Подання копії паспорта: надіслати сканкопію чи вислати поштою завірену ксерокопію

У компанії є працівники, які працюють у віддаленому форматі та надають згоду на комунікацію електронною поштою та іншими засобами зв'язку. Чи потрібно таким працівникам на копіях документів, які підкладаються в особову справу (паспорт, ІПН, диплом тощо), проставляти від руки напис «Згідно з оригіналом», ставити ПІБ та підпис? Чи вони можуть не засвідчувати? Або, можливо, може завірити відділ кадрів? Чи потрібно на цих особистих документах проставляти відмітку «КОПІЯ» згідно з останніми змінами у діловодстві?

4

353


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Ні, працівники самі не мають права засвідчувати копії особових документів.


Але всі копії особових документів, що долучаються в особові справи та є підставами для різних управлінських дій (наприклад, для отримання додаткової відпустки на пільгових умовах), мають бути засвідчені згідно з вимогами законодавства.


При працевлаштуванні і надалі при оновленні чи отриманні особових (біографічних) документів – паспорту (ID-картки), документів про освіту, посвідчень, свідоцтв тощо – працівник зобов’язаний надати (показати) роботодавцеві оригінал відповідного документа. А вже з цього оригіналу роботодавець виготовляє та самостійно засвідчує належним чином копію.


Якщо працівники офіційно на підставі трудових договорів / контрактів про дистанційну / надомну роботу працюють у віддаленому форматі, то вони можуть надсилати роботодавцеві кольорові скан-копії своїх особових документів (високої якості). Роботодавець їх роздрукує та засвідчить.


Зокрема, це прописано у гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5:

Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.
Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:
…;
для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Наказ про затвердження Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі


Статті та консультації на тему:


Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи треба проставляти на копіях «Згідно з оригіналом»

Чи ставити відмітку «Копія» на роздруківках з е-ВОД

Хто завіряє копію паспорта: працівник чи кадровик

4

353

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

2

27

2

14

3

74

4

36

5

217

2

107

145

1

24

2

20691

2

90

2

32

3

219

1

84

4

145

2

51

4

534

4

198

8

4079

3

146

5

966