Військовий облік при прийнятті на роботу: важливі акценти

1. Хто з працівників підлягає персональному військовому обліку
2. Перевірка військово-облікових документів
3. Ознайомлення з правилами військового обліку
4. Повідомлення ТЦК про прийняття працівника
5. Внесення змін у списки військового обліку
6. Відповідальність
7. Висновки

Яких роботодавців стосуються вимоги щодо військового обліку

Спочатку розберемося, чи всіх роботодавців стосуються вимоги щодо ведення військового обліку працівників.

Правила військового обліку на підприємстві регламентують:

1. ст. 34, 38 Закону України від 25.03.1992 №2232-XII «Про військовий облік і військову службу» (далі — Закон № 2232);
2. Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі — Порядок № 1487);
3. Порядок проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 560 (далі — Порядок № 560).

Згідно з ч. 5 ст. 34 Закону №2232 та п. 1 Порядку №1487, військовий облік зобов’язані вести підприємства, установи, організації, заклади освіти, заклади охорони здоров’я незалежно від підпорядкування і форми власності. Отже, в цих нормах мова йде тільки про юридичних осіб. Про роботодавців фізосіб-підприємців тут не згадується. Цей факт дозволяє зробити висновок, що правила військового обліку не стосуються фізосіб-підприємців, тому ці роботодавці мають право вести військовий облік своїх працівників на добровільній основі.

Увага! Генштаб ВСУ та Міноборони вважають, що вимога про ведення військового обліку поширюється і на роботодавців-підприємців (дивіться роз’яснення Генштабу ВСУ у листі від 27.09.2017 №321/5989 та роз’яснення Міноборони у листі від 22.03.2023 №321/ЗПІ/114).

Хто з працівників підлягає персональному військовому обліку

Взяттю на персональний військовий облік на підприємствах, в установах та організаціях підлягають громадяни України з-поміж призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 21 Порядку № 1487).

Увага! Взяття працівників на військовий облік, здійснюється лише після взяття зазначених громадян на військовий облік у відповідних районних (міських) ТЦК, органах СБУ, підрозділах Служби зовнішньої розвідки

Призовникам, військовозобов’язаним, резервістам та військовослужбовцям оформлюється та видається військово-обліковий документ, який визначає належність його власника до виконання військового обов’язку. Форма, порядок оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів визначаються КМУ. Питання військово-облікових документів та їх форма зараз регламентуються Порядком оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі — Порядок № 559).

Жінки підлягають військовому обліку в наступних випадках (ч. 11 ст. 1 Закону № 2232, п. 51 Порядку №1487):

1. в обов’язковому порядку — якщо вони придатні до проходження військової служби за станом здоров’я та віком і закінчили заклади професійної (професійно-технічної), фахової передвищої або вищої освіти та здобули медичну або фармацевтичну спеціальність;
2. за їх власним бажанням — якщо вони мають спеціальність та/або професію, споріднену з відповідною військово-обліковою спеціальністю, визначеною в переліку, затвердженому наказом Міноборони від 11.10.2021 № 313, та придатні до проходження військової служби за станом здоров’я та віком.

Увага! Раніше в п. 51 Порядку №1487 було закріплено, що жінки, які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю, не перебували на військовому обліку в ТЦК і не отримували військово-обліковий документ до набуття чинності Порядком №1487 (до 05.01.2023), можуть працевлаштуватися на роботу як невійськовозобов’язані до кінця 2026 року. Але, зараз це положення виключено з п. 51 Порядку №1487 на підставі постанови КМУ від 17.05.2024 №563. Ці зміни набули чинності з 18.05.2024. Отже, з цієї дати військовозобов’язані жінки, які мають медичну або фармацевтичну спеціальність, підлягають військовому обліку на підприємстві на загальних підставах

Чи потрібно вести військовий облік щодо працівників, які приймаються на роботу за сумісництвом?

Так, потрібно.

Згідно з п. 16 Порядку №1487, персональний військовий облік передбачає облік відомостей щодо призовників, військовозобов’язаних і резервістів за місцем роботи (служби) або навчання. В цій нормі не деталізується, про яке місце роботи йдеться – основне або за сумісництвом. Жодних виключень для сумісників немає ані в Законі №2232, ані в Порядку №1487.

Отже, вимоги щодо ведення на підприємстві військового обліку стосуються сумісників. Цей висновок підтверджується також роз’ясненнями Міноборони, наведеними в листі від 22.03.2023 №321/ЗПІ/114. Однак зазначається, що це тимчасовий захід, і Генштаб ЗСУ, можливо, пізніше змінить це правило.

Підприємство укладає з фізособами цивільно-правові угоди на виконання певних робіт або надання послуг. Чи підлягають військовому обліку на цьому підприємстві такі особи?

Ні, не підлягають.

Такий висновок базується на нормах ч. 5 ст. 34 Закону № 2232 та п. 16 Порядку № 1487. Цивільно-правова угода на виконання робіт або надання послуг не є трудовим договором, тому щодо виконавців за такими угодами вести військовий облік не потрібно. Це також підтверджується листом Міноборони від 13.11.2017 № 321/7065.

Перевірка військово-облікових документів

Перше, що потрібно зробити роботодавцю, приймаючи на роботу осіб, які підлягають військовому обліку, – перевірити у них військово-облікові документи. Цей обов’язок передбачений ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та п. 34 Порядку №1487: крім інших обов’язкових документів, майбутній працівник при оформленні на роботу має надати роботодавцю військово-обліковий документ.

Як ми вже казали, військово-обліковий документ є документом, що визначає належність його власника до виконання військового обов’язку, і оформляється (створюється) та видається громадянину України, який є призовником, військовозобов’язаним або резервістом (п. 1 Порядку № 559). Він може бути оформлений (п. 2 Порядку № 559):

1. в електронній формі – засобами електронного кабінету призовника, військовозобов’язаного, резервіста та/або Державного веб-порталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони та/або Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (Портал Дія), зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія);
2. у паперовій формі – на бланку, форму якого наведено у додатку до Порядку № 559.

Причому, військово-обліковий документ в електронній формі (у тому числі роздрукований) та військово-обліковий документ у паперовій формі мають однакову юридичну силу (п. 9 Порядку № 559).

Підприємству, яке приймає на роботу працівника, який підлягає персональному військовому обліку, необхідно зробити копію військово-облікового документу працівника, для подальшого ведення військового обліку.

Зараз військово-облікові документи мають єдину форму, наведену у додатку до Порядку № 559. А якщо у працівника, який працевлаштовується на підприємство, є військово-обліковий документ старого зразка (військовий квиток), чи можна на підставі цього документу вести військовий облік такого працівника?

Так, можна. Це прямо передбачено п. 2 Постанови № 559. У цій нормі зазначено, що військово-облікові документи, оформлені до набрання чинності цією постановою, вважають дійсними на всій території України до видачі військово-облікового документа нового зразка.

У працівника, якого приймаємо на роботу, є військово-обліковий документ в електронній формі, який сформований у за стосунку «Резерв+», та в якому є QR-код. Чи можна приймати на роботу працівника з таким документом, та як підприємству зробити копію цього документу?

Так, такий військово-обліковий документ є належним чином оформленим документом.

З 18 червня, дати внесення відповідних змін до Порядку № 559, у застосунку «Резерв+» доступний електронний військово-обліковий документ з QR-кодом і можливістю відтворити його в PDF-форматі.

Згідно з п. 8-1 Порядку № 559 QR-код військово-облікового документа містить відомості про військово-обліковий документ в електронній формі, які за допомогою відповідних технічних засобів можна відтворити у формі, придатній для зчитування, зокрема у візуальній. А згідно з п. 8-2 Порядку № 559 військово-обліковий документ в електронній формі може бути роздрукований.

Отже, роботодавець може отримати копію такого військово-облікового документу працівника наступним чином:

1. працівник генерує PDF-версію електронного військово-облікового документа (далі — Е-ВОД);
2. роздруковують PDF-версію Е-ВОД;
3. відповідальна особа роботодавця завантажує на смартфон застосунок «Резерв+» (при цьому реєстрацію проходити не обов'язково) та сканує QR-код аби переконатися, що має справу зі справжнім військово-обліковим документом;

Ознайомлення з правилами військового обліку

Роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника, який підлягає військовому обліку, з Правилами військового обліку під особистий підпис. Такий обов’язок передбачений п. 34 Порядку № 1487.

Правила військового обліку мають бути виготовлені роботодавцем друкарським способом і розміщені на видному місці в загальнодоступних приміщеннях (п. 19 Порядку № 1487). Наприклад, їх можна розмістити на дошці оголошень.

Зразок Правил військового обліку можна знайти у додатку 2 до Порядку № 1487.

Повідомлення ТЦК про прийняття працівника

Роботодавцю необхідно проінформувати про прийнятих працівників, які підлягають персональному військовому обліку ТЦК (п. 34 Порядку № 1487).

Для цього слід подати повідомлення за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку № 1487, протягом 7 календарних днів з дати видання відповідного наказу про прийняття на роботу. Це повідомлення заповнюється на підставі даних військово-облікового документа працівника, а також документа, що посвідчує його особу (паспорта). В п. 8 повідомлення «Підстава для зміни облікових даних» слід вказати наказ про прийняття на роботу.

Внесення змін у списки військового обліку

Військовий облік працівників на підприємстві ведеться за списками персонального військового обліку (далі – списки). Форма списків наведена в додатку 5 до Порядку № 1487). Вимоги до оформлення списків персонального військового обліку наведені в п. 36-43 Порядку № 1487.

Крім того, інформація про кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів має вноситися до відомостей оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів (далі – відомості, додаток 12 до Порядку № 1487), які мають зберігатися разом зі списками персонального військового обліку.

Списки та відомості оперативного обліку можна вести в електронній та / або паперовій формі. Саме до цих документів роботодавцю потрібно внести зміни у разі прийняття на роботу працівника, який підлягає військовому обліку.

Так, у разі прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів, інформацію про них треба внести до списків та відомостей у п’ятиденний строк (п. 41 Порядку № 1487)

Нагадаємо, що списки складаються окремо за чотирма групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

До списків кожної групи формується справа, де зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Ось для формування таких справ і потрібно робити копії військово-облікових документів працівників у момент оформлення їх на роботу.

Якщо Вас цікавить тема автоматизації військового обліку, рекомендуємо пройти навчання на курсі «Військовий облік у Excel: заповнення списків (додаток 5), відомості (додаток 12) та повідомлення (додаток 4)»

Відповідальність

На практиці далеко не кожен роботодавець виконує всі обов’язки щодо ведення військового обліку відповідно до вимог Порядку №1487. Тож роботодавців цікавить питання щодо відповідальності за порушення вимог ведення військового обліку, зокрема при оформленні трудового договору з працівником.

Зазначимо, що у цьому випадку посадовим особам підприємства (керівнику та особі, відповідальній за ведення військового обліку) загрожує адміністративний штраф на підставі ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КУпАП). Цей штраф застосовується за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію.

Розмір штрафу в особливий період, до якого відноситься воєнний стан, становить від 2 000 до 3 500 НМДГ (від 34 000 до 59 500 грн)

Накладати цей адмінштраф уповноважені керівники ТЦК (ст. 235 КУпАП).

Висновки

При оформленні працівника на роботу роботодавець має виконати відносно особи, яка підлягає військовому обліку, наступні дії:

1. Перевірити наявність у працівника військово-облікового документа та зробити його копію / роздрукувати PDF-версію Е-ВОД із QR кодом.
2. Ознайомити працівника з Правилами військового обліку.
3. Повідомити ТЦК протягом 7 календарних днів про прийняття працівника, що підлягає військовому обліку.
4. У п’ятиденний строк внести дані працівника, який підлягає військовому обліку, у списки та відомості.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (з 31.07.2025)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916))

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Відеокурс на тему:

Військовий облік у Excel: заповнення списків (додаток 5), відомості (додаток 12) та повідомлення (додаток 4)

Мінікурс на тему:

Як розпочати ведення військового обліку: документи, строки, вимоги ТЦК

Як заповнити нову форму списків військового обліку (додаток 5): приклади та поради

Повідомлення до ТЦК про керівника, відповідальну особу, прийнятих і звільнених працівників

Статті на тему:

Заповнення списків військового обліку (додаток 5): чи можна одночасно за двома ВОД

Звіряння з «чужим» ТЦК: від планування до оформлення результатів

Військовий облік жінок – зміни з 31.07: що потрібно знати роботодавцю

Військовий облік та прийняття на роботу військовозобов'язаних жінок