Паперова трудова книжка після 10.06: чому не можна зберігати на підприємстві та коли вносити записи

1. Паперові трудові книжки після 10 червня 2026 року: що змінилося
2. Чи зобов’язаний роботодавець видати паперову трудову книжку
3. Як видати трудові книжки, що зберігаються у відділі кадрів
4. Як закрити Книгу обліку руху трудових книжок наприкінці року
5. Чи можна надіслати трудову книжку працівнику поштою
6. Коли та як вносити записи до паперової трудової книжки
7. Чи можна оцифрувати трудову книжку після 10 червня 2026 року
8. Висновки

Паперові трудові книжки після 10 червня 2026 року: що змінилося

Нагадаю, Закон України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон № 1217) передбачив п’ятирічний перехідний період для оцифрування трудових книжок, який завершився 10 червня 2026 року. Тепер основним джерелом відомостей про трудову діяльність є Реєстр застрахованих осіб.

Однак паперові трудові книжки не втратили свого значення. Вони й надалі підтверджують стаж за окремі періоди, а для деяких із них можуть бути єдиним доказом. Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58, яка регулює порядок ведення паперових трудових книжок, також залишається чинною.

Водночас змінилися правила зберігання паперових трудових книжок і обов’язки роботодавця щодо їх ведення.

Чи зобов’язаний роботодавець видати паперову трудову книжку

За загальним правилом, паперову трудову книжку, яка зберігається на підприємстві, видають працівнику в день звільнення. Водночас отримати її можна й продовжуючи працювати на підприємстві. Згідно з пунктом 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону №1217-ІХ, після завершення робіт із внесення відсутніх відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб наявні паперові трудові книжки видають працівникам особисто під підпис.

Також слід зважати на сучасну ст. 48 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), за якою трудова книжка зберігається у працівника. Таку позицію підтримує і Держпраці: роботодавець не має підстав відмовити працівнику паперової у видачі трудової книжки на його вимогу.

Як видати трудові книжки, що зберігаються у відділі кадрів

Тож, якщо паперові трудові книжки працівників досі зберігаються у відділі кадрів, потрібно організувати їх видачу власникам під підпис. Навіть якщо працівник просить залишити книжку на підприємстві, підстав її зберігати після 10 червня вже немає. Крім іншого, подальше зберігання трудової книжки на підприємстві може бути розцінене як порушення інших вимог трудового законодавства.

Проте зверніть увагу, що й дедлайнів із видачі трудових книжок на зберігання працівниками немає.

Щоб організувати видачу паперових трудових книжок, які досі зберігаються у роботодавця, керівник підприємства може видати відповідний наказ із посиланням на 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону №1217 і ст. 48 КЗпП. Працівників ознайомлюють із наказом, після чого видають їм трудові книжки.

Видачу фіксують у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за формою №П-10.

Як закрити Книгу обліку руху трудових книжок наприкінці року

До речі, наближається кінець року, тож варто подбати й про Книгу обліку руху трудових книжок. Якщо всі паперові трудові книжки вже видані працівникам і нових записів не планується, Книгу закриваємо підсумковим записом. У ньому зазначаємо період ведення Книги, загальну кількість записів, а також наявність або відсутність пропусків, повторів та описок. Запис засвідчує відповідальна особа, вказуючи свою посаду, підпис, ім’я та прізвище, а також дату. Після закриття Книгу зберігаємо протягом трьох років, після чого її можна знищити в установленому порядку.

Якщо ж частина трудових книжок ще залишається у роботодавця, Книгу продовжуємо вести у 2027 році.

Слід зауважити, що спеціальних настанов щодо закриття Книги обліку руху трудових книжок немає

Проте, на нашу думку, це варто зробити.

Чи можна надіслати трудову книжку працівнику поштою

І ще один практичний нюанс.

Якщо працівник відсутній на підприємстві, наприклад працює дистанційно або перебуває у відпустці, трудову книжку можна надіслати йому поштою лише за наявності письмової згоди працівника.

Якщо такої згоди немає, книжка залишається у роботодавця до її особистого отримання працівником або до виникнення інших передбачених законодавством підстав для видачі.

Коли та як вносити записи до паперової трудової книжки

Після видачі паперової трудової книжки працівнику роботодавець більше не відповідає за її зберігання. Однак обов’язок вносити записи залишається.

Відповідно до ч. 3 ст. 48 КЗпП, роботодавець на вимогу працівника вносить до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Щоб уникнути непорозумінь, рекомендую передбачити у Правилах внутрішнього трудового розпорядку письмову або усну форму подання такої вимоги. Якщо йдеться про письмову форму, то варто визначити, що йдеться про заяву. Тож варто ще прописати, в яких саме випадках вона надається.

Якщо працівник працевлаштовується вперше, облік його трудової діяльності ведеться в електронній формі. Водночас за бажанням працівника роботодавець зобов’язаний оформити паперову трудову книжку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Цей строк установлено ч. 2 ст. 48 КЗпП.

У такому разі роботодавець заповнює титульну сторінку на підставі паспорта або свідоцтва про народження працівника. Працівник перевіряє дані та підписує титульну сторінку. Її також підписує особа, відповідальна за ведення трудових книжок, і за наявності засвідчує печаткою підприємства або кадрової служби.

Якщо працівник уже працює на підприємстві та просить внести записи до паперової трудової книжки, роботодавець керується п. 2.4 Інструкції № 58. Записи про прийняття, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, нагородження та заохочення вносять після видання відповідного наказу, але не пізніше тижневого строку. У разі звільнення запис вносять у день звільнення. Проте у питанні цих строків не варто буди категоричними.

Навіть у разі, якщо працівник не надав вимогу про внесення запису до трудової книжки у цей строк, рекомендуємо внести відповідний запис. Адже ст. 48 КЗпП приписує роботодавцю вносити записи й не установлює строків для цього.

При цьому забирати книжку на постійне зберігання заборонено – після заповнення вона повертається працівникові.

Чи можна оцифрувати трудову книжку після 10 червня 2026 року

Насамкінець розглянемо, як діяти, якщо після видачі трудової книжки працівнику з’ясувалося, що відомості про стаж не були оцифровані до 10 червня 2026 року.

Тут важливо розуміти: завершення перехідного періоду не означає, що можливість оцифрування документів втрачено або що працівник втрачає страховий стаж. Пенсійний фонд України продовжує приймати сканкопії паперових трудових книжок та інших документів, що підтверджують трудовий стаж. Подати їх можна через вебпортал електронних послуг ПФУ.

Увага! Якщо трудова книжка ще не оцифрована, її все одно потрібно видати на зберігання працівнику

Висновки

1. Після 10 червня 2026 року паперові трудові книжки залишаються актуальними, але мають зберігатися у працівників.
2. Для оформлення видачі варто подбати про наказ керівника, за необхідності – заяву працівника та його підпис у Книзі обліку руху трудових книжок.
3. Якщо працівник не може отримати книжку особисто, її можна надіслати поштою за його письмовою згодою.
4. Роботодавець вносить до паперової трудової книжки передбачені законом записи на вимогу працівника.
5. Якщо відомості про трудову діяльність не оцифровані, документи можна подати до Пенсійного фонду України й після 10 червня 2026 року.

Шаблони та зразки документів:

Енциклопедія кадровика «Трудова книжка після 10.06: що робити з паперовими та як вести електронні»

Читайте більше:

Чи потрібно вносити запис до трудової книжки за виконання обов'язків відсутнього працівника

Перший запис у трудовій книжці у 2026 році: як оформити для працівника на першому місці роботи

Запис про прийняття в трудовій книжці без попереднього запису у 2026 році: чи можна продовжити нумерацію

Скан-копія трудової книжки директора у 2026 році: чи можна ще подати документ

Оцифрували трудову книжку не того працівника: як виправити помилку

Як продовжити нумерацію у трудовій книжці, якщо попередній роботодавець не зробив запису

Трудову книжку досі не оцифровано: що може ускладнити призначення пенсії

Трудові книжки оцифрували, але не видали: чи можна їх видати у вересні 2026 року