Перевірки Держпраці: як не потрапити на контроль через одержаний лист

1. Чому роботодавці отримують листи від Держпраці
2. Які показники є тригерами для листів-попереджень
3. Що означає лист від Держпраці і які наслідки
4. Як держава отримує інформацію про роботодавців
5. Як мінімізувати ризики перевірки
6. Висновок

Чому роботодавці отримують листи від Держпраці

Підставою для листів зазвичай стає аналітика податкової та статистичної звітності. У зоні ризику – роботодавці, які:

1. тривалий час нараховують працівникам мінімальну зарплату або близьку до неї;
2. показують зарплати нижчі за середньогалузеві у регіоні;
3. мають невідповідність між обсягами діяльності та фондом оплати праці.

У 2026–2027 роках держава посилює фокус на детінізацію доходів, тому зарплатні показники стають одним із ключових індикаторів ризику.

Реальний приклад на сьогодні – це масова розсилка листів попереджень від Держпраці.

Так, 27.01.2026 на Facebook-сторінці Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради повідомили, що у 2026 році вже надіслано 3 770 листів роботодавцям міста Дніпра. Ми про це повідомляли тут.

Які показники є тригерами для листів-попереджень

Практика показує: листи від Держпраці – це результат автоматизованого аналізу звітності, а не випадковий вибір роботодавців. Найчастіше «тригером» стає поєднання кількох ризикових показників, які держава розцінює як потенційне порушення трудового законодавства.

До таких показників належать:

1. Нарахування заробітної плати нижче мінімальної, на 2026 рік – 8647 грн, за основним місцем роботи значній частині працівників (30% і більше), за відсутності ознаки неповного робочого часу.
2. Тривале використання цивільно-правових договорів (понад один рік) з одними й тими самими фізичними особами або різке зростання частки договорів Цивільно-правового характеру у структурі персоналу. Може кваліфікуватися як підміна трудових відносин.
3. Збільшення кількості працівників з неповним робочим часом на 20% і більше за короткий період без об’єктивних причин.
4. Відсутність динаміки протягом року в чисельності застрахованих осіб та у фонді оплати праці, зокрема без індексації зарплат.
5. Тривалі відпустки без збереження заробітної плати у поєднанні з повною відсутністю нарахувань.
6. Подання повідомлення про прийняття на роботу без подальших зарплатних нарахувань або без відображення дати припинення трудових відносин.
7. Суттєве скорочення штату (10 % і більше за місяць) у роботодавців із чисельністю від 20 працівників.
8. Зарплата керівника нижче мінімальної, що майже завжди розцінюється як індикатор ризику.
9. Нарахування ЄСВ нижче мінімального розміру для категорій працівників, щодо яких сплата ЄСВ з мінімальної бази є обов’язковою. Нагадаємо, що на 2026 рік мінімальний ЄСВ – 1902,34 грн.

Увага! Окремо кожен із цих показників ще не означає порушення. Але їх сукупність або систематичне повторення у звітності істотно підвищує ймовірність отримання листа від Держпраці та подальшого контролю

Що означає лист від Держпраці і які наслідки

Що ж насправді означає цей «лист щастя»?

Лист від Держпраці – це попереджувальний сигнал, а не штраф і не припис. Але саме з таких листів часто починається:

1. включення роботодавця до плану або позапланових заходів контролю;
2. інформаційний обмін між Держпраці та ДПС;
3. подальша перевірка правильності оформлення трудових відносин.

Фактично це можливість відреагувати до перевірки, а не після неї. Саме тому роботодавцям варто не чекати перевірки, а вже зараз проаналізувати зарплатну політику, кадрові документи та показники звітності – з прицілом на посилення контролю у 2026–2027 роках.

Як держава отримує інформацію про роботодавців

Процедура отримання таких відомостей чітко визначена та фактично здійснюється в автоматичному режимі. Мова йде про налагоджений обмін інформацією між державними органами, запроваджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, прийнятою на виконання ст. 17 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування». Саме цим актом затверджено порядок передачі даних щодо так званих «ризикових індикаторів». Хоча документ чинний з 11 серпня 2017 року, саме у 2026 році його практичне застосування помітно активізувалося.

У межах цього порядку здійснюється інформаційний обмін:

1. між Пенсійним фондом України та Держпраці;
2. між Пенсійним фондом України та податковими органами.

Тобто листи від Держпраці – це не випадкова ініціатива, а результат автоматизованого аналізу звітності, який держава дедалі активніше використовує як інструмент контролю на випередження.

Як мінімізувати ризики перевірки

Щоб мінімізувати ризики на перспективу, роботодавцям доцільно:

1. проаналізувати зарплатне навантаження по підприємству;
2. зіставити оклади з фактичним функціоналом працівників;
3. перевірити коректність штатного розпису, наказів, табелів обліку часу;
4. оцінити, чи не створює мінімальна зарплата системний ризик для бізнесу у 2026–2027 роках.

Висновок

1. Лист від Держпраці – попереджувальний сигнал, а не штраф. Він вказує на потенційні ризики у зарплатній політиці та трудових відносинах, а не на автоматичне порушення.
2. Основні тригери для листів – зарплата нижче мінімальної для значної частини працівників, тривале використання ЦПД, збільшення неповного робочого часу, відсутність динаміки у фонді оплати праці, тривалі неоплачувані відпустки та інші «ризикові індикатори».
3. Листи формуються автоматично через обмін даними ПФУ, Держпраці та ДПС. Це системний контроль на випередження, який дозволяє органам виявляти потенційні порушення ще до початку перевірки.
4. Роботодавцю варто діяти проактивно: перевірити зарплатні показники, кадрові документи та штатний розпис, зіставити оклади з фактичним функціоналом працівників і оцінити ризики мінімальної зарплати на перспективу 2026–2027 років. Своєчасна реакція сьогодні – це спосіб уникнути серйозних наслідків завтра.

Джерело: 7eminar

Інструменти кадровика:

Моніторинг перевірок

Статті та консультації на тему:

Фінансові штрафи за порушення законодавства про працю у 2026

Перевірки Держпраці: що (не)перевіряє та штрафи на роботодавців 2026

ТЦК і Держпраці вже почали спільні перевірки: що перевіряють крім військового обліку

Чи можна не допустити Держпраці до перевірки, якщо підприємство є в плані перевірок

Не подали повідомлення про прийняття на роботу: що робити та чи буде штраф

Чи можна надати Держпраці для перевірки витяги з документів