад, діловод, секретар та інші).

Зазначимо, що осіб, які відповідають за ведення військового обліку може бути декілька, якщо на підприємстві працює більше 500 осіб, які підлягають персональному військовому обліку. Для визначення необхідної кількісті осіб, відповідальних за ведення військового обліку на вашому підприємстві, слід виходити з норм, прописаних у п. 9 Порядку № 1487, а саме:

1. від 501 до 2 000 призовників, військовозобов’язаних і резервістів – одна відповідальна особа;
2. від 2 001 до 4 000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів – дві особи;
3. від 4 001 до 7 000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів – три особи, а на кожні наступні від 1 до 3 000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів – по одній особі додатково.

Якщо ж на підприємстві працює менше ніж 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата в розмірі до 50 % посадового окладу, а для державних службовців – в межах економії фонду оплати праці.

Про призначення особи (осіб), відповідальної за ведення військового обліку, слід видати відповідний наказ, з яким ознайомити працівника, якого він стосується.

Не забудьте повідомити про призначення відповідальної особи Територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК). Таке повідомлення подається за формою, наведеною в додатку 1 до Порядку № 1487 протягом 7 днів з дати видання відповідного наказу (п. 13 Порядку № 1487).

Порада 2. Ознайомлюйте працівників під час прийняття на роботу з Правилами військового обліку

З Правилами військового обліку роботодавець під час прийняття на роботу має ознайомити кожного працівника, який підлягає персональному військовому обліку, під особистий підпис. Для цього можна оформити Аркуш доведення правил військового обліку до призовників, військовозобов’язаних і резервістів під час прийняття на роботу або завести відповідний журнал ознайомлення.

Зразок Правил військового обліку наведено у додатку 2 до Порядку № 1487.

Крім того, Правила військового обліку слід виготовити друкарським способом та розмістити на видному місці в загальнодоступних приміщеннях (п. 19 Порядку № 1487). Наприклад, їх можна розмістити на дошці оголошень.

Порада 3. Організуйте перевірку військово-облікових документів

Обов’язок роботодавця перевірити у працівників, які підлягають персональному військовому обліку, військово-облікові документи під час прийняття на роботу, передбачений ст. 24 КЗпП та п. 34 Порядку № 1487.

Отже, крім інших документів, які має пред’явити працівник при працевлаштуванні, йому потрібно надати військово-обліковий документ.

Нагадаємо, що відповідно до п. 20 Порядку №1487 військовий облік ведеться на підставі даних паспорта громадянина України та військово-облікових документів.

При цьому, згідно постанови КМУ від 16.05.2024 № 559 діє нова форма військово-облікового документу. Відповідно п. 9 цієї постанови військово-обліковий документ в електронній формі (у тому числі роздрукований) та військово-обліковий документ у паперовій формі мають однакову юридичну силу.

Тому, при працевлаштуванні працівник може надати роздрукований з Резерв+ ВОД, але він має містити QR-код, придатний для зчитування. Перевірити роздрукований електронний ВОД можна за допомогою застосунку Резерв+, який завантажують на смартфон без подальшої реєстрації. Щоб перевірити електронний ВОД, потрібно відсканувати у застосунку Резерв+ QR-код працівника.

Але військово-облікові документи, оформлені до набрання чинності цією постановою, вважають дійсними на всій території України до видачі військово-облікового документа нового зразка.

Тобто, посвідчення про приписку до призовної ділянки, військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного залишається дійсним до отримання особою військово-облікового документа нового зразка.

Ці документи роботодавець перевіряє в осіб, які підлягають взяттю на персональний військовий облік, тому нагадаємо, що взяттю на такий облік підлягають наступні громадяни України (п. 21 Порядку № 1487):

1. призовники віком від 16 (у рік досягнення 17-річного віку) до 25 років;
2. військовозобов’язані та резервісти, які не досягли граничного віку перебування в запасі. Граничний вік перебування у запасі визначається відповідно до ст. 28 Закону України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий облік і військову службу». Загальне правило — це вік до 60 років, але для осіб вищого офіцерського складу граничний вік перебування в запасі — до 65 років.

Жінки підлягають військовому обліку в таких випадках:

1. в обов’язковому порядку – якщо вони мають медичну або фармацевтичну спеціальність;
2. за їхнім власним бажанням – якщо вони мають спеціальність та/або професію, споріднену відповідній військово-обліковій спеціальності із переліку, затвердженого Наказом Міноборони від 11.10.2021 № 313. 

Отже, якщо у вас працюють або працевлаштовуються жінки з медичною або фармацевтичною спеціальністю, то вони мають перебувати на військовому обліку та надати військово-обліковий документ.

Якщо ж військово-обліковий документ не надано керівник підприємства, який приймає на роботу таких жінок, мусить повідомити про них ТЦК. Таке повідомлення здійснюється у довільній формі.

Перевіривши наявність у працівника військово-облікового документа, зробіть його копію (Е-ВОД достатньо роздрукувати), вона знадобиться вам для формування справи (див. нижче).

Порада 4. Складіть списки персонального військового обліку

Ще один з обов’язків роботодавця щодо ведення військового обліку – це складання списків персонального військового обліку (далі – списки). При складанні списків дотримуйтеся правил, закріплених у п. 36 – 43 Порядку № 1487.

Списки складаються за формою, що наведена у додатку 5 до Порядку № 1487 окремо за чотирма групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

У додатку 5 до Порядку № 1487 ви знайдете не тільки саму форму списків, а й Переліки інформації, яка зазначається в облікових записах списку кожної групи. 

До списків кожної групи формується справа, в якій зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів.

Крім оформлення списків, інформацію про кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів необхідно внести до відомостей оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів (далі – відомості). Ці відомості оформлюються відповідно додатку 12 до Порядку № 1487 та мають зберігатися разом зі списками.

Якщо протягом року відбуваються якісь зміни, що стосуються інформації, наведеної у списках, то потрібно вносити зміни у списки у 5-денний термін. Наприклад, якщо ви звільнили працівника, який підлягає персональному військовому обліку.

Порада 5. Організуйте інформування ТЦК про відповідні дані

У певних випадках роботодавець має надавати інформацію ТЦК. Ці випадки зазначені у п. 34 Порядку № 1487, а саме:

1. У разі прийняття або звільнення працівників з-поміж осіб, які підлягають персональному військовому обліку. Для цього необхідно подати повідомлення за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку № 1487, протягом 7 днів з дати видання відповідного наказу;
2. У разі зміни облікових даних осіб, які підлягають персональному військовому обліку. Мова йде по зміну прізвища, імені, по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України й паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи й посади. Подається таке повідомлення за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку № 1487. Строк інформування – щомісяця до 5-го числа;
3. Якщо на підприємстві працюють громадяни, яким у рік взяття на військовий облік виповнюється 17 років та громадяни старшого призовного віку, які не перебувають на військовому обліку, то потрібно щороку до 1 грудня надати до відповідних районних (міських) ТЦК Зведений список громадян (за формою, що наведена у додатку 6 до Порядку № 1487).

Порада 6. Проводьте своєчасно внутрішнє звіряння списків

Відповідно до правил, встановлених п. 45, 46 Порядку № 1487, звіряння облікових даних, наведених у списках, можна умовно розділити на дві категорії:

1. Внутрішні звіряння (проводяться на підприємстві);
2. Зовнішні звіряння (проводяться з ТЦК).

Зовнішні звіряння здійснюють згідно з графіком звірянь, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у м. Києві та м. Севастополі держадміністрації, міського голови. Отже, підставою для проведення звіряння із ТЦК буде включення підприємства до графіка звірянь, про яке мають письмово повідомити підприємство. Отже, на дату зовнішніх звірянь підприємство не може вплинути.

А ось внутрішні звіряння списків необхідно здійснювати щороку, адже списки з актуальними даними станом на 1 січня потрібно підписати до 25 січня, і це потрібно робити щорічно.

У Порядку № 1487 не зазначений строк проведення внутрішнього звіряння, але його бажано провести до 25 січня, тобто до дати щорічного затвердження списків. Отже, роботодавцю необхідно видати наказ про проведення внутрішнього звіряння списків, у якому зазначити дату проведення такого звіряння, або графік звіряння, якщо є необхідність поетапного його проведення.

Порада 7. Організуйте оповіщення працівників про виклики в ТЦК

Роботодавець зобов’язаний оповіщати на вимогу районних (міських) ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки своїх працівників (призовників, військовозобов’язаних та резервістів) про їх виклик до відповідних ТЦК (п. 34 Порядку № 1487). 

Але зверніть увагу, що такі вимоги ТЦК та інших уповноважених органів мають бути належним чином оформлені відповідно до вимог п. 47 Порядку № 1487. Це має бути Розпорядження за формою, що наведена у додатку 13 до Порядку № 1487 (для призовників – додаток 17 до Положення про підготовку і проведення призову громадян України на строкову військову службу та прийняття призовників на військову службу за контрактом, затвердженого постановою КМУ від 21.03.2002 № 352), завірене підписом керівника відповідного органу та печаткою. Тож така вимога не може бути висунута, наприклад, шляхом повідомлення підприємства телефоном.

Отже, якщо ваше підприємство отримало належним чином оформлене розпорядження про оповіщення працівників, видайте відповідний наказ, ознайомте з цим наказом працівників під підпис, а у разі виконання такими особами дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення у частині, що стосується їх прибуття до ТЦК та вручіть їм повістку (за наявності). Також слід повідомити ТЦК (або інший орган) про здійснене оповіщення.

Наказ про оповіщення має відповідати вимогам п. 13 Порядку проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затвердженого Постановою КМУ від 16.05.2024 № 560 та містити інформацію підставу та мету видання, перелік осіб, які підлягають оповіщенню, дату, час та місце їх прибуття, способи доставки до територіального центру комплектування та соціальної підтримки, який надіслав розпорядження, відповідальні особи за здійснення оповіщення, порядок здійснення контролю за оповіщенням та прибуттям військовозобов’язаних, інші питання.

Якщо працівник відмовляється від підпису в наказі та від отримання повістки, складіть відповідний акт і повідомте про цей факт ТЦК, адже відповідно п. 34 Порядку № 1487, роботодавець має інформувати ТЦК про призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які порушують правила військового обліку, для притягнення їх до відповідальності згідно із законом. Також відповідно до п. 13 Порядку № 560 необхідно невідкладно інформувати відповідний районний (міський) територіальний центр комплектування та соціальної підтримки про працівників, які відмовилися від отримання повісток, та працівників, які написали заяви про звільнення.

Висновки

Ми дали вам 7 порад щодо організації ведення військового обліку на підприємстві, якими визначили основні напрями такого обліку, а також вказали, які саме документи необхідно оформити підприємству за цими напрямами. Не ігноруйте правила ведення військового обліку, адже за таке порушення посадові особи підприємства можуть бути притягнені до адміністративної відповідальності на підставі ст. 210¹ Кодексу України про адміністративні правопорушення. Штраф за цією статтею протягом воєнного стану може становити від 2000 до 3500 НМДГ (від 34000 до 59500 грн).

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Таміла ВАХНЕНКО, редактор kadroland

Статті на тему:

Військовий облік при прийнятті на роботу: важливі акценти

Як почати вести військовий облік: встигнути за 10 днів

Військовий облік не може вести аутсорсингова компанія

Штрафи для ФОП за неведення військового обліку з 18 травня

Шаблони та зразки документів:

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку

Наказ про оповіщення працівників щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Повідомлення до ТЦК щодо працівниць, які мають медичну або фармацевтичну освіту

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Аркуш доведення правил військового обліку до призовників, військовозобов’язаних і резервістів під час прийняття на роботу

Зведений список громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць (Додаток 6)

Списки персонального військового обліку (додаток 5)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12)