Переходимо на письмові трудові договори: переваги, недоліки, шаблон документа та перспективи ТКУ

1. Коли письмовий трудовий договір обов’язковий за діючим законодавством
2. Порядок оформлення трудових відносин за письмовим трудовим договором
3. Внесення змін у письмовий трудовий договір
4. Переваги та недоліки письмового трудового договору
5. Перспективи: зміни, передбачені проектом Трудового кодексу
6. Висновки

Коли письмовий трудовий договір обов’язковий за діючим законодавством

Як передбачено ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), додержання письмової форми є обов'язковим:

1. при організованому наборі працівників;
2. при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними та геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3. при укладенні контракту;
4. у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5. при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 цього Кодексу);
6. при укладенні трудового договору з фізичною особою (коли роботодавцем є інша фізична особа, у тому числі приватний підприємець);
7. при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
8. при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
9. при укладенні трудового договору з домашнім працівником;
10. в інших випадках, передбачених законодавством України.

У вищезгаданих випадках між роботодавцем та працівником необхідно укласти двосторонній документ під назвою «Трудовий договір». Водночас укладення письмового трудового договору не виключає необхідності видання роботодавцем наказу про прийняття на роботу.

Увага! Під час дії воєнного стану дотримання письмової форми трудового договору не є обов’язковим з огляду на приписи ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136), яка передбачає, що у цей період сторони за згодою визначають форму трудового договору. Тобто, зараз роботодавець та працівник самостійно визначають, укласти трудовий договір в «усній» чи у письмовій формі, навіть, у випадках, зазначених у ст. 24 КЗпП

Проте, вважаємо, що в певних випадках укладення трудового договору у письмовій формі буде мати переваги як для працівника, так й для роботодавця (про це детальніше далі у цій статті).

Порядок оформлення трудових відносин за письмовим трудовим договором

Оформлення трудового договору в письмовій формі передбачає оформлення наступних документів:

1. Подання майбутнім працівником роботодавцю документів, передбачених ст. 24 КЗпП:

1. паспорта або іншого документу, що посвідчує особу;
2. трудової книжки (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
3. у випадках, передбачених законодавством також: документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи).

2. Підписання письмового трудового договору роботодавцем та працівником.

3. Видання роботодавцем наказу про прийняття на роботу. В нашому випадку необхідність видання наказу (крім підписання трудового договору) обумовлена правилами, зазначеними у ст. 24 КЗпП:

Крім того, саме номер наказу необхідно буде зазначити у повідомлення про прийняття на роботу, яке подається до органу ДПС.

4. Подання роботодавцем повідомлення до органу ДПС про прийняття на роботу відповідно вимог постанови КМУ від 17.06.2015 № 413.

5. Виконання роботодавцем обов’язків, передбачених ст. 29 КЗпП: інформування працівника про робоче місце, умови праці, проведення інструктажів тощо.

А от оформлення заяви працівника про прийняття на роботу в нашому випадку не є обов’язковим: волевиявлення працівника працевлаштуватися на роботу буде втілене у письмовому трудовому договорі, на якому буде підпис працівника.

Якщо ви дійшли висновку, що доцільно укладати письмові трудові договори, радимо скористатися нашим новим конструктором «Трудовий договір». В його основу покладено трудовий договір, розроблений на наше замовлення адвокатом, який спеціалізується на трудовому законодавстві, тож ви можете бути спокійними за якість документа. Просто оберіть або додайте необхідну інформацію – і ви отримаєте індивідуальний трудовий договір, у якому враховано вимоги трудового законодавства та особливості саме вашого підприємства

Також нагадаємо, що для укладення трудового договору у письмовій формі у певних випадках є затверджені типові та рекомендовані форми, наприклад:

1. Типова форма трудового договору про надомну роботу, затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 № 913-21 (далі – Наказ № 913-21);
2. Типова форма трудового договору про дистанційну роботу, затверджена наказом № 913-21;
3. Примірна форма трудового договору з нефіксованим робочим часом, затверджена наказом Міністерства економіки України від 26.10.2022 № 4179;
4. Форма трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 № 260.

Використання цих типових та рекомендованих форм спрощує задачу роботодавця щодо підготовки необхідних документів. Зразки трудових договорів ви можете знайти тут.

Чи потрібно реєструвати письмові трудові договори у внутрішньому діловодстві?

У трудовому законодавстві реєстрація письмових трудових договорів не передбачена. Проте, виходячи з приписів Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), це потрібно робити.

Так, відповідно п. 1 гл. 3 р. IIІ Правил № 1000/5 всі службові документи підприємства, у тому числі створені ним, підлягають реєстрації. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Порядок реєстрації письмових трудових договорів роботодавець визначає самостійно та визначає у своїй інструкції з діловодства (п. 4 гл. 3 розд. IIІ Правил № 1000/5). Для реєстрації трудових договорів може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів: журнальна, карткова, або автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм), п. 7 гл. 3 розд. IIІ Правил № 1000/5).

Внесення змін у письмовий трудовий договір

Якщо протягом дій трудового договору, укладеного у письмовій формі, відбуваються певні зміни, які стосуються прав та обов’язків сторін (зміна розміру оплати праці, режиму роботи, норми робочого часу тощо), у договір потрібно вносити зміни.

Є два способи внести зміни у письмовий трудовий договір:

1. шляхом підписання сторонами додаткової угоди до трудового договору (застосовується, коли змін небагато). Пункти договору, які змінюються, викладаються у новій редакції;
2. шляхом викладення трудового договору у новій редакції.

Увага! При внесенні змін у трудовий договір, не забувайте вказати дату, з якої починають діяти ці зміни

Чи потрібно вносити зміни у письмовий трудовий договір, якщо змінився керівник підприємства, який цей договір підписав?

Ні, не потрібно. Цей трудовий договір є дійсним, оскільки був підписаний уповноваженим представником роботодавця на момент укладення договору. Жодних вимог законодавства щодо необхідності переукладення трудового договору у разі зміни керівника – немає.

Чи потрібно вносити зміни в письмовий трудовий договір у разі зміни розміру оплати праці? Наприклад, оплата праці на підприємстві змінюється кожного року у зв’язку зі змінами розміру мінімальної заробітної плати, тоді всі письмові трудові договори потрібно змінювати?

Так, потрібно. Розмір оплати праці – істотна умова праці, про яку працівник повинен бути повідомлений у письмовій формі. Розмір оплати праці зазначається у письмовій формі трудового договору. Причому, у трудовому договорі розмір оплати праці повинен бути зазначений конкретно, а не за допомогою посилання на іншій внутрішній документ роботодавця, як от, наприклад, «оплата праці здійснюється згідно зі штатним розписом». Тому, у разі зміни розміру посадового окладу / тарифної ставки, необхідно внести зміни у письмовий трудовий договір.

Переваги та недоліки письмового трудового договору

Укладення трудового договору у письмовій формі має свої особливості, переваги та недоліки, розглянемо їх детальніше, щоб сторони змогли зважити всі «за» та «проти», обираючи форму трудового договору.

Переваги

Головна перевага наявності письмового трудового договору – це чітко та детально прописані умови трудових відносин у єдиному документі, що дає максимальний правовий захист як для працівника, так і для роботодавця.

Наявність такого документа дозволяє уникати непорозумінь між сторонами трудового договору, а у разі виникнення трудових спорів, цей документ буде важливим доказом у суді. Причому, використати цей доказ зможе як роботодавець, так й працівник.

Недоліки

Основні недоліки використання письмової форми трудового договору наступні:

1. більша кількість оформлення документів: окрім наказу потрібно ще оформити письмовий трудовий договір. Тому, на оформлення трудових відносин витрачається більше часу. Крім того, якщо трудовий договір містить декілька сторінок, працівнику потрібно більше часу на ознайомлення з текстом цього документа;
2. складніший процес внесення змін до трудового договору;
3. необхідність зберігання більшої кількості документів, отже потрібна більша площа для зберігання в архіві підприємства, оскільки трудові договори потрібно зберігати не менше 75 років.

Перспективи: зміни, передбачені проектом Трудового кодексу

А зараз трошки заглянемо у майбутнє: розглянемо, що може очікувати роботодавців відносно форми трудового договору, якщо буде прийнято новий Трудовий кодекс.

Нагадаємо, що новий проект Трудового кодексу, був зареєстрований у Верховній Раді 15.01.2026 під № 14386. Ми вже неодноразово аналізували нововведення, які передбачає цей проект, а зараз розглянемо, що передбачає Трудовий кодекс відносно письмового трудового договору.

У проекті Трудового кодексу вказано, що трудовий договір буде укладатися у письмовій формі незалежно від його виду. Тобто, у Трудовому кодексі не буде зазначено переліку випадків, коли письмова форма трудового договору обов’язкова – всі трудові договори потрібно буде укладати у письмовій формі.

Ця обставина викликала чимало запитань у роботодавців. Зокрема роботодавців цікавить:

Як бути з раніше укладеними трудовими договорами, які укладено без дотримання письмової форми?

Відносно цього питання у «Прикінцевих та перехідних положеннях» Трудового кодексу буде визначено, що за трудовими відносинами, які виникли до набрання чинності Трудовим кодексом та не оформлені письмовим трудовим договором, сторони повинні будуть укласти письмовий трудовий договір на умовах, що діють на момент укладення цього договору. Для цього у Трудовому кодексі передбачено перехідний період – укласти письмовий трудовий договір необхідно буде протягом року з моменту набрання чинності Трудовим кодексом, а для роботодавців – юросіб, у яких працює понад 1000 працівників – протягом 2 років.

Також не забуваємо, що зараз Трудовий кодекс – це тільки законопроект, до його прийняття Верховною Радою може пройти певний час. Крім того, проект Трудового кодексу передбачає, що він набере чинності через 6 місяців з дня припинення або скасування воєнного стану.

Проте, деякі роботодавці можуть вже зараз почати «приміряти» не себе майбутні нововведення та почати запроваджувати письмову форму трудового договору. Нагадаємо, ви можете скористатися нашим конструктором і швидко підготувати для усіх своїх працівників письмовий трудовий договір.

Висновки

1. У мирні часи письмова форма трудового договору застосовується в обов’язковому порядку у випадках, передбачених КЗпП. Проте, у період дії воєнного стану дотримання письмової форми трудового договору за згодою сторін не є обов’язковим.

2. Застосування письмової форми трудового договору має певні переваги, але й недоліки.

3. Проект Трудового кодексу передбачає, що письмова форма трудового договору буде застосовуватися до всіх трудових договорів, незалежно від їх виду. Раніше укладені трудові договори без дотримання письмової форми необхідно буде оформити письмовим трудовим договором протягом року з моменту набрання чинності Трудовим кодексом, а роботодавцями з великою кількістю працівників – протягом 2 років.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Інструменти кадровика:

Трудовий договір – конструктор

Шаблони та зразки документів:

Трудовий договір

Трудовий договір (неповний робочий день)

Трудовий договір (з погодинною оплатою праці)

Строковий трудовий договір

Строковий трудовий договір про роботу за сумісництвом

Строковий трудовий договір (заклад освіти)

Строковий трудовий договір на період відсутності основного працівника (мобілізованого)

Трудовий договір з працівником, якому встановлено роз’їзний характер робіт

Трудовий договір про роботу за сумісництвом на умовах повного робочого дня

Трудовий договір про дистанційну роботу за сумісництвом

Трудовий договір про сезонну роботу

Трудовий договір з неповнолітнім

Статті та консультації на тему:

Письмові трудові договори: (не)обов’язковість, форми, нюанси воєнного стану

Трудовий контракт з директором підприємства: чи можна буде укладати після 28.08.2025

Додаткова угода про внесення змін до трудового договору

Додаткова угода про внесення змін до трудового договору (встановлення неповного робочого часу)

Додаткова угода про внесення змін до трудового договору (зміна графіку роботи)

Чи дійсний трудовий договір, якщо він оформлений не на бланку

Контракт після прийняття на роботу: кому дозволено і за яких умов

Як ФОП укласти письмовий трудовий договір із працівниками, які працюють за усною угодою

Обмеження кількості трудових договорів з нефіксованим робочим часом