Після оцифрування – електронна трудова книжка має пріоритет як джерело інформації про трудову діяльність (реєстр застрахованих осіб). Паперова трудова книжка після внесення даних за бажанням працівника повертається йому на зберігання – роботодавець не зобов’язаний її зберігати після передачі скан-копій та оцифрування.
Обов’язки роботодавця після оцифрування:
По-перше, роботодавець має подати інформацію про трудову діяльність працівника, включаючи ті записи, яких немає в електронному реєстрі (до 10.06.2026 у перехідний період).
Подання здійснюється через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ з використанням КЕП або через портал електронних послуг.
Працівник також може самостійно подати свої скан-копії трудової книжки до ПФУ через особистий кабінет застрахованої особи.
По-друге, після оцінки всіх даних роботодавець має:
- Перевірити, чи всі періоди трудової діяльності працівника внесені у Реєстр.
- Забезпечити подання інформації, якщо її бракує (особливо за періоди до 2004 року – важливо для пенсійних прав).
По-третє, попри перехід в електронний облік, порядок формування і підстави для внесення персональних даних залишаються такими, що визначаються трудовим законодавством та нормами ведення трудових книжок (на перехідному етапі ці дані ще могли фіксуватися в паперовій книжці, а після – обліковуватися в Реєстрі):
1. Переведення на іншу посаду
Внесення такого запису в трудову книжку (за бажанням працівника) здійснюється на підставі наказу про переведення, з точною назвою посади згідно з Класифікатором професій та формулюванням згідно з документом.
В електронному реєстрі інформація про переведення фактично відображається через подану інформацію страхувальника (роботодавця) при поданні даних про кадрову подію.
2. Призначення чергового рангу або категорії
Поняття «чергового рангу» використовується, зокрема, у сфері державної служби та деяких професійних категоріях.
Такий факт оформлюється наказом, і він може бути відображений як кадрова подія у системі електронного обліку, якщо це прямо впливає на трудові відносини або є підставою для внесення відомостей згідно з наказом. Юридично запис у паперову книжку не обов’язково автоматично дублюється в електронну версію – важливо подати відповідні документи до ПФУ або у кадрові документи роботодавця.
3. Нагородження та заохочення
Порядок внесення записів про державні нагороди та заохочення у паперову книжку визначався п. 2.2 – 2.25 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58).
За Інструкцією №58 в окремий розділ «Відомості про нагородження» вносилися дані про державні нагороди та відзнаки України, а в «Відомості про заохочення» — заохочення за успіхи у праці.
В електронному реєстрі ПФУ такі відомості безпосередньо не передаються як нагороди – вони можуть бути подані тільки як частина інформації роботодавця при заповненні даних.
Практичні рекомендації:
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Статті на тему:
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
