
Прийняття
10.08.2026
Документи працівника для кадрового обліку: що має бути у роботодавця
По законодавству, які документи працівника повинні бути в компанії?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Важливо розділити документи, які роботодавець зобов’язаний отримати / оформити, і документи, які обов’язково мають зберігатися саме в особовій справі.
Згідно із законодавством України під час прийняття на роботу працівник має обов'язково надати документи згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП). Так, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (це витяг з електронної трудової книжки).
У випадках, передбачених законодавством також обов’язково подається:
- документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
- про стан здоров'я;
- відповідний військово-обліковий документ.
Довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) в ч. 2 ст. 24 КЗпП не зазначено, але водночас фізособи зобов'язані подавати юридичним та фізичним особам, які виплачують їм доходи, інформацію про реєстраційний номер облікової картки на підставі пп. 70.12.1 Податкового кодексу України.
Тож, якщо у працівника біометричний паспорт (ID-картка), на якому вже вказано номер облікової картки платника податків, то Вам цілком достатньо буде копії такого паспорта: копію довідки про присвоєння РНОКПП можна не вимагати.
Свідоцтво про народження дитини подається лише у випадках, коли працівник чи працівниця має право на відповідні пільги, гарантії, податкову соціальну пільгу чи додаткову соціальну відпустку на дітей згідно з чинним законодавством.
В ч. 2 ст. 24 КЗпП зазначено, що у випадках, визначених законодавством, можуть надаватися й «інші документи».
Так, в певних випадках кандидат на посаду має підтвердити кваліфікацію чи категорію. Зокрема, при працевлаштуванні на посаду водія необхідне посвідчення водія. А для електрика потрібні посвідчення «з рівнем допуску» (група електробезпеки). Для посад держслужби вимагається державний сертифікат про рівень володіння державною мовою. Також може бути потрібне підтвердження навичок роботи на конкретному устаткуванні, з конкретними програмами тощо. Сюди також додамо документи, які підтверджують певний статус чи дають право на пільги або додаткові гарантії. Їх надання не є обов’язковим, але надання певний пільг чи гарантій можливе лише за наявності підтвердних документів.
Наприклад, документи, які дають право на додаткові відпустки чи застосування податкової соціальної пільги:
- посвідчення багатодітної сім'ї;
- витяг з РАЦСу, рішення суду або свідоцтво про смерть одного з батьків – підтверджують статус одинокої матері / батька.
Для підтвердження статусу можуть надаватися:
- посвідчення УБД;
- посвідчення особи з інвалідністю внаслідок війни;
- «чорнобильське» посвідчення;
- документи, що підтверджують інвалідність.
Особи з інвалідністю мають право на додаткові пільги та трудові гарантії. Щоб працівник мав на них право, необхідно підтвердити «інвалідний статус».
Для цього додатково слід отримати:
- копію пенсійного посвідчення по інвалідності;
- копію довідки до акта огляду МСЕК про встановлення групи інвалідності, виданої до 01.01.2025 (якщо, наприклад, видана пожиттєво) разом із копією Індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю;
або
- оригінал Витягу з рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи (далі – ЕКОПФО) в паперовій формі або Витяг в електронній формі з електронною печаткою МОЗ.
Найзручнішим варіантом є електронний Витяг у форматі PDF, справжність якого можна перевірити через державні сервіси рекомендації ЕКОПФО, які є частиною індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю.
Перелік документів особової справи працівників визначають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.
Докладно про формування особової справи з переліком обовʼязкових документів розповідали в статті.
Джерело: kadroland
Мінікурси на тему:
Прийняття на роботу військовозобов’язаного: алгоритм для кадрового та військового обліку, бронювання
Документи, які подає військовозобов’язаний працівник при прийомі на роботу
З яким ВОД (не) можна приймати на роботу
Статті та консультації на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань
Які документи надавати при працевлаштуванні: повний пакет документів
Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин
Чи потрібно працівникам уточнювати дані в ТЦК перед прийняттям на роботу
Хто формує Відомості про трудову діяльність при працевлаштуванні: працівник чи роботодавець
Чи можна приймати на роботу працівника, якщо у нього є тільки закордонний паспорт
Чи достатньо диплома без додатка для прийняття на роботу
Чи обов’язкова згода на обробку персональних даних при прийомі на роботу
Військовий облік
26.09.2026
Як отримати ВОД, якщо немає «Резерв+», а є кнопковий телефон: алгоритм і ризики
Немає «Резерв+», а телефон кнопковий? Це не означає, що військовозобов’язаний залишився без можливості отримати електронний ВОД. Розбираємося, коли ще можна користуватися старим паперовим ВОД, де взяти електронний документ без «Резерв+» та що робити, якщо людина не користується навіть порталом Дія.

Звільнення
25.09.2026
Звільнення за угодою сторін: не треба відпрацьовувати 2 тижні, але є важлива умова
Звільнення за п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП не потребує ані двотижневого відпрацювання, ані попередження про звільнення. Працівник і роботодавець можуть домовитися про конкретну дату припинення трудового договору. Як правильно зафіксувати домовленість та що зазначити в наказі про звільнення – далі

Електронний кабінет
25.09.2026
У «Резерв+» тепер можна увійти через «Дію»
Користувачам «Резерв+» став доступний ще один спосіб авторизації — через «Дія.Підпис». Для входу потрібно оновити застосунок «Резерв+», обрати «Увійти через Дію» та підтвердити авторизацію в застосунку «Дія». Пояснюємо, як скористатися новою функцією

Робочий час
25.09.2026
Чи може роботодавець сам встановити неповний робочий час: що каже ст. 56 КЗпП
Неповний робочий день або тиждень за загальним правилом встановлюють за угодою працівника і роботодавця. Тож чи може роботодавець запровадити неповний робочий час в односторонньому порядку? У Держпраці нагадали вимоги ст. 56 КЗпП

Умови праці
25.09.2026
Не треба повідомляти за 2 місяці про зміну істотних умов праці: але є граничний строк
Двомісячне попередження про зміну істотних умов праці – загальне правило КЗпП, але не під час воєнного стану роботодавець може змінювати істотні умови праці за спеціальними правилами. Коли працівник має бути повідомлений про нові умови – роз’яснення ФПУ з посиланням на закон

Особливі працівники
25.09.2026
Строк дії витягу про інвалідність: до якої дати він чинний
До якої дати вважається дійсним витяг з рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи, якщо в ньому зазначена лише дата повторного оцінювання (п. 17.1.9)? Чи можна вважати цю дату кінцевим терміном встановленої інвалідності? Чи існує інший принцип визначення такої дати? Якими нормативними документами це регулюється?

Мобілізовані / Добровольці ТРО
25.09.2026
Мобілізація – не відпустка «за власний рахунок»: як показати працівника у звітності, щоб не отримати запит від Держпраці
Держпраці може зацікавитися, чому за працівником зберігаються трудові відносини, але зарплата у звітності – нульова. Особливо якщо мобілізованого помилково показали як такого, хто перебуває у відпустці без збереження зарплати. Як правильно відобразити мобілізованого працівника у звітності та що саме зазначати у Додатку 1 – у роз’ясненні

Звітність
25.09.2026
До 9 листопада роботодавці мають відзвітувати про норматив 4% за новою формою: з 25.09.2026 Наказ №453 чинний
25 вересня 2026 року набрала чинності нова форма Звіту про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Наказ Мінфіну від 25.08.2026 № 453 офіційно опублікований. Тож, звіти за І, ІІ та ІІІ квартали 2026 року потрібно подати до 9 листопада включно

Бронювання
25.09.2026
Чи може заброньований переоформити бронювання на іншу відстрочку та навпаки: роз'яснення Міноборони
З кінця липня 2026 року військовозобов'язані, які вже мають чинну відстрочку від призову під час мобілізації, можуть переоформити її за іншою підставою. Однак виникає питання: чи поширюється ця можливість на заброньованих військовозобов'язаних? Міноборони надало роз'яснення щодо застосування пунктів 56 та 58 Порядку №560

Військовий облік
25.09.2026
Зразок наказу про оповіщення працівників щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки
Розпорядження ТЦК про виклик працівників: роботодавець має видати наказ про оповіщення, довести його до відома працівників під підпис та забезпечити їх прибуття до ТЦК. Порядок дій роботодавця у разі отримання такого розпорядження визначено п. 47 Порядку № 1487.

Звітність
25.09.2026
Які форми звітності подаватимемо у 2027 році: Держстат оприлюднив проєкт
Перевірте статистичну звітність на 2027 рік: Держстат оприлюднив проєкт форм і зміни до них. Уже відомо, де змінять строки та періодичність подання, а також які форми державних статистичних спостережень скасують або запровадять

Особливі працівники
25.09.2026
Працівник здав кров під час обідньої перерви: як відобразити «донорський день» у табелі та наказі
Працівник здав кров під час обідньої перерви, але весь день був залучений до роботи. Чи потрібно в такому разі ставити в табелі «донорський день» та оформлювати звільнення від роботи? Держпраці роз’яснила, як обліковувати день донації та як оформити інший день відпочинку зі збереженням середнього заробітку

Звітність
25.09.2026
ДПС оприлюднила е-формати нового звіту про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю: коли подавати за три квартали
24 вересня 2026 року ДПС внесла до Реєстру електронних форм звітних документів проєкти форматів нового Звіту про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю

Діловодство
25.09.2026
Номенклатура справ обов’язкова для всіх: як скласти її без помилок малому підприємству
У компанії немає відділів, а працює лише 10 – 15 працівників? Це не звільняє юридичну особу від ведення діловодства за загальними правилами. Інспекція з питань праці пояснила, як малому підприємству скласти номенклатуру справ без структурних підрозділів, правильно заповнити її графи та визначити строки зберігання документів









