Щорічна основна та щорічна додаткова відпустки: чи можна поєднати в одному наказі

Право на відпустки мають усі громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої приналежності, а також громадяни, які працюють за трудовим договором у фізичної особи. При цьому слід враховувати наявність обумовлених воєнним станом обмежень щодо тривалості та видів відпусток. Але обмеження – це не повна заборона, тож ситуація, коли працівнику надається щорічна та додаткова відпустка зустрічається доволі часто. Як наслідок – виникає питання можливості оформити обидві відпустки одним наказом.

Види щорічних відпусток

Умови, тривалість та порядок надання відпусток працівникам визначають Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП).

Законом про відпустки передбачено наступні види щорічних відпусток:

1. основна відпустка (ст. 6);
2. додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7);
3. додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8);
4. інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Основна відпустка – це відпустка, право на яку мають всі працівники. А додаткову відпустку надають понад тривалість основної відпустки за однією з підстав.

Оформлення надання відпустки

Оформлення надання працівникові відпустки будь-якого виду здійснюється шляхом видання розпорядчого документа. Найпоширеніший вид такого документа – наказ з кадрових питань (у військових чи в воєнізованих структурах такі накази мають традиційну назву – накази з особового складу).

В окремих установах (місцеві адміністрації чи органи місцевого самоврядування) таким видом розпорядчого документа (відповідно до законодавства про них) є розпорядження.

У практичній діяльності кадрових служб часто виникає питання про можливість включати пункти про надання працівнику щорічної основної та додаткової відпустки до одного наказу.

Відповідь на це запитання можна знайти в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), згідно п. 7 гл.10 розд.IІ яких до одного розпорядчого документа, зокрема, наказу не може включатися інформація, яка згідно із нормативно-правовими актами має різні строки зберігання.

Таким чином, під час підготовки проєкту наказу керівника про надання працівникові основної та додаткової відпусток, важливо мати на увазі цю законодавчо визначену вимогу.

Строки зберігання кадрових наказів

Основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання наказів, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), згідно якого, для наказів з кадрових питань визначені такі строки зберігання:

1. 75 років (тривалий строк зберігання);  
2. 5 років (тимчасовий строк зберігання).

Тривалий строк зберігання встановлено для наказів, що містять інформацію, яка пов’язана із забезпеченням соціального захисту громадян. До таких документів належать накази, які підтверджують відомості про трудову діяльність громадянина, а саме:

1. підтвердження страхового стажу роботи працівника (накази про прийняття, звільнення);
2. рівня заробітної плати (встановлення окладів, надбавок, доплат тощо);
3. роботу в шкідливих та важких умовах праці тощо.

Саме наказ про надання відпустки певного виду (наприклад, додаткової відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами праці), свідчить про наявність на його робочому місці відповідних факторів, що є підставою для надання такої відпустки.

У подальшому ці обставини можуть впливати на розмір пенсії або на призначення нинішньому працівникові пенсії за віком на пільгових умовах.

Для наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток, як основної так і додаткової, відповідно до Переліку № 578/5, визначено тимчасовий строк зберігання – 5 років, тобто, він є однаковим.

Громадянам, які працюють в шкідливих та важких умовах, законодавством (Закон про охорону праці) встановлено певні пільги, зокрема, пільгова пенсія). Тому, зважаючи на соціальну значущість інформації, що міститься в наказах про надання додаткових відпусток, працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, встановлено тривалий строк зберігання – 75 років.

Кількість відпусток та кількість наказів

В одному наказі можна поєднувати інформацію про надання працівникові як основної відпустки, так і додаткової відпустки (наприклад, за ненормований робочий день), враховуючи однаковий строк зберігання таких наказів – 5 років. 

Винятком є надання щорічної додаткової відпустки за роботу у шкідливих та важких умовах.

Так як в наказі про надання відпустки за роботу в шкідливих та важких умовах міститься інформація, яка може знадобитися і через досить тривалий час (років за 20, а то й значно більше), наприклад, для підготовки архівом чи кадровою службою на запит працівника або членів його родини, чи органів Пенсійного фонду або інших установ довідки про підтвердження стажу роботи працівника в шкідливих чи важких умовах.

Інші види додаткових відпусток (саме додаткових, бо не всі відпустки, що надаються працівникові поза його основною відпусткою, відповідно до законодавства відносяться до категорії додаткових) можна оформлювати разом з наданням щорічної основної відпустки, тобто одним наказом.

Джерело: kadroland