Паспорт старого зразка та ID-картка: як оформити й що краще для працевлаштування

1. Паспорт громадянина України: книжечка чи ID-картка
2. Коли оформлюють ID-картку
3. Чи потрібно обов’язково міняти паспорт-книжечку на ID-картку
4. А якщо закінчився строк дії ID-картки
5. Що таке ЄДДР
6. Що таке УНЗР
7. Чи впливає ID-картка на працевлаштування
8. Як оформити ID-картку
9. Паспорт-книжечка чи ID-картка: шпаргалка для роботодавця

Паспорт громадянина України: книжечка чи ID-картка

Паспорт громадянина України є документом, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України на території України. Це прямо визначає Закон України від 20.11.2012 №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» (далі – Закон №5492).

Наразі паспорт громадянина України оформлюють у формі ID-картки. Водночас паспорти-книжечки зразка 1994 року, оформлені раніше, не зникли з обігу лише через запровадження ID-карток.

Тому для кадровика важливий не сам формат документа, а те, чи є пред’явлений працівником паспорт чинним документом, що посвідчує його особу

Коли оформлюють ID-картку

ID-картка оформлюється, зокрема:

1. при досягненні 14-річного віку;
2. у разі закінчення строку дії паспорта;
3. у разі зміни інформації;
4. у разі виявлення помилки в інформації;
5. у разі непридатності паспорта для подальшого використання;
6. у разі втрати або викрадення;
7. для обміну паспорта-книжечки – у визначених законодавством випадках;
8. за бажанням власника паспорта-книжечки.

ID-картка містить безконтактний електронний носій. Закон визначає такий носій як імплантовану у бланк документа безконтактну інтегральну схему для внесення персональних даних, у тому числі біометричних, яка дає змогу здійснювати заходи, пов’язані з верифікацією особи.

Для осіб віком від 14 до 18 років паспорт у формі ID-картки видається на 4 роки, а після досягнення 18 років – на 10 років. Однак ID-картка може бути безстроковою – у якому випадку це можливо – дізнайтесь тут.

Чи потрібно обов’язково міняти паспорт-книжечку на ID-картку

Ні. Сам факт того, що людина має паспорт-книжечку зразка 1994 року, не означає, що вона повинна негайно замінити його на ID-картку.

Обмін паспорта-книжечки відбувається у випадках, визначених законодавством, а також може бути здійснений за бажанням власника. Зокрема, ID-картку оформлюють замість паспорта-книжечки, якщо після досягнення 25- або 45-річного віку особа не вклеїла у встановлений строк нову фотокартку.

Водночас для паспортів-книжечок, у яких строк вклеювання фотокартки після досягнення 25- або 45-річного віку настав за 30 днів до 24 лютого 2022 року або після 24 лютого 2022 року, діють спеціальні правила, встановлені постановою КМУ від 21.10.2022 №1202 «Деякі питання реалізації актів законодавства у сфері міграції в умовах воєнного стану» (далі – Постанова №1202).

Постанова №1202 встановлює, що:

1. паспорти громадян України у формі картки, строк дії яких закінчився за 30 днів до 24 лютого 2022 року та після 24 лютого 2022 року, є документами, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України;
2. такі паспорти підлягають обміну протягом 30 календарних днів з дня припинення або скасування воєнного стану.

Однак є й випадки коли точно потрібно змінювати паспорт на ID-картку. Ось тут розповідали про один з них, а тут – зібрали всі випадки, коли необхідно обміняти паспорт.

Отже, кадровику не варто автоматично робити висновок про недійсність паспорта лише через відсутність фотографії після 25 або 45 років. Потрібно встановити, коли саме виник обов’язок вклеїти фотокартку та чи поширюються на конкретну ситуацію спеціальні правила воєнного стану.

А якщо закінчився строк дії ID-картки

У звичайному порядку ID-картка має визначений строк дії (див. вище). Після його закінчення документ підлягає обміну.

Проте для документів, строк дії яких закінчився у період воєнного стану, також потрібно перевіряти спеціальні положення Постанови №1202.

Тож, для кадровика важлива саме дата закінчення строку дії документа. Не варто просто побачити на ID-картці минулу дату та автоматично відмовляти людині у прийнятті на роботу. Спочатку потрібно перевірити, чи підпадає конкретний документ під спеціальні правила, що діють під час воєнного стану.

Що таке ЄДДР

ID-картка відрізняється від паспорта-книжечки не лише формою.

ID-картка оформлюється із застосуванням засобів Єдиного державного демографічного реєстру (далі – ЄДДР).

Відповідно до ст. 4 Закону №5492, ЄДДР – це електронна інформаційно-телекомунікаційна система, призначена для зберігання, захисту, обробки, використання і поширення визначеної законом інформації про особу та документи, що оформлюються із застосуванням засобів Реєстру.

ЄДДР використовується, зокрема, у процесах документування та ідентифікації особи.

Закон визначає ідентифікацію особи як встановлення особи шляхом порівняння наданих даних, у тому числі біометричних, з наявною інформацією про особу в реєстрах, картотеках та базах даних.

Тобто оформлення біометричного документа пов’язане не просто з отриманням пластикової картки. Дані про особу використовуються в системі ЄДДР відповідно до законодавства.

Що таке УНЗР

Під час першого внесення інформації про особу до ЄДДР їй формується унікальний номер запису в ЄДДР (далі – УНЗР).

УНЗР складається з 13 цифр і має формат:

XXXXXXXX-XXXXX

Цей номер є незмінним ідентифікатором запису про особу в ЄДДР. Він не змінюється, зокрема, у разі зміни персональних даних людини.

УНЗР зазначається у біометричних документах. Зокрема, його можна знайти на ID-картці та на сторінці даних паспорта громадянина України для виїзду за кордон (див. скриншот).

Водночас УНЗР не є заміною РНОКПП. Це різні ідентифікатори, які мають різне призначення.

Для чого потрібен УНЗР?

УНЗР використовується для ідентифікації запису про особу в ЄДДР та інформаційної взаємодії державних систем у передбачених законодавством випадках.

Саме тому оформлення ID-картки або біометричного закордонного паспорта може мати значення не лише для отримання документа, а й для подальшого використання електронних державних сервісів.

Зокрема, законодавство передбачає електронне відображення інформації з паспорта громадянина України у формі картки – е-паспорт. Він формується на підставі інформації про паспорт, оформлений засобами ЄДДР, та містить електронний ідентифікатор для отримання інформації з Реєстру.

Чи впливає ID-картка на працевлаштування

Для кадровика принципово важливо: форма паспорта сама по собі не визначає право людини на працевлаштування.

Під час прийняття на роботу роботодавець має отримати документи, передбачені трудовим законодавством. Паспорт громадянина України є документом, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України.

Тому працівник може пред’явити паспорт громадянина України, який є належним та чинним документом, незалежно від того, оформлений він у формі книжечки чи ID-картки.

Сам по собі факт, що у працівника паспорт старого зразка, не є підставою вимагати його заміну на ID-картку лише для працевлаштування.

Так само роботодавцю не варто встановлювати власну вимогу: «приймаємо на роботу тільки з ID-карткою». Важливо не те, який формат паспорта має людина, а чи є документ належним документом, що посвідчує її особу.

Як оформити ID-картку

ID-картку можна оформити у:

1. підрозділах ДМС;
2. ЦНАПах;
3. центрах обслуговування «Паспортний сервіс» ДП «Документ».

Підставою для оформлення може бути, зокрема, досягнення 14-річного віку, закінчення строку дії паспорта, зміна даних, непридатність документа, його втрата або викрадення, а також обмін паспорта-книжечки.

Під час обміну паспорта подають документи, що підтверджують відповідні обставини, РНОКПП або повідомлення про відмову від його прийняття

– за наявності, а також інші документи залежно від конкретної ситуації.

Якщо паспорт було втрачено або викрадено, процедура оформлення ID-картки також передбачає подання документів, необхідних для підтвердження відповідних обставин та внесення інформації до документа.

Паспорт-книжечка чи ID-картка: шпаргалка для роботодавця

Для кадровика виділили кілька практичних моментів в таблиці нижче.

Таблиця

Отже, для працевлаштування немає принципової різниці між паспортом-книжечкою та ID-карткою: роботодавець має перевірити належність і чинність документа.

Статті та консультації на тему:

Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань

Шпаргалка при прийомі на роботу: коли обов’язково повідомляти податкову та ТЦК

Які документи надавати при працевлаштуванні: повний пакет документів

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Паспорт в 45 років без оновленого фото: чи можна прийняти на роботу і забронювати

Документи працівника для кадрового обліку: що має бути у роботодавця

Прострочений паспорт: чи можна оформляти працівника на роботу