Працівник у відпустці, а його викликає ТЦК: дії роботодавця, щоб не отримати штраф

1. Розпорядження від ТЦК про виклик працівника
2. Працівник у відпустці – як вручити розпорядження
3. Куди надсилати повідомлення під час відпустки працівника
4. Коли і які документи направляти до ТЦК
5. Висновки

Розпорядження від ТЦК про виклик працівника

Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487) встановлює, що в разі отримання розпорядження ТЦК про виклик працівників, роботодавець повинен видати наказ про оповіщення та ознайомити з ним працівника.

Якщо працівник в офісі – ознайомити потрібно під підпис.

Але що робити, якщо працівник, якого викликають, знаходиться у відпустці?

Працівник у відпустці – як вручити розпорядження

Щоб прийняти правильне рішення, слід виходити з того, коли працівник повертається з відпустки. Якщо через 1-2 дні, можна видати наказ про оповіщення і почекати працівника, щоб ознайомити з наказом під підпис. Якщо ж відпустка ще не добігає кінця потрібно видати наказ про оповіщення і зробити з нього дві копії.

Відеокурси, курси-професії, відео з підсумками тижня – і це все в одному місці! Завітайте до розділу Відео, щоб першими подивитися свіженький відеоконтент!

Одну копію потрібно направити працівнику рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення. Другу копію згодом направимо до ТЦК.

І ось тут виникає запитання: на яку адресу направляти копію наказу, коли працівник у відпустці? Погодьтеся, під час відпустки працівник може перебувати поза зареєстрованим чи фактичним місцем проживання, про яке відомо роботодавцю.

Куди надсилати лист під час відпустки працівника

Тут важливо згадати про останні зміни до Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136), які зобов’язують працівників постійно забезпечувати можливість комунікації та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати роботодавця про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження, адреси електронної пошти, номерів телефону тощо. Ми про це розповідали на мінікурсі «Повідомлення про прийняття на роботу: нова форма, строки, проблемні питання».

Працівник повинен надсилати таку інформацію на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі у строк не більше 10 к. дн.

Але ж ми з вами розуміємо, що мало хто з працівників повідомляє роботодавця офіційно про своє місце перебування у відпустці. Та й не виключено, що працівник під час відпустки перебуває в різних місцях, змінює місце перебування. Тому, на нашу думку, якщо не йдеться про тривалу відпустку і тривале перебування в одному місці, роботодавцю доцільно формально виконати вимогу Порядку №1487 і направити працівнику копію наказу про оповіщення на ті адреси, які зазначені у списках персонального військового обліку.

Отже, є два варіанти.

Перший. Працівник відносно тривалий час перебуває у відпустці, офіційно повідомив роботодавцю нову адресу перебування і роботодавець саме на цю адресу надсилає копію наказу про оповіщення. Радимо додатково направити лист на адресу місця реєстрації.

Другий: Працівник не повідомив місце перебування у відпустці або змінює його і лист може не наздогнати працівника у визначено місці. В такому разі роботодавець надсилає працівнику копію наказу про оповіщення на адресу чи адреси, які зазначені у списках персонального військового обліку.

Коли і які документи направляти до ТЦК

Наступний крок – направити до ТЦК документи:

1. копію наказу про оповіщення;
2. копію або витяг з наказу про відпустку;
3. копії поштових документів.

Нагадаємо, серед документів обов’язково повинна бути копія опису вкладення у поштове відправлення.

Всі вищезазначені документи слід встигнути відправити до ТЦК протягом 3 днів.

Порядку №1487 не визначає, з якої дати обліковувати початок цього строку: з моменту отримання розпорядження чи з моменту видання наказу про оповіщення. Та не радимо ризикувати, краще встигнути виконати всі вищезазначені дії протягом 3 днів з моменту отримання розпорядження.

Увага! Мовиться не про робочі дні, а про календарні. Тож якщо отримати розпорядження у п’ятницю, то в понеділок краще направити до ТЦК всі необхідні документи

Всі вищезазначені вимоги стосуються і тих випадків, коли працівники працюють дистанційно, знаходяться у відрядження чи на лікарняному.

Чи повинен роботодавець вручати працівнику наказ про оповіщення під підпис після того, як працівник вийде з відпустки?

Ні, такого обов’язку немає. Достатньо того наказу, копія якого була направлена працівнику поштою.

Висновки

Отже, роботодавець повинен:

1. видати наказ про оповіщення – направити його працівнику рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення;
2. зняти копії з усіх документів, що видала пошта;
3. направити до ТЦК копію наказу про оповіщення, копію наказу про відпустку і копії поштових документів упродовж 3 днів.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про оповіщення працівників щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки

Наказ про оповіщення працівників щодо виклику до ТЦК та СП директором

Супровідний лист про направлення копії наказу та листа, щодо виклику працівників до ТЦК та СП

Лист про оповіщення працівника про виклик до ТЦК та СП

Акт про відмову ознайомитися з наказом про оповіщення працівників щодо виклику до ТЦК та СП

Наказ про увільнення від роботи працівника у зв’язку з викликом до ТЦК та СП

Супровідний лист про направлення копії наказу, щодо виклику працівників до ТЦК та СП

Доповідна записка про результати оповіщення працівників щодо їх виклику до ТЦК та СП

Витяг із наказу про оповіщення працівника щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки

Брошури та чеклісти:

Універсальний помічник «Ідеальний військовий облік з нуля: повідомлення, Списки, оповіщення про виклик, бронювання «класичне» і в Дії»