Письмові трудові договори
28.04.2026
Перехід на письмові трудові договори: покроково і без штрафів
Вирішили укладати письмові трудові договори з працівниками? Гарна ідея. А чи знаєте ви, як перевести на письмові трудові договори працівників, які вже працюють? Сьогодні поговоримо саме про цей процес
- Форма трудового договору
- Як перевести працівників на письмові трудові договори у 2026 році: оформлення
- Чи змінюється дата початку трудових відносин
- Якою датою підписувати трудовий договір
- Нюанси документообігу
- Висновки
Форма трудового договору
Відповідно до ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю України:
Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі
Водночас на практиці чинне трудове законодавство доволі лояльне щодо форми трудових договорів.
У більшості випадків трудовий договір укладається у так званій «усній» формі. Це коли немає окремого документа з назвою «Трудовий договір», а роль трудового договору виконують заява працівника та наказ керівника про прийняття.
Водночас є випадки, коли письмова форма обов’язкова (ч. 1 ст. 24 КЗпП). Наприклад, при укладанні трудового договору з дистанційником чи неповнолітнім працівником.
Ч. 1 ст. 24 КЗпПЧ. 1 ст. 24 КЗпП
Додержання письмової форми є обов'язковим:
1) при організованому наборі працівників;
2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3) при укладенні контракту;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 цього Кодексу);
6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;
6-1) при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
6-2) при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
6-3) при укладенні трудового договору з домашнім працівником;
7) в інших випадках, передбачених законодавством України.
1) при організованому наборі працівників;
2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3) при укладенні контракту;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 цього Кодексу);
6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;
6-1) при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
6-2) при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
6-3) при укладенні трудового договору з домашнім працівником;
7) в інших випадках, передбачених законодавством України.
Зауважте, що під час дії воєнного стану і в цих випадках сторони можуть обирати, в якій формі укладати трудовий договір (ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Тобто наразі письмова форма не обов’язкова.
Водночас в проєкті Трудового кодексу України (далі – ТКУ), який зараз активно обговорюється, ситуація кардинально змінюється. Всі трудові договори будуть письмові. Причому перевести на письмові трудові договори потрібно буде і тих працівників, з ким трудові відносини виникли до набрання чинності ТКУ. Деталі – тут.
Як перевести працівників на письмові трудові договори у 2026 році: оформлення
Зауважте, що чекати набрання чинності Трудовим кодексом не обов’язково. Працівників можна перевести на письмові трудові можна вже зараз.
Спочатку слід визначитися з формою трудового договору. Можна використовувати типові чи рекомендовані форми або ж розробити довільну. Рекомендуємо скористатися нашим Конструктором.
Зауважте, що законодавство не вимагає обов’язкового погодження трудового договору з юристом або профспілкою. Однак ми рекомендуємо це робити для захисту своїх прав та інтересів.
Якщо форма узгоджена, то можна приступати до оформлення. Не обов’язково видавати наказ про укладання трудового договору у письмовій формі з працівником. Однак, якщо потребуєте такої відправної точки, то можете це зафіксувати.
Наприклад, в наказі можна використовувати таке формулювання:
З усіма працівниками, прийнятими до 01 травня 2026 року, укласти письмові трудові договори
Вважаємо, що з наказом достатньо ознайомити тільки виконавців.
Чи змінюється дата початку трудових відносин
Укладання трудового договору в письмовій формі це не нове прийняття, а оформлення існуючих трудових відносин у письмовій формі. Отже, в день підписання трудового договору не відбувається «повторне» прийняття на роботу, не виникає нова дата працевлаштування, не обнуляється робочий рік працівника тощо.
Саме тому в трудовому договорі треба зазначити, що трудові відносини тривають з певної дати.
Зауважте, що таку підказку знаходимо, зокрема, в ч. 6 Прикінцевих та перехідних положень проєкту Трудового кодексу.
Сторони трудових відносин, що виникли до дня набрання чинності цим Кодексом і не оформлені трудовим договором у письмовій формі, зобов’язані оформити їх відповідно до вимог статті 46 цього Кодексу на умовах, що діють на день такого оформлення, протягом року (для юридичних осіб-роботодавців, де працюють понад 1000 працівників, – протягом двох років) з дня набрання чинності цим Кодексом. При цьому у трудовому договорі зазначається, що ним оформлені трудові відносини, що виникли з дати прийняття працівника на роботу цим роботодавцем
Отже, при переведенні працівників на письмову форму трудового договору, в ньому зазначається, що ним оформлені трудові відносини, які виникли з дати прийняття працівника на роботу цим роботодавцем.
Тож обов’язково зазначте це в предметі трудового договору чи в інших положеннях. Також можна додати фразу, що цей договір не припиняє та не змінює дату початку трудових відносин.
Ще цікавий момент: вважаємо, що слід зазначати актуальну посаду, оклад та інші умови праці, а не ті, що були при прийнятті працівника. Ми фіксуємо умови праці з працівником на конкретну дату, але уточнюємо, що трудові відносини виникли раніше.
Якою датою підписувати трудовий договір
Підписується договір поточною датою. Укладати трудові договори «заднім числом» не допускається.
Приклад
Працівника прийнято на роботу 17.12.2015. Керівництвом прийнято рішення «перевести» працівників на письмові трудові договори. 01.05.2026 з працівником укладається письмовий трудовий договір
В трудовому договорі рекомендуємо зазначити:
1. ПРЕДМЕТ ТРУДОВОГО ДОГОВОРУ
<...>
Цей трудовий договір не встановлює нових трудових відносин, а визначає умови вже існуючих трудових відносин, що виникли з 17.12.2015 року відповідно до наказу про прийняття на роботу № 127/к/тр від 16.12.2015 року.
<...>
Дата укладання договору 01.05.2026
Нюанси документообігу
Якщо говорити про технічні нюанси, то на кожного працівника формуєте два екземпляри трудового договору. Ознайомлюєте працівника з текстом. Працівник проставляє дату й особистий підпис. Один екземпляр віддаєте працівнику, інший – зберігаєте в Особовій справі працівника.
Реєструвати трудовий договір в Центрі зайнятості не треба. Як не треба і повідомляти податкову, Пенсійний фонд чи ТЦК про це. Однак, на нашу думку, доцільно реєструвати трудові договори у внутрішньому діловодстві. Для зручності можна навіть завести окремий журнал реєстрації письмових трудових договорів.
Висновки
- Трудове законодавство визначає випадки, коли трудові договори обов’язково укладаються у письмовій формі. Проте під час дії воєнного стану і для цих випадків письмова форма не обов’язкова.
- Проєктом Трудового кодексу передбачено, що всі трудові договори будуть письмові.
- Укласти письмовий трудовий договір можна і з працівником, з яким вже тривають трудові відносини.
- Укладання трудового договору в письмовій формі в такому випадку не створює нових трудових відносин, не змінює дату робочого року, не обнуляє відпустки.
- Радимо чітко зазначити дату, з якої тривають трудові відносини з цим працівником.
- Підписуємо договір поточною датою.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Конструктор:
Статті та консультації на тему:
Переходимо на письмові трудові договори: переваги, недоліки, шаблон документа та перспективи ТКУ
Письмові трудові договори: (не)обов’язковість, форми, нюанси воєнного стану
Чи треба з лютого укладати з усіма працівниками письмові трудові договори
Чи дійсний трудовий договір, якщо він оформлений не на бланку
Чи можна укладати письмові трудові договори з усіма працівниками без винятку
Оплата праці
11.09.2026
Зарплату затримують понад 15 днів: працівникам можуть дозволити не працювати
Працівникам можуть надати право тимчасово припиняти виконання роботи, якщо роботодавець тривалий час не виплачує заробітну плату. Таку пропозицію містить законопроєкт №9510, який також передбачає посилення відповідальності роботодавців за затримку виплат та створення механізму гарантування зарплатних вимог у разі неплатоспроможності підприємства

Табель
11.09.2026
Розбіжності між наказом і табелем обліку робочого часу: алгоритм виправлення
Якщо наказ і табель суперечать один одному, не слід автоматично виправляти відомості у табелі, хоч власне саме наказ і є документом-підставою для заповнення табеля. Спочатку потрібно встановити, який із документів не відповідає фактичним обставинам. Розглянемо алгоритм перевірки і покажемо, як оформити виправлення

Інше
10.09.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Бронювання
10.09.2026
Порядок №76 хочуть змінити: для кого правила бронювання можуть переглянути
До Кабміну звернулися з невідкладними пропозиціями щодо підтримки бізнесу в умовах війни. Серед них – зміни до Порядку №76, які мають дозволити окремим підприємствам зберігати підвищений ліміт бронювання працівників до 100%

Бронювання
10.09.2026
Заброньований працівник не повернувся з-за кордону після відпустки: дії роботодавця
Реалії воєнного стану в Україні зумовлюють потребу чіткого контролю за переміщенням заброньованих працівників. І ситуація, коли такий працівник виїхав у відпустку за кордон і не повернувся, стає для роботодавця серйозним кадровим і юридичним викликом. Адже підприємство можуть позбавити статусу критично важливого

Відповідальність / Перевірки
10.09.2026
Помилки у військовому обліку можуть стати підставою для відповідальності: що пропонують у Раді
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16014-1, який пропонує посилити відповідальність за порушення порядку ведення військового обліку, незаконний призов та порушення під час військово-лікарської експертизи. Зокрема, окремі норми стосуватимуться службових осіб, ТЦК та СП, ВЛК і військових службових осіб

Бронювання
10.09.2026
Критичність – онлайн, єдині правила і нова квота: як можуть змінити бронювання працівників
Квота 50% для бронювання працівників може бути не остаточною – ІТ-бізнес пропонує диференційований підхід залежно від ролі компанії та її внеску. Водночас Львівський ІТ Кластер виступає за електронне отримання критичності та однакові правила її підтвердження для Мінцифри й обласних військових адміністрацій. Що саме пропонують змінити – далі

Військовий облік
10.09.2026
«Резерв+» показує неправильні дані: що можна виправити в застосунку, а що – тільки в ТЦК
У «Резерв+» виявили неправильні або застарілі дані? Не всю інформацію можна змінити безпосередньо в застосунку. Частину відомостей можна оновити самостійно, а для виправлення інших доведеться звертатися до ТЦК та СП. Пояснюємо, які документи можуть знадобитися

Військовий облік
10.09.2026
З 10 вересня відстрочка в «Резерв+» для ще однієї категорії: які умови та як оформити
У «Резерв+» розширили перелік педагогічних працівників, які можуть оформити відстрочку онлайн. Тепер така можливість доступна вчителям та іншим педагогам закладів загальної середньої освіти. Розповідаємо, які умови перевіряє система, які дані мають бути актуальними в АІКОМ і ПФУ та що робити, якщо відстрочку не вдалося оформити з першого разу

Відповідальність / Перевірки
10.09.2026
Перевірки Держпраці під час воєнного стану: для роботодавців готують нові правила
Позапланові перевірки Держпраці під час воєнного стану можуть проводитися за новими правилами. Проєкт змін до Постанови №303 пропонує визначити критерії, за яких роботодавців не перевірятимуть, а також випадки, коли контроль буде можливий незалежно від відповідності цим критеріям. Документ перебуває на обговоренні до 14 вересня – розповідаємо, що пропонують змінити та що варто врахувати роботодавцям

Бронювання
10.09.2026
Через скільки місяців стартап-резидент Дія Сіті може подати документи на критичність
Підприємство зареєстроване у березні 2026, а у квітні отримало статус резидента Дія Сіті як стартап. Із травня почався відлік трьох місяців, протягом яких потрібно отримати дохід у розмірі 20 000 євро. Для отримання критичності також потрібно підтвердити, що за останні шість місяців середня зарплата становила 1 200 євро. Чи можна включити до цього шестимісячного періоду березень і квітень, тобто подати документи у вересні, чи потрібно чекати до листопада?

Лікарняні / Страховий стаж
10.09.2026
50%, 60%, 70% чи 100%: як роботодавцю визначити розмір лікарняних працівника
ПФУ нагадав роботодавцям правила оплати тимчасової непрацездатності. Розмір допомоги залежить від страхового стажу, а для окремих категорій працівників передбачена виплата у розмірі 100% середньої зарплати

Посадові інструкції
10.09.2026
Посадова інструкція начальника очисних споруд
Посадова інструкція начальника очисних споруд визначає основні завдання, обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до працівника відповідно до ДКХП. Використовуйте зразок посадової інструкції начальника очисних споруд як основу та адаптуйте її до специфіки роботи підприємства

Бронювання
10.09.2026
9 жовтня – крайній строк для частини бронювань: кому потрібно терміново подати документи
9 вересня ДЕСС оновила Перелік критично важливих релігійних організацій. Ті, хто не потрапив до нового списку, можуть втратити статус критично важливих, а бронювання священнослужителів буде анульовано. Організаціям із чинним бронюванням до 9 жовтня варто якнайшвидше подати документи на його продовження

Трудовий кодекс
10.09.2026
Оплата праці за новим Трудовим кодексом: що може змінитися для роботодавців
В Україні пропонують оновити правила оплати праці: проєкт нового Трудового кодексу передбачає новий підхід до мінімальної зарплати, чіткіші правила її розрахунку, рівну оплату за рівнозначну роботу та додаткові обов’язки роботодавців. Розбираємо, що може змінитися, якщо законопроєкт ухвалять у запропонованій редакції

Трудова книжка
10.09.2026
Оцифрувати трудову книжку можна й зараз: як подати документи до ПФУ та перевірити ЕТК
Не встигли оцифрувати паперову трудову книжку? Це можна зробити й зараз – самостійно через вебпортал ПФУ або особисто в сервісному центрі. Розповідаємо, хто може подати скани, як перевірити статус звернення та що важливо знати роботодавцям про оцифрування трудових книжок

Умови праці
10.09.2026
Дистанційку скасували, а працівник не вийшов до офісу: коли можливе звільнення
Роботодавець може законно припинити дистанційну роботу та вимагати повернення працівника до офісу, але сама неявка ще не означає прогул. Адвокат розібрала, коли працівника можуть звільнити, як його мають повідомити про зміну умов роботи та які причини відсутності роботодавець зобов’язаний перевірити






