ТОП 7 питань про штатний розпис: міжнародний код, обов’язковість і назви посад у ЄРК-КП

1. Чи обов’язково мати штатний розпис у 2026 році
2. Чи обов’язково застосовувати примірну форму штатного розпису
3. Чи потрібно вносити до штатного розпису міжнародний код професії
4. Чи потрібно змінювати назви посад через появу ЄРК-КП
5. Чи можна використовувати назву посади, якої немає в ДК 003:2010
6. Як правильно підібрати назву посади, якщо потрібної немає в Класифікаторі
7. Чи можна уточнювати назву посади та додавати до неї слова
8. Висновки

Чи обов’язково мати штатний розпис у 2026 році

Питання стало дискусійним після втрати чинності Господарським кодексом України 28 серпня 2025 року. Частина третя ст. 64 Господарського кодексу України передбачала, що підприємство самостійно визначає організаційну структуру, чисельність працівників і штатний розпис. Після скасування Кодексу ця норма більше не діє.

Водночас Міністерство економіки в листі від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09 висловило позицію, що штатний розпис на підприємстві є обов’язковим з огляду на необхідність забезпечення прав працівників.

Для бюджетних установ діють спеціальні правила: пункт 37 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 №228, передбачає затвердження штатних розписів.

Отже, для бюджетних установ вимога нормативно визначена. Щодо звичайних підприємств після скасування ГКУ питання потребує обережного підходу з урахуванням позиції Мінекономіки та внутрішніх документів роботодавця.

Проте наша позиція: штатний розпис має бути, оскільки закриває одразу кілька практичних питань. Так, у штатному розписі одразу можна визначити оргструктуру, показати диференціацію окладів, а ще у разі звільнення за скороченням вирішується питання щодо посад або штатних одиниць, які планують скоротити.

Чи обов’язково застосовувати примірну форму штатного розпису

Варто відзначити, що форма штатного розпису для бюджетних установ затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57.

Для комерційних підприємств є тільки примірна форма штатного розпису, затверджена наказом Мінʼюсту від 09.07.2026 №1860/5. За потреби нею можуть скористатися й ФОП-роботодавці.

При цьому варто відзначити, що роботодавці можуть самостійно приймати рішення застосовувати примірну форму штатного розпису або ні. Може бути й прийняте рішення про приведення примірної форми під потреби підприємства. А можна скористатися формою штатного розпису у довільній формі.

Тобто обов’язку застосовувати саме примірну форму штатного розпису немає

Чи потрібно вносити до штатного розпису міжнародний код професії

Ні, сама наявність міжнародного коду в Єдиного реєстру кваліфікацій – Класифікатора професій (далі – ЄРК – КП) не означає, що його потрібно обов’язково зазначати у штатному розписі. Пояснюємо.

Примірна форма штатного розпису, затверджена наказом Мінʼюсту від 09.07.2026 №1860/5, передбачає графу «Код за Єдиним реєстром кваліфікацій – Класифікатором професій».

При цьому ЄРК – КП містить, зокрема, код професії за ДК 003:2010 (тобто код за КП) та код за міжнародною стандартною класифікацією видів занять (код ISCO-08).

Тобто у підприємств немає обов’язку зазначати код ISCO-08. При цьому й коди за КП також залишаються чинними.

Тому вважаємо, що допустимо обрати один із варіантів:

1. вказувати код за КП або
2. вказувати і код за КП, і код ISCO-08.

Чи потрібно змінювати назви посад через появу ЄРК-КП

Ні. Поява ЄРК-КП сама по собі не є підставою для автоматичної зміни назв посад у штатному розписі.

Відповідно до постанови КМУ № 1387, реєстр містить відомості про професії, професійні кваліфікації, коди за ДК 003:2010 та ISCO, а також професійні стандарти й кваліфікаційні характеристики. Тобто його призначення – систематизувати відповідну інформацію, а не автоматично змінювати кадрові документи роботодавців.

Інша ситуація – коли кадровик виявив, що назва посади не відповідає ДК 003:2010 або правилам утворення професійних назв робіт. Тоді потрібно окремо перевірити правильність формулювання та визначити, чи необхідно внести зміни до кадрових документів.

Отже, перевіряти назви посад варто, але не через сам факт появи реєстру, а з огляду на відповідність застосованих назв чинним правилам.

Чи можна використовувати назву посади, якої немає в ДК 003:2010

У ЄРК-КП можна знайти назви професій, однак на етапі запуску реєстру в ньому відображалися й такі назви, як «HR-менеджер», яких немає серед професійних назв робіт ДК 003:2010 .

Тому під час добору назви посади варто перевіряти саме Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 , з урахуванням чинних змін.

Не варто обирати назву посади лише тому, що вона сучасна, поширена на ринку праці або є в переліку ЄРК-КП. Спочатку потрібно перевірити, чи відповідає вона професійним назвам робіт у Класифікаторі.

Як правильно підібрати назву посади, якщо потрібної немає в Класифікаторі

Орієнтуйтеся не лише на назву, а насамперед на зміст роботи. Починати потрібно з трудових функцій працівника та специфіки його роботи, а не з назви, яку використовують у вакансіях.

Стаття 4-1 КЗпП України визначає професію як сукупність близьких за трудовими функціями видів трудової діяльності, які можуть вимагати певної професійної та/або освітньої кваліфікації працівника. Отже, ключовим орієнтиром є трудові функції, а не модна назва посади.

Наприклад, перш ніж зазначати в штатному розписі назву «рекрутер», потрібно з’ясувати, які саме функції виконуватиме працівник. Далі слід перевірити професійні назви робіт у ДК 003:2010 і визначити найбільш відповідний варіант.

Для пошуку можна використовувати ключові слова, що описують роботу: «персонал», «зайнятість» тощо. Якщо професія складна або належить до специфічної сфери, наприклад IT, варто перевірити кілька варіантів і зіставити їх із реальними функціями працівника.

Чи можна уточнювати назву посади та додавати до неї слова

Так, але потрібно дотримуватися правил утворення професійних назв робіт.

Якщо знайдена професійна назва роботи потребує уточнення, його можна додати праворуч, наприклад «з персоналу». Водночас не можна довільно переставляти слова в назві або змінювати її структуру так, що вона перестає відповідати Класифікатору.

Для утворення похідних назв використовують правила ДК 003:2010 , зокрема додаток В. Він містить допустимі похідні слова, які допомагають уточнювати назви або розмежовувати рівні посад.

Так само дефіс у назві використовують тоді, коли він передбачений відповідною професійною назвою роботи. Самостійно об’єднувати дві професії дефісом не варто.

Висновки

1. Штатний розпис є обов’язковим для бюджетних установ. Разом із тим, попри відсутність прямої законодавчої вимоги для звичайних підприємств, рекомендуємо мати штатний розпис, адже він допомагає визначити організаційну структуру, забезпечити диференціацію окладів та належно оформити скорочення посад або штатних одиниць.
2. Для бюджетних установ форма штатного розпису затверджена нормативно, а комерційні підприємства та ФОП-роботодавці можуть використовувати примірну форму, адаптувати її під власні потреби або розробити штатний розпис у довільній формі.
3. Зазначати міжнародний код професії ISCO-08 у штатному розписі необов’язково: роботодавець може вказувати лише код за КП або одночасно код за КП та код ISCO-08.
4. При розробці назви посади чи професії, яка вказується в штатному розписі та інших кадрових документах, слід орієнтуватися на Класифікатор професій 2010.

Шаблони та зразки документів:

Навігатор кадровика «Перехід на Єдиний реєстр кваліфікацій – Класифікатор професій: доля назв посад та посадових інструкцій»

Помічник кадровика «Новий Класифікатор професій після 02.05: що об’єднає, коли запрацює, як формувати назви посад»

Читайте більше:

Штатний розпис на 2027 рік: чи обов’язково зазначати код ISCO-08

ЗАТВЕРДЖЕНО чи ЗАТВЕРДЖУЮ: який гриф правильно використовувати у штатному розписі

Чи можна мати посаду водія у штатному розписі без автомобіля

Штатний розпис-2027: чи зазначати, якщо працівник працює на «пів ставки»

Як привести штатний розпис у відповідність до Класифікатора професій: покроковий алгоритм