Документи працівника для кадрового обліку: що має бути у роботодавця

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:

Важливо розділити документи, які роботодавець зобов’язаний отримати / оформити, і документи, які обов’язково мають зберігатися саме в особовій справі.

Згідно із законодавством України під час прийняття на роботу працівник має обов'язково надати документи згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП). Так, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2. трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (це витяг з електронної трудової книжки).

У випадках, передбачених законодавством також обов’язково подається:

1. документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
2. про стан здоров'я;
3. відповідний військово-обліковий документ.

Довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) в ч. 2 ст. 24 КЗпП не зазначено, але водночас фізособи зобов'язані подавати юридичним та фізичним особам, які виплачують їм доходи, інформацію про реєстраційний номер облікової картки на підставі пп. 70.12.1 Податкового кодексу України.

Тож, якщо у працівника біометричний паспорт (ID-картка), на якому вже вказано номер облікової картки платника податків, то Вам цілком достатньо буде копії такого паспорта: копію довідки про присвоєння РНОКПП можна не вимагати.

Свідоцтво про народження дитини подається лише у випадках, коли працівник чи працівниця має право на відповідні пільги, гарантії, податкову соціальну пільгу чи додаткову соціальну відпустку на дітей згідно з чинним законодавством.

В ч. 2 ст. 24 КЗпП зазначено, що у випадках, визначених законодавством, можуть надаватися й «інші документи».

Так, в певних випадках кандидат на посаду має підтвердити кваліфікацію чи категорію. Зокрема, при працевлаштуванні на посаду водія необхідне посвідчення водія. А для електрика потрібні посвідчення «з рівнем допуску» (група електробезпеки). Для посад держслужби вимагається державний сертифікат про рівень володіння державною мовою. Також може бути потрібне підтвердження навичок роботи на конкретному устаткуванні, з конкретними програмами тощо. Сюди також додамо документи, які підтверджують певний статус чи дають право на пільги або додаткові гарантії. Їх надання не є обов’язковим, але надання певний пільг чи гарантій можливе лише за наявності підтвердних документів.

Наприклад, документи, які дають право на додаткові відпустки чи застосування податкової соціальної пільги:

1. посвідчення багатодітної сім'ї;
2. витяг з РАЦСу, рішення суду або свідоцтво про смерть одного з батьків – підтверджують статус одинокої матері / батька.

Для підтвердження статусу можуть надаватися:

1. посвідчення УБД;
2. посвідчення особи з інвалідністю внаслідок війни;
3. «чорнобильське» посвідчення;
4. документи, що підтверджують інвалідність.

Особи з інвалідністю мають право на додаткові пільги та трудові гарантії. Щоб працівник мав на них право, необхідно підтвердити «інвалідний статус».

Для цього додатково слід отримати:

1. копію пенсійного посвідчення по інвалідності;
2. копію довідки до акта огляду МСЕК про встановлення групи інвалідності, виданої до 01.01.2025 (якщо, наприклад, видана пожиттєво) разом із копією Індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю;

або

1. оригінал Витягу з рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи (далі – ЕКОПФО) в паперовій формі або Витяг в електронній формі з електронною печаткою МОЗ.

Найзручнішим варіантом є електронний Витяг у форматі PDF, справжність якого можна перевірити через державні сервіси рекомендації ЕКОПФО, які є частиною індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю.

Перелік документів особової справи працівників визначають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.

Докладно про формування особової справи з переліком обовʼязкових документів розповідали в статті.

Джерело: kadroland

Мінікурси на тему:

Прийняття на роботу військовозобов’язаного: алгоритм для кадрового та військового обліку, бронювання

Документи, які подає військовозобов’язаний працівник при прийомі на роботу

З яким ВОД (не) можна приймати на роботу

Статті та консультації на тему:

Особова справа: як вести та зберігати

Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань

Які документи надавати при працевлаштуванні: повний пакет документів

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Чи потрібно працівникам уточнювати дані в ТЦК перед прийняттям на роботу

Хто формує Відомості про трудову діяльність при працевлаштуванні: працівник чи роботодавець

Чи можна приймати на роботу працівника, якщо у нього є тільки закордонний паспорт

Чи достатньо диплома без додатка для прийняття на роботу

Чи обов’язкова згода на обробку персональних даних при прийомі на роботу