Працівники самовільно обмінялися змінами: як унормувати роботу та запобігти порушенням

1. Чи можуть працівники самостійно мінятися змінами
2. Як закріпити порядок обміну змінами у ПВТР
3. Як оформити погоджену заміну зміни
4. Працівники самовільно обмінялися змінами: як діяти
5. Чи можна покарати працівників за самовільний обмін змінами
6. Нещасний випадок під час непогодженої заміни
7. Висновки

Чи можуть працівники самостійно мінятися змінами

Час початку й закінчення зміни визначають правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР) і графіки змінності. Це передбачає ст. 57 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Працівники повинні дотримуватися трудової дисципліни й виконувати розпорядження роботодавця (ст. 139 КЗпП). Отже, взаємна згода колег сама по собі не змінює затвердженого графіка. Ба більше самовільна заміна може мати приховані негативні наслідки.

Як закріпити порядок обміну змінами у ПВТР

Рекомендуємо передбачити в ПВТР або пов’язаному з ними положенні:

1. заборону для працівників самовільно обмінюватися змінами;
2. строк і спосіб подання заяв, порядок термінових звернень;
3. посадову особу, уповноважену погоджувати заміни, та її заступника (як правило це може бути начальник відділу /його заступник);
4. перевірку робочого часу, відпочинку й допуску до роботи;
5. оформлення змін до графіка та повідомлення працівників, табельника й керівника зміни до початку роботи;
6. порядок фіксації фактичного виходу і передачі зміни.

Зміни до ПВТР затверджуйте за процедурою ст. 142 КЗпП, зокрема із затвердженням трудовим колективом, а не лише наказом директора. Працівників слід ознайомити із такими правилами з фіксацією такого ознайомлення (наприклад, у листку ознайомлення). Доцільно також налагодити перевірку складу зміни, адже сам наказ без контролю виходів проблему не усуне.

Як оформити погоджену заміну зміни

Для разового обміну змінами рекомендуємо наступний алгоритм дій.

1. Отримуємо заяви працівників.

У них обидва працівники мають зазначити причину, дати, час початку й закінчення кожної зміни. Якщо обмін передбачає два виходи, погодьте їх одразу. При цьому працівники мають чітко розуміти, що згода колеги не замінює рішення роботодавця.

2. Перевіряємо можливість заміни.

Це надважливий етап. Адже роботодавець має врахувати не лише обмінювані, а й сусідні зміни обох працівників.

Так, у разі обміну легко порушити вимоги ст. 59 КЗпП. Нагадую за нею міжзмінна перерва має становити щонайменше подвійну тривалість роботи в попередній зміні, включаючи обідню перерву. До того ж працівник не може виконувати роботу дві зміни поспіль. На це є пряма законодавча заборона. І до речі Закон України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) не скасовує заборони двох змін поспіль і вимоги до міжзмінної перерви.

Окрім того, за підсумованого обліку робочого часу варто перевірити норму годин за обліковий період (ст. 61 КЗпП).

Якщо йдеться про заміну працівника фахівцем з іншою кваліфікацією варто проконтролювати також кваліфікацію, необхідні медогляди, навчання, інструктажі й допуски. Згода працівника не дозволяє доручати йому роботу без належної підготовки. Це випливає із Закону України від 14.10.1992 № 2694-XII «Про охорону праці» (далі – Закон про охорону праці).

3. Оформлюємо рішення та зміни до графіка.

Щоб все було унормовано потрібен наказ із зазначенням працівників, змін, підстав і відповідальних осіб та скоригований графік як додаток.

За наявності профспілки врахуйте її повноваження щодо погодження графіків змінності (п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП). До початку першої зміненої зміни слід ознайомити обох працівників і передати актуальні дані керівнику зміни та табельнику.

Також слід зберігати попередню версію графіка й документальну підставу змін.

4. Перевірте дотримання гарантій щодо оплати праці.

Якщо працівник додатково працює замість відсутнього колеги, перевірте підстави для надурочних робіт за ст. 62 КЗпП або компенсації роботи у вихідний за ст. 72 КЗпП. Також перевірте оплату нічних годин за ст. 108 КЗпП, надурочних – за ст. 106 КЗпП. Говорити що під час «заміни» не застосовуються передбачені законом гарантії не можна. Тож роботу оплачуйте роботу за фактичними показниками відпрацьованого працівниками часу за даними табеля обліку використання робочого часу.

Цей контроль особливо актуальний у разі перетікання змін між місяцями або розрахунковими періодами (у разі підсумованого обліку робочого часу).

Працівники самовільно обмінялися змінами: як діяти

У такій ситуації доречною буде фіксація доповідною запискою або актом: хто мав працювати, хто фактично працював, коли й скільки годин. Далі отримайте пояснення обох працівників та керівника зміни. З’ясуйте, чи знав керівник про заміну і чи погоджував її, перевірте журнали передачі зміни, дані доступу та робоче листування.

Не варто оформлювати фіктивне погодження заднім числом. Документуйте встановлені обставини поточною датою.

Важливо: у табелі слід відобразити фактичну роботу кожного працівника, а не механічно перенести затверджений графік. За потреби скоригуйте відомості у табелі й розрахунки зарплати з документальним обґрунтуванням

Пам’ятайте: ч. 2 ст. 30 Закону України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) вимагає достовірного обліку виконаної роботи. Порушення дисципліни не є підставою приховувати відпрацьовані години.

Чи можна покарати працівників за самовільний обмін змінами

За загальним правилом дисциплінарними стягненнями є догана або звільнення. Також законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП). Водночас не можна застосовувати якісь штрафи за самовільний обмін змінами.

Перш ніж оголошувати стягнення зажадайте письмових пояснень, установіть конкретний порушений обов’язок і вину кожного працівника. Врахуйте тяжкість проступку, шкоду, обставини та попередню роботу. За одне порушення застосовуйте лише одне дисциплінарне стягнення. Видайте наказ та ознайомте працівників із ним під підпис (ст. 149 КЗпП).

Накласти таке стягнення можна не пізніше місяця з дня виявлення проступку, без урахування тимчасової непрацездатності й відпустки, та не пізніше шести місяців із дня вчинення (ст. 148 КЗпП).

Звісно ж звільнення тут навряд варто застосовувати, адже робота буде виконана. Але з іншого боку невихід працівника на роботу може бути розцінений як прогул. Звісно ж для звільнення за прогул потрібно встановити відсутність на роботі без поважних причин, зокрема понад три години протягом робочого дня (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП) і дотримуватися усіх процедурних моментів. Також нагадуємо, що під час воєнного стану за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП не звільняють відсутнього працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій (ч. 3 ст. 5 Закону № 2136). Докладно про звільнення за прогул читайте тут та тут.

Нещасний випадок під час непогодженої заміни

Одним із ризиків для роботодавця може стати нещасний випадок із працівником, який не мав бути на роботі, але був так і виконував свої посадові обов’язки. У цьому разі під час розслідування доведеться також дослідити питання заміни одного працівника іншим.

Та у будь-якому разі такий нещасний випадок слід розслідувати за нормами Порядку розслідування та обліку нещасних випадків, професійних захворювань та аварій на виробництві, затвердженого постановою КМУ від 17.04.2019 № 337 (далі – Порядок № 337).

Увага! Відсутність працівника у графіку сама по собі не означає, що травма не пов’язана з виробництвом. Обставини та зв’язок із виробництвом установлює комісія під час розслідування за п. 33 і п. 52 Порядку № 337. Вона оцінює фактичні дії потерпілого, виконувану роботу та інші докази

У будь-якому разі, слід організувати допомогу потерпілому, повідомити керівництво роботодавця, зберегти обстановку, якщо це не створює загроз чи інших передбачених Порядком наслідків (п. 5 Порядку № 337). Роботодавець повідомляє визначених адресатів протягом доби засобами зв’язку, а не пізніше наступного робочого дня – на папері (п. 8 Порядку № 337). Не відкладайте повідомлення до з’ясування правомірності заміни. Докладно процедура розслідування нещасних випадків розглянута тут та тут, тут.

Важливо: збережіть графік роботи, табель, заяви, накази, журнали інструктажів, записи доступу й пояснення свідків.

Пам’ятайте також, що заборона самовільних замін не звільняє роботодавця від обов’язку забезпечувати безпечні умови праці (ст. 13 Закону про охорону праці).

Висновки

1. Погоджуйте заміни й оновлюйте графік роботи до початку роботи.
2. Фактично відпрацьовані кожним із працівників години обліковуйте незалежно від дисциплінарної оцінки.
3. Стягнення застосовуйте індивідуально, з дотриманням процедури.
4. Травму під час непогодженої зміни розслідуйте так само як і будь-який інший нещасний випадок.

Шаблони та зразки документів:

Правила внутрішнього трудового розпорядку (з підсумованим обліком робочого часу)

Аркуш ознайомлення

Табель обліку використання робочого часу

Акт про відсутність працівника на роботі

Наказ про оголошення догани

Статті на тему:

Звільнення за прогул: детальна інструкція для роботодавців

Звільнення за прогул: коли допустиме під час воєнного стану

Наказ про звільнення за прогул

Розслідування нещасного випадку в умовах воєнного стану: інструкція для роботодавців

Нещасний випадок на підприємстві: дії роботодавця, щоб оминути відповідальність

Розслідування нещасних випадків «в дорозі»: як діяти роботодавцю та фахівцю з охорони праці