Щорічна відпустка з наступного дня: як оформити та погодити виплату відпускних пізніше

1. Щорічна відпустка поза графіком: коли роботодавець може відмовити
2. Як оформити термінову відпустку: заява та наказ
3. Відпустка на один день: чи змінювати графік і що записувати у П-2
4. Відпустка з наступного дня: як погодити виплату відпускних пізніше
5. Висновки

Щорічна відпустка поза графіком: коли роботодавець може відмовити

Одразу скажемо: ми не говоримо про якийсь окремий вид відпустки – йдеться про використання працівником щорічної основної чи додаткової відпустки або її частини, яку працівник просить надати у стислі строки, зокрема з наступного дня чи у п’ятницю з понеділка.

За загальним правилом черговість щорічних відпусток визначає графік. Це передбачає ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки). Однак графік не унеможливлює зміну строків: працівник і роботодавець можуть погодити інший період відпочинку (ст. 11 Закону про відпустки).

Звісно роботодавець може пристати на прохання працівника надати відпустку «на завтра», але може й відхилити її, зважаючи на виробничі потреби. Сама терміновість не зобов’язує його змінювати графік відпусток. Водночас відмова надати відпустку саме у бажаний день не позбавляє працівника права використати її у встановленому порядку.

Проте спочатку варто перевірити: чи має працівник право на щорічну відпустку у зручний для нього час?

Таким правом можуть скористатися, зокрема:

1. неповнолітні працівники;
2. особи з інвалідністю;
3. жінки з двома і більше дітьми віком до 15 років або дитиною з інвалідністю;
4. дружини та чоловіки військовослужбовців.

У таких випадках фактично не можна відмовити із простим посиланням на графік відпусток (ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки).

Під час воєнного стану враховуйте також спецправило. Так, роботодавець може відмовити у щорічній відпустці працівнику, залученому до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або виконання мобілізаційного завдання. Посилатися при цьому такий роботодавець буде на ч. 2 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).

Як оформити термінову відпустку: заява та наказ

Працівник подає заяву, керівник погоджує відпустку, після чого видають наказ.

Увага! Оформлення слід завершити до початку відпустки

Подати таку заяву працівник може у переддень початку відпустки. Тож коли працівник сам просить відпустку поза графіком у стислі строки, чекати два тижні не потрібно (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Докладно про це ми розповідали у консультації «За скільки днів подавати заяву на позапланову відпустку».

Отже, у заяві слід зазначити вид відпустки, бажану дату початку та кількість календарних днів. Якщо переносять уже заплановану відпустку або її частину, варто прямо написати про це. Пояснення на кшталт «за сімейними обставинами» допоможе керівнику оцінити прохання, проте докладно описувати особисті обставини для звичайної щорічної відпустки не обов’язково.

За основу можна взяти заяву про надання щорічної основної відпустки та наказ про її надання за заявою.

У наказі вкажіть ПІБ працівника, вид відпустки, її тривалість, дати початку й закінчення, робочий рік, за який її надають, а як підставу – заяву. Працівника ознайомте з наказом, а інформацію своєчасно передайте бухгалтерії.

Щорічну відпустку можна надати й на один календарний день. Водночас за поділу відпустки її основна безперервна частина має становити щонайменше 14 календарних днів і ця частина не обов’язково повинна бути першою (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). Та інспектору з кадрів слід перевірити залишок днів і дотримання цієї умови за відповідний робочий рік переш ніж оформляти відпустку навіть на 1 к.дн.

Відпустка на один день: чи змінювати графік і що записувати у П-2

Окремо перезатверджувати весь графік через один день відпустки не потрібно. Проте П-2 не замінює документування зміни запланованого періоду відпустки.

Графік зазвичай визначає черговість відпочинку, а Особова картка відображає надані відпустки. Водночас обов’язок вести їх облік установлений ч. 12 ст. 10 Закону про відпустки. Закон не передбачає окремої процедури коригування графіка чи вимоги щоразу видавати саме окремий наказ про внесення змін.

Тому рекомендуємо закріпити порядок коригування у локальному акті підприємства (наприклад, Положенні про відпустки). Для поодинокого випадку зручно зробити в робочому варіанті графіку відпусток (це може бути звичайна електронна таблиця) відмітку про використання для відпустки працівником та внести зміни щодо дат та кількості днів відпочинку які залишилися.

З іншого боку, якщо підприємство оформлює зміни окремим наказом або додатком до графіка, дотримуйтеся цього порядку, зокрема передбаченого ним погодження.

Якщо у графіку визначено лише місяць і відпустка залишається в його межах без зміни запланованої тривалості чи поділу, йдеться про уточнення конкретних дат. Якщо ж день беруть з іншого запланованого періоду, варто відобразити і перенесений день, і залишок.

Кількість днів сама по собі не є підставою ігнорувати зміни. Варіанти оформлення розглянуто в мінікурсі про внесення змін до графіка відпусток.

У розділі V «ВІДПУСТКИ» Особової картки П-2 відображають вид відпустки, період роботи, за який її надано, дати початку й закінчення та наказ-підставу. Відомості до неї вносять про всі використані працівником дні відпусток.

Варто звернути увагу на таку ситуацію.

Відпустка з наступного дня: як погодити виплату відпускних пізніше

За загальним правилом відпускні виплачують до початку відпустки. Це передбачено ч. 5 ст. 115 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки. Інший строк може бути визначений трудовим або колективним договором.

Водночас у разі термінового використання щорічної відпустки можна погодити індивідуальний строк виплати. Параграф 2 ст. 7 Конвенції МОП про оплачувані відпустки (переглянутої у 1970 році) від 24.06.1970 № 132 (далі – Конвенція № 132) дозволяє угодою між працівником і роботодавцем установити інший строк. Йдеться саме про домовленість сторін.

Тут дотримуйтеся такого алгоритму дій:

1. Узгодьте з бухгалтерією конкретну дату виплати, яку підприємство зможе виконати.
2. Зафіксуйте прохання працівника в заяві. Йому варто або написати точну дату, або ж вказати «Оплату за дні відпускні прошу здійснити у найближчий для виплати зарплати строк».
3. У резолюції погодьте і відпустку, і запропонований строк виплати.
4. Видайте наказ, де буде вказано про те, коли має бути проведена виплати відпускних.
5. Нарахуйте та виплатіть усю суму у погоджений строк.

Погодження іншого строку через заяву працівника підтримує і Держпраці.

Чи обов’язковий такий пункт наказу?

Звісно ж прямої законодавчої вимоги немає. Вирішальне значення має погодження іншого строку, а запис у наказі допомагає довести його до бухгалтерії. Тож коли є і заява і наказ маємо підтвердження домовленості сторін.

Увага! Якщо працівник не погоджується на пізнішу виплату, застосовуйте строк, установлений законодавством та відповідним договором. Не оформлюйте згоду заднім числом. Термінове прохання про відпустку саме собою не є згодою отримати гроші пізніше

Висновки

1. Термінову щорічну відпустку поза графіком зазвичай надають за згодою сторін. Перед відмовою перевірте пільги працівника та спеціальні правила воєнного стану.
2. Для оформлення потрібні заява та наказ. Один день відпустки допустимий за дотримання правила про основну безперервну частину.
3. Зміну запланованої відпустки рекомендуємо за потреби відобразити у графіку, а її надання – в особовій картці П-2. Повністю перезатверджувати графік щоразу не потрібно.
4. Пізнішу виплату відпускних погодьте до початку відпустки.

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Наказ про надання частини щорічної основної відпустки

Наказ про внесення змін до графіка відпусток

Графік відпусток на 2026 рік затверджений наказом директора

Читайте більше:

Внесення змін до графіку відпусток протягом року

За скільки днів подавати заяву на позапланову відпустку

Надання відпустки поза графіком: три готові варіанти оформлення

Графік відпусток без точної дати: чи можливо це

Чи можна надати «чорнобильську» відпустку поза графіком

Перенесення відпустки: чи потрібно змінювати графік і видавати новий наказ

Відпустка поза графіком: чи обов’язково зазначати причину

Чи вносити зміни до графіку відпусток, якщо після його затвердження прийняли нових працівників

Як закріпити гнучкий графік відпусток у документах підприємства

За який робочий рік планувати відпустки в графіку для новоприйнятих працівників