🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Щорічна основна та щорічна додаткова відпустки: чи можна поєднати в одному наказі
Чи правомірно оформлювати щорічну основну та щорічну додаткову відпустку одним наказом? Відповідь – у публікації
Право на відпустки мають усі громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої приналежності, а також громадяни, які працюють за трудовим договором у фізичної особи. При цьому слід враховувати наявність обумовлених воєнним станом обмежень щодо тривалості та видів відпусток. Але обмеження – це не повна заборона, тож ситуація, коли працівнику надається щорічна та додаткова відпустка зустрічається доволі часто. Як наслідок – виникає питання можливості оформити обидві відпустки одним наказом.
Види щорічних відпусток
Умови, тривалість та порядок надання відпусток працівникам визначають Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП).
Законом про відпустки передбачено наступні види щорічних відпусток:
- основна відпустка (ст. 6);
- додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7);
- додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8);
- інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
Основна відпустка – це відпустка, право на яку мають всі працівники. А додаткову відпустку надають понад тривалість основної відпустки за однією з підстав.
Оформлення надання відпустки
Оформлення надання працівникові відпустки будь-якого виду здійснюється шляхом видання розпорядчого документа. Найпоширеніший вид такого документа – наказ з кадрових питань (у військових чи в воєнізованих структурах такі накази мають традиційну назву – накази з особового складу).
В окремих установах (місцеві адміністрації чи органи місцевого самоврядування) таким видом розпорядчого документа (відповідно до законодавства про них) є розпорядження.
У практичній діяльності кадрових служб часто виникає питання про можливість включати пункти про надання працівнику щорічної основної та додаткової відпустки до одного наказу.
Відповідь на це запитання можна знайти в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), згідно п. 7 гл.10 розд.IІ яких до одного розпорядчого документа, зокрема, наказу не може включатися інформація, яка згідно із нормативно-правовими актами має різні строки зберігання.
Таким чином, під час підготовки проєкту наказу керівника про надання працівникові основної та додаткової відпусток, важливо мати на увазі цю законодавчо визначену вимогу.
Строки зберігання кадрових наказів
Основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання наказів, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), згідно якого, для наказів з кадрових питань визначені такі строки зберігання:
- 75 років (тривалий строк зберігання);
- 5 років (тимчасовий строк зберігання).
Тривалий строк зберігання встановлено для наказів, що містять інформацію, яка пов’язана із забезпеченням соціального захисту громадян. До таких документів належать накази, які підтверджують відомості про трудову діяльність громадянина, а саме:
- підтвердження страхового стажу роботи працівника (накази про прийняття, звільнення);
- рівня заробітної плати (встановлення окладів, надбавок, доплат тощо);
- роботу в шкідливих та важких умовах праці тощо.
Саме наказ про надання відпустки певного виду (наприклад, додаткової відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами праці), свідчить про наявність на його робочому місці відповідних факторів, що є підставою для надання такої відпустки.
У подальшому ці обставини можуть впливати на розмір пенсії або на призначення нинішньому працівникові пенсії за віком на пільгових умовах.
Для наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток, як основної так і додаткової, відповідно до Переліку № 578/5, визначено тимчасовий строк зберігання – 5 років, тобто, він є однаковим.
Громадянам, які працюють в шкідливих та важких умовах, законодавством (Закон про охорону праці) встановлено певні пільги, зокрема, пільгова пенсія). Тому, зважаючи на соціальну значущість інформації, що міститься в наказах про надання додаткових відпусток, працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, встановлено тривалий строк зберігання – 75 років.
Кількість відпусток та кількість наказів
В одному наказі можна поєднувати інформацію про надання працівникові як основної відпустки, так і додаткової відпустки (наприклад, за ненормований робочий день), враховуючи однаковий строк зберігання таких наказів – 5 років.
Винятком є надання щорічної додаткової відпустки за роботу у шкідливих та важких умовах.
Так як в наказі про надання відпустки за роботу в шкідливих та важких умовах міститься інформація, яка може знадобитися і через досить тривалий час (років за 20, а то й значно більше), наприклад, для підготовки архівом чи кадровою службою на запит працівника або членів його родини, чи органів Пенсійного фонду або інших установ довідки про підтвердження стажу роботи працівника в шкідливих чи важких умовах.
Інші види додаткових відпусток (саме додаткових, бо не всі відпустки, що надаються працівникові поза його основною відпусткою, відповідно до законодавства відносяться до категорії додаткових) можна оформлювати разом з наданням щорічної основної відпустки, тобто одним наказом.
Джерело: kadroland
Вихідний у День Незалежності України: як 24.08.2026 зробити неробочим днем і дати працівникам відпочити
У 2026 році День Незалежності України припадає на понеділок, 24 серпня. Попри те, що під час воєнного стану немає святкових та неробочих днів через призупинення норм ст.73 КЗпП, багато роботодавців прагнуть надати працівникам вихідний саме цього дня. Розглянемо, які є законні варіанти зробити це та як правильно оформити рішення
Підтвердження критичності за спрощеною процедурою: Мінекономіки повідомляє результат листом
Підприємства почали отримувати від Мінекономіки листи про результати розгляду документів за спрощеною процедурою підтвердження критичності. Після позитивної відповіді зміни щодо строку дії рішення внесуть до Єдиного переліку, а повторно звертатися не потрібно
Як не втратити пенсію через неоплачувану відпустку
За період перебування працівника в неоплачуваній відпустці за нього не сплачується ЄСВ, а отже, такий період не зараховується до страхового стажу. Водночас працівник може сплатити добровільні внески самостійно і не втратити страховий стаж для призначення пенсії
Наказ про обов'язкове повідомлення про зміну облікових даних
Розглянемо, як оформити наказ про обов'язкове повідомлення працівниками роботодавця про зміну військово-облікових даних відповідно до п. 34 Порядку № 1487, щоб забезпечити своєчасне внесення змін до персонального військового обліку та виконання обов'язку щодо інформування ТЦК та СП. Зразок наказу допоможе роботодавцю організувати ведення військового обліку відповідно до вимог чинного законодавства України.
Кому потрібно передавати сканкопії до ПФУ після 2 серпня
З 2 серпня ПФУ не матиме права вимагати від громадян документи для призначення пенсії, якщо необхідні відомості вже містяться в державних електронних реєстрах. Водночас за відсутності в реєстрах необхідних даних особу проінформують про необхідність подати відповідні документи. Зокрема, це можна зробити шляхом передачі сканкопій на вебпортал ПФУ
Нова постанова КМУ про реєстр «Оберіг»: що містить, як працює і як перевірити свої дані
Міноборони повідомило, що Уряд затвердив актуальний порядок ведення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів (ЄДРПВР) постановою КМУ від 29.07.2026 № 981. Документ визначає, як до нього вносять та оновлюють дані, як виправляють помилки та як людина може безоплатно отримати інформацію про себе
Пенсії, соцвиплати та прожитковий мінімум можуть змінитися: що готують у Раді
У Верховній Раді та Мінсоцполітики обговорили майбутні зміни у пенсійній системі, соціальних виплатах і порядку визначення прожиткового мінімуму. Дізнайтеся більше про підготовку комплексної реформи
Архівний опис справ з кадрових питань: правила складення, відповідальні особи та зразок
Складення архівного опису справ з кадрових питань викликає ряд питань навіть у досвідчених кадровиків. Хто має бути укладачем цього опису? Яку форму використовувати? Чим він відрізняється від опису справ відділу кадрів? Схвалювати чи погоджувати цей опис на засіданні експертної комісії? Відповіді на ці та інші практичні питання – у статті
Про оскарження мобілізації. Зміни в бронюванні. Скасування «спрощеної» критичності. Звіт про квоту 4% до 10.08 🙋♀️ Ранковий кадровик від 31.07.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору
Відпустка для догляду за дитиною до 6 років: оформлення від А до Я
Сьогодні все частіше трапляються випадки, коли дитина й після виповнення трьох років потребує домашньої опіки. Перед батьками та роботодавцями постають питання: як оформити відпустку для догляду за дитиною до 6 років? Які документи потрібні? Хто саме може піти у відпустку? Чи можна її перервати та вийти на роботу? Відповіді у нашій статті
Працівника мобілізували «за добу» без ВЛК: суд скасував призов
Військовозобов'язаного фактично за одну добу доставили до ТЦК, провели «експрес-ВЛК» та направили до військової частини. Суд розглянув справу, встановив порушення процедури проходження ВЛК, скасував висновок про придатність, наказ про призов і наказ про зарахування до військової частини. Водночас рішення ще не набрало законної сили та може бути оскаржене
Внесок за невиконання нормативу 4%: хто може не платити і не звітувати
Хто подає звіт та сплачує внесок за невиконання нормативу 4%: головне підприємство чи відокремлений підрозділ? ДПС в індивідуальній податковій консультації зазначає: все залежить від юридичного статусу підрозділу
Підприємство «переїхало», а працівник відмовляється працювати в новому місці: що вирішив Суд
Під час воєнного стану роботодавці нерідко змушені переміщувати підприємство або переводити працівників на роботу в іншу місцевість. Але чи може працівник відмовитися від такого переведення і які наслідки матиме його рішення? Таке питання стало причиною судового позову від працівника. Верховний Суд визначив, коли роботодавець має право звільнити працівника, а коли відмова від переведення не є підставою для припинення трудових відносин
Бронювання після останніх змін: запитання і відповіді для тих, хто остаточно заплутався
Ви запитуєте — ми відповідаємо. Після останніх змін у питаннях критичності та бронювання роботодавці масово звертаються до нас із однаковими запитаннями. Ми зібрали найпоширеніші з них в одному матеріалі.
Мінімалка – 9546 грн, прожитковий мінімум – 3691 грн: профспілки подали пропозиції до Держбюджету-2027
У 2027 році мінімальну зарплату планують підвищити до 9546 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 3691 грн. Профспілки вважають такі показники недостатніми та підготували свої пропозиції до проєкту Держбюджету-2027
