Як розпочати ведення військового обліку: документи, строки, вимоги ТЦК

1. Яким документом визначено порядок ведення військового обліку на підприємстві
2. Хто та які військово-облікові документи повинен надавати при прийнятті на роботу
3. Які кроки потрібно зробити на шляху до досконалого військового обліку
4. Як і коли проводити щорічне звіряння списків з ТЦК
5. Які вимоги щодо підвищення кваліфікації відповідальної за військовий облік особи
6. Які ще документи та накази варто видавати щороку для належної організації військового обліку
7. Висновки

Яким документом визначено порядок ведення військового обліку на підприємстві

Насамперед слід знати, що весь процес ведення обліку й основні форми документів наведені в Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487).

Щоб почати вести військовий облік, слід насамперед отримати від працівників військово-облікові документів. Та спершу з’ясуймо…

Хто та які військово-облікові документи повинен надавати при прийнятті на роботу

При прийнятті на роботу чоловіки від 17 до 60 років повинні пред’явити один з наступних документів:

1. військово-обліковий документ на бланку;
2. електронний військово-обліковий документ, зокрема, у застосунку «Резерв+»;
3. військовий квиток;
4. тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;
5. посвідчення про приписку до призовної дільниці.

Останній документ можуть пред’явити лише особи, яким ще не виповнилося 25 років.

Без військово-облікового документу на роботу приймати не можна, це порушення і є ризик штрафу від 34000 до 59500 грн (ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Які кроки потрібно зробити на шляху до досконалого військового обліку

Крок 1. Видайте наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку. Протягом 7 днів направте до ТЦК повідомлення за додатком 1 до Порядку №1487.

Як правило, відповідальною особою призначають когось з кадровиків, а якщо ні кадрової служби, ні кадровика немає, слід призначити іншого працівник, який веде кадровий облік у вас на підприємстві.

Крок 2. Розмістіть на видному місці Правила військового обліку, які наведені у додатку 2 до Порядку №1487. Багато хто робить стенд з військового обліку, адже крім Правил військового обліку в загальнодоступному місці слід розмістити нормативні та локальні акти, що стосуються питань військового обліку, мобілізації тощо.

Пам’ятайте, що при прийнятті на роботу слід знайомити з правилами військового обліку під підпис усіх призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Для цього можна підготувати журнал чи аркуш ознайомлення.

Крок 3. Сформуйте списки персонального військового обліку за групами.

Перша група – військовозобов’язані працівники офіцерського складу.

Друга – військовозобов’язані працівники рядового, сержантського і старшинського складу.

Третя – список військовозобов’язаних жінок, незалежно від звання.

Четверта – призовники.

Форма списку затверджена в додатку 5 до Порядку №1487.

Для полегшення заповнення списків, слід скористатися переліком інформації, який розміщений під табличною формою додатка 5.

Якщо військовозобов’язані працівники інформують вас про зміни облікових даних, слід до 5 числа повідомляти ТЦК шляхом подання додатка 4 до Порядку №1487.

Додаток 4 подаємо і при прийнятті на роботу, і при звільненні, і при зміні облікових даних.

Якщо ви хочете розібратися у всіх тонкощах ведення військового обліку та отримати готові шаблони та покрокові алгоритми, у нас є практичне рішення – повний відеокурс «Військовий облік у Excel: заповнення списків (додаток 5), відомості (додаток 12) та повідомлення (додаток 4)». Більше про цей курс читайте тут

Крок 4. Відобразіть кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів у відомості оперативного обліку. Форма відомості наведена у додатку 12 до Порядку №1487.

Основні кроки ми вже розглянули. Надалі вам залишається кожного разу при прийнятті на роботу чи звільненні з роботи призовника, військовозобов’язаного чи резервіста протягом 7 днів з моменту видання наказу направити до ТЦК повідомлення за додатком 4 до Порядку №1487. Більше деталей щодо подання повідомлень до ТЦК у нашому мінікурсі «Як подати повідомлення до ТЦК: випадки, строки та відповідальність за неподання».

Далі говоритимемо про поточну роботу особи відповідальної за військовий облік і відповімо ще на кілька ключових запитань, з якими стикаються такі особи.

Як і коли проводити щорічне звіряння списків з ТЦК

Щороку на підприємстві потрібно затверджувати Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами.

Строки й періодичність звіряння не визначена, тому орієнтуйтеся на свої потреби.

Наприклад, можна зазначити, що звіряння у вас відбуватиметься 1 раз на рік до 1 серпня року.

Звіряння даних списків з даними ВОД повинно передувати звірянню з ТЦК, яке відбувається щороку.

Для звіряння з ТЦК відповідальна особа готує витяги зі списків і направляє 2 примірники витягів разом з копіями військово-облікових документів в усі ТЦК, де стоять на обліку працівники.

Крім того, відповідальна особа роздруковує усі списки, долучає військово-облікові документи та прибуває на звіряння до ТЦК, на території відповідальності яких перебуває підприємство (так зване «своє ТЦК»).

Докладно процес звіряння ми розкривали у мінікурсі «Звіряння з ТЦК раз в рік і повторно при прийнятті на роботу працівників» та статті «Обов’язкове звіряння з ТЦК списків (Додаток 5) до кінця 2025 року».

Які вимоги щодо підвищення кваліфікації відповідальної за військовий облік особи

Крім наведених вище процесів і документів, слід щороку до 1 жовтня видавати наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації. Саме підвищення кваліфікації відповідальна особа повинна проходити 1 раз на 5 років. Докладно про підвищення кваліфікації відповідальних осіб слухайте чи читайте тут.

Які ще документи та накази варто видавати щороку для належної організації військового обліку

Підприємства також повинні взаємодіяти з ТЦК. Ця взаємодія полягає у наданні документів на запит ТЦК або у виконанні розпоряджень ТЦК. Докладно про це за посиланням.

Разом з тим, варто видавати щороку до 1 лютого наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік. Його також під час перевірок вимагають фахівці ТЦК.

Ще порадимо в загальнодоступному місці розмістити нормативні акти, що стосуються військового обліку, мобілізації, відстрочок та відповідальності (найліпше це зробити на стенді, про який ми вже згадували).

Увага! ТЦК має право проводити перевірки стану та організації та ведення військового обліку та накладати штрафи за порушення. Тож не радимо нехтувати веденням військового обліку

Висновки

У нас на порталі Кадрової платформи № 1 ви знайдете чимало інформації про ведення військового обліку. Скористайтеся такими можливостями, а також пройдіть за потреби навчання на нашому спеціальному курсі та отримайте сертифікат держзразка за програмою, погодженою Генштабом.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916))

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12)

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами

Наказ про підвищення кваліфікації з військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації директору, який є відповідальним за ведення військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку (потреби не має)

Брошури та чеклісти:

Ексклюзивна енциклопедія «Нові списки військового обліку (додаток 5), повідомлення (додаток 4) та Правила ВО (додаток 2): зразки, офіційні роз’яснення та рекомендації»

Мінікурс на тему:

Обов’язковий наказ у ВО до 01.10: як визначити потребу у підвищенні кваліфікації з військового обліку

Статті та консультації на тему:

Підвищення кваліфікації з військового обліку: сертифікат і штрафи за відсутність

Усе, що потрібно знати про взаємодію з ТЦК

Річний план і завдання на наступний рік – вимоги ТЦК на перевірках