Раптові перевірки Держпраці та нові ризики: що важливо знати роботодавцю

Практика залучення бухгалтерів через договори з ФОП давно стала звичною для бізнесу. Це зручно, дешевше та формально виглядає законно. Але Верховний Суд у постанові від 21.11.2025 у справі №140/10379/24 показав: якщо фактично робота має ознаки трудових відносин – жоден договір із ФОП не врятує.

І що ще важливіше – Суд підкреслив:

інспектори управління Державної служби з питань праці мають право проводити перевірку раптово і за місцем фактичної роботи, а не за юридичною адресою

У Держпраці розібрали цю справу, щоб роботодавці зробили правильні висновки – до приходу інспектора.

Суть спору: кого вважати «неоформленим працівником»?

Товариство уклало договір на бухгалтерські послуги з ФОП. Саме ФОП мала вести бухгалтерію підприємства.

Однак на практиці бухгалтерську роботу виконувала інша фізична особа – ОСОБА_1, яка подала скаргу до Держпраці: мовляв, вона працювала головним бухгалтером, мала графік з 08:00 до 17:00, але трудові відносини не оформили.

Держпраці провела позапланову перевірку і винесла припис про усунення порушень щодо неоформленої праці.

Компанія оскаржила припис у суді, заявивши:

1. ОСОБА_1 не була працівником товариства;
2. вона мала домовленість з ФОП, а не з підприємством;
3. не було наказів, зарплати, робочого місця, підпорядкування;
4. перевірку провели неправильно.

Суд першої та апеляційної інстанції підтримали роботодавця.

Основні аргументи судів:

1. директор не був присутній під час перевірки;
2. документи про перевірку нібито не були належно вручені;
3. висновки Держпраці ґрунтуються лише на показаннях двох осіб;
4. відсутні кадрові документи, виплати та графік.
5. Тобто логіка була проста: немає наказу – немає трудових відносин.

Верховний Суд скасував рішення двох інстанцій і направив справу на новий розгляд. Ключовий сигнал Суду:

Якщо людина фактично виконує роботу працівника, то відсутність наказу або трудової книжки не доводить, що трудових відносин не існувало. Навпаки – це може підтверджувати порушення ст. 24 Кодексу законів про працю

І це дуже важливий висновок для роботодавців.

Перевірка без директора – можлива (і законна)

Один із головних аргументів бізнесу був таким: перевірка незаконна, бо проводилась без керівника або уповноваженої особи.

Верховний Суд пояснив:

1. Держпраця діє відповідно до Конвенції МОП №81;
2. інспектор має право приходити без попередження;
3. перевірка може здійснюватися за місцем фактичної роботи, а не лише за юридичною адресою;
4. присутність директора не є абсолютною вимогою, бо це знищить ефект раптовості.

Фактично Суд легалізував підхід:

якщо чекати керівника – роботодавець встигне «прибрати» неоформлених працівників

Контактний номер у ЄДР – ваша відповідальність

Ще один сильний момент постанови: Держпраці надсилала документи на телефон, вказаний у ЄДР, але цей номер фактично належав бухгалтеру іншого підприємства.

Попередні суди вирішили, що це доказ неналежного повідомлення.

А Верховний Суд зазначив:

якщо роботодавець не оновив контактні дані в ЄДР або допустив, що там вказано «чужий» номер – це ризик самого підприємства.

Тобто підприємство не може використовувати власну недбалість як аргумент для скасування перевірки.

Найважливіше: «бухгалтерія» – це майже завжди трудові функції

Верховний Суд зробив акцент на природі бухгалтерської роботи. Суд прямо зазначив:

1. бухгалтерський облік ведеться безперервно;
2. робота бухгалтера – це процес праці, а не разовий результат;
3. функції головного бухгалтера мають постійний і системний характер;
4. головний бухгалтер – посадова особа, яка може нести адміністративну і навіть кримінальну відповідальність.

І головний висновок: Якщо фізична особа без статусу ФОП фактично виконує функції головного бухгалтера – такі відносини мають ознаки трудових

«Схема» через ФОП: чому вона небезпечна

Суд дуже чітко окреслив ризик конструкції: ТОВ → договір з ФОП → ФОП залучає фізособу

На думку Верховного Суду, така схема може створювати передумови для:

1. уникнення сплати ЄСВ, ПДФО, військового збору;
2. позбавлення працівника відпустки, лікарняних, гарантій;
3. приховування реальних трудових відносин;
4. ухилення від відповідальності роботодавця.

Тобто суди мають розглядати такі ситуації не формально, а через призму реального змісту.

Що суди повинні перевірити при новому розгляді?

Верховний Суд вказав, що попередні інстанції не дослідили ключові факти:

1. чи мала ОСОБА_1 доступ до КЕП директора;
2. чи користувалась корпоративними системами обліку;
3. чи підписувала звітність;
4. чи виконувала постійні завдання;
5. чи діяла в інтересах підприємства, а не ФОП;
6. чи є вона підприємцем або самозайнятою особою;
7. чи була інтегрована у процес діяльності підприємства.

Тобто Суд вимагає аналізувати фактичну підпорядкованість, системність і функціональність, а не просто папери.

Практичні висновки для роботодавців

1. Договір з ФОП не гарантує захисту. Якщо реальну роботу виконує фізична особа, яка не є ФОП, а виконує функції штатного працівника – Держпраці та суд можуть визнати це трудовими відносинами.
2. «Немає наказу» – не аргумент. Відсутність кадрових документів може розцінюватися як доказ порушення, а не як доказ відсутності працівника.
3. Головний бухгалтер – зона підвищеного ризику. Бухгалтерська діяльність є системною і постійною, тому її дуже важко обґрунтувати як «разову послугу».
4. Перевірка може бути раптовою і без директора. Суд підтримує принцип раптовості інспекції праці.
5. Дані в ЄДР повинні бути актуальними. Номер телефону, адреса, електронна пошта — усе це потенційний доказ, що роботодавця повідомили належним чином.

Як діяти, щоб не отримати припис?

Якщо бухгалтерія на аутсорсі – подбайте про безпечну модель:

1. перевіряйте, хто реально виконує роботу (ФОП особисто чи найнята ним особа);
2. якщо залучають інших осіб – вимагайте підтвердження їх статусу (ФОП / самозайнята особа);
3. визначайте в договорі чіткий результат і межі відповідальності;
4. не передавайте КЕП директора стороннім особам без оформлення;
5. документуйте факт надання послуг актами;
6. уникайте ситуації «офіс + графік + щоденні доручення» для фізособи без трудового договору.

Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради

Схожі публікації:

Штрафи за трудові порушення: що перевіряють інспектори і як не втратити гроші

Перевірка і збір інформації від Держпраці: підприємства масово отримують листи-опитувальники

Кадрові перевірки з 4 лютого 2026 року: коли мораторій вже не захищає роботодавця

Перевірки Держпраці: як не потрапити на контроль через одержаний лист