Внесення змін до графіку відпусток протягом року

Працівник просить відпустку не в той період, який зазначений у графіку. Для кадровика це означає не просто змінити дату в наказі: потрібно визначити, чи це перенесення відпустки, який документ має подати працівник, чи потрібні зміни до графіка та коли видавати наказ про надання відпустки. Розберімо ці ситуації в мінікурсі

3

22

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати
  1. Графік відпусток: форма документа
  2. Коли виникає необхідність у коригуванні графіка відпусток
  3. Як змінити графік, якщо його вже затверджено
  4. Висновки


Графік відпусток: форма документа


Спочатку нагадаємо, форма графіка відпусток не затверджена на нормативному рівні, його складають у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Складаючи графік, слід дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020, який поширюється на організаційно-розпорядчу документацію незалежно від носія інформації.


Водночас враховуйте, що Мінʼюст наказом від 09.07.2026 №1860/5 затвердив 42 примірні форми кадрових та інших документів. Серед них примірна форма графіка відпусток.

Для вашої зручності ми зібрали усі 42 додатки в одному збірнику й підписали, якого саме документа він стосується. Збірник можуть завантажити собі усі передплатники Кадроленд. А ще усі примірні форми окремо додані у розділі «Документи».

Коли виникає необхідність у коригуванні графіка відпусток


Причина 1. Працівник бажає скористатися щорічної відпусткою раніше або пізніше строку чи періоду, передбаченого графіку відпусток. Для надання щорічної відпустки поза графіком відпусток працівник пише заяву, роботодавець видає наказ. Але залишається відкритим питання, чи коригувати графік відпусток. Про це – у розділі нижче.


Причина 2. Перебуваючи у щорічній відпустці, працівник захворів або настали інші причини для продовження чи перенесення цієї відпустки, визначені у ст. 11 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон про відпустки. Наприклад, працівник повідомив, що невикористані дні щорічної відпустки він бажає перенести на інший період. У такому разі має бути заява від працівника про перенесення щорічної відпустки та відповідний наказ роботодавця. Про варіанти коригування графіку відпусток нижче.


Причина 3. Протягом року з’являються нові працівники.


Як змінити графік, якщо його вже затверджено


Найбільше запитань виникає щодо внесення змін до графіка відпусток протягом року. Законодавство не визначає окремого порядку, за яким роботодавець має змінювати вже затверджений графік. Тому порядок таких змін доцільно визначити в локальному акті підприємства – наприклад, передбачити, як оформлюють перенесення щорічної відпустки або її використання в інший період, та де фіксують новий період її надання.


На практиці можливі три варіанти.


1. Зробити запис у графі «Примітки».


У графіку зазначають новий погоджений період надання відпустки. Наприклад: «Узгоджено новий період надання – вересень» або «Узгоджено новий період надання – з 01.09.2026 по 14.09.2026».


2. Передбачити у графіку відпусток спеціальну графу, де відзначати інформацію про перенесення щорічної відпустки у випадках, передбачених ст. 11 Закону про відпустки.


3. Перезатвердити графік.


У такому разі оформлюють графік у новій редакції та погоджують його з профспілкою, а за її відсутності – з уповноваженим представником трудового колективу.


4. Оформити зміни наказом.


Видають наказ про внесення змін до графіка відпусток, а наказ зберігають разом із графіком. Такий спосіб також застосовують з урахуванням установленого на підприємстві порядку погодження.


Отже, не потрібно щоразу складати графік заново. Головне – належно оформити зміну та зазначити новий період відпустки.


Лайфхак: якщо змін небагато, їх можна оформити наказом про внесення змін до графіка відпусток або записом в графі «Примітки». Якщо ж змін багато, доцільніше затвердити графік відпусток на відповідний рік у новій редакції.


Висновки


  1. Графік відпусток можна змінювати протягом року. Необхідність у змінах виникає, наприклад, у разі перенесення щорічної відпустки на виконання ст. 11 Закону про відпустки, узгодження між працівником та роботодавцем нового періоду використання щорічної відпустки.
  2. Для внесення змін у графік відпусток застосовують такі підходи: коригування через графу «Примітки» або графу для перенесення відпусток, видання наказу про внесення змін до графіка відпусток, перезатвердження графіка відпусток.


Шаблони та зразки документів:


Графік відпусток на 2026 рік затверджений наказом директора

Заява про перенесення відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю

Заява про надання щорічної основної відпустки

Наказ про перенесення відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Наказ про надання частини щорічної основної відпустки

Наказ про внесення змін до графіка відпусток


Мінікурси на тему:


Графік відпусток 2026: коли затверджувати, як оформити та кого включати

Щорічна відпустка поза графіком: коли можна, як оформити, кому (не) відмовити

Оформлення щорічної відпустки за графіком: заява, повідомлення, наказ, П-2, відпускні, табель


Статті та консультації на тему:


Надання відпустки поза графіком: три готові варіанти оформлення

Графік відпусток без точної дати: чи можливо це

Чи можна надати «чорнобильську» відпустку поза графіком

Перенесення відпустки: чи потрібно змінювати графік і видавати новий наказ

Відпустка поза графіком: чи обов’язково зазначати причину

Чи вносити зміни до графіку відпусток, якщо після його затвердження прийняли нових працівників

Як закріпити гнучкий графік відпусток у документах підприємства

Відпустку використано в 2025 році: що показувати в графіку на 2026 рік

За який робочий рік планувати відпустки в графіку для новоприйнятих працівників

Наталія Вовченко

Експерт

Наталія Вовченко

Редакторка kadroland, експерт з трудового права та кадрового обліку

✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
3

22

19

7

836

1

125

1

111

1

138

2

44

3

2000

2

1859

1

123

1

114

2

52

1

40

8

2913

2

105

3

172

5

502

2

479

16

1484

6

3646

3

405