Чому варто перевести трудову в електронний формат, навіть якщо стаж і так зараховується

Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» визначено, що включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з 10.06.2021 на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ за погодженням із центральним органом виконавчої влади. Тобто цей процес має бути завершено до 10.06.2026 року.

Детально розібрали алгоритм подання сканкопій до ПФУ на мінікурсі: Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності працівників, який ведеться з метою:

1. забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій;
2. зменшити паперовий документообіг та ризик втрати чи пошкодження документів;
3. забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду.

Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування

Відомості про трудову діяльність працівника включають:

1. Відомості, що дають змогу ідентифікувати особу:

1. унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
2. прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи на момент подання відомостей до Пенсійного фонду України;
3. дата народження;
4. реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті);
5. стать;
6. унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки застрахованої особи (за наявності);
7. місце проживання;
8. засоби зв’язку (номер телефону, адреса електронної пошти).

2. Відомості про періоди трудової діяльності:

1. податковий номер юридичної особи (реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті) та найменування страхувальника;
2. рік, за який внесено відомості;
3. період трудових відносин;
4. професійна назва роботи;
5. назва посади із зазначенням структурного підрозділу;
6. відомості про прийняття на роботу, присвоєння / зміну / позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення;
7. інформація про основне місце роботи;
8. освіта.

3. Дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування:

1. номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників;
2. результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;
3. повна / неповна зайнятість;
4. кількість відпрацьованих працівником календарних днів (годин) за відповідний місяць, зокрема в особливих умовах праці, що дають право на пільги.

4. Інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю.

5. Інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана ВРУ.

Оцифрування трудових книжок – це процес переведення паперових записів про трудову діяльність до електронного формату, який здійснюється відповідно до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою правління ПФУ від 12 .03.2021 №11-1 (далі – Порядок).

Відповідно до Порядку подання відомостей про трудову діяльність може зробити як роботодавець (страхувальник), який до 10.06.2026 зобов’язаний подати всі записи про роботу своїх працівників до Пенсійного фонду, так і сам працівник (застрахована особа)

Відцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Перш за все для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж.

Окрім трудової книжки, це також можуть бути й інші документи. Які саме – розповідали тут.

Відсканована трудова книжка або інші документи, що посвідчують страховий стаж, подаються через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду та повинні відповідати встановленим вимогам.

Шукаєте перевірену кадрову інформацію? Наші довідники – завжди актуальні та оновлюються відповідно до законодавства

На вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року відповідно до Закону України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», який запровадив поняття «страховий стаж» і передбачив, що періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року будуть зараховуватися в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. Простими словами, при виході на пенсію буде враховуватися стаж роботи до 2004 року, що вказаний у паперовій трудовій.

У Пенсійному фонді наголошують:

Таким чином, оцифрування трудової книжки не є умовою для збереження стажу, але воно значно спрощує доступ до його підтвердження.

Джерело: ФПУ