Щорічна основна та щорічна додаткова відпустки: чи можна поєднати в одному наказі
Чи правомірно оформлювати щорічну основну та щорічну додаткову відпустку одним наказом? Відповідь – у публікації
Право на відпустки мають усі громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої приналежності, а також громадяни, які працюють за трудовим договором у фізичної особи. При цьому слід враховувати наявність обумовлених воєнним станом обмежень щодо тривалості та видів відпусток. Але обмеження – це не повна заборона, тож ситуація, коли працівнику надається щорічна та додаткова відпустка зустрічається доволі часто. Як наслідок – виникає питання можливості оформити обидві відпустки одним наказом.
Види щорічних відпусток
Умови, тривалість та порядок надання відпусток працівникам визначають Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП).
Законом про відпустки передбачено наступні види щорічних відпусток:
- основна відпустка (ст. 6);
- додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7);
- додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8);
- інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
Основна відпустка – це відпустка, право на яку мають всі працівники. А додаткову відпустку надають понад тривалість основної відпустки за однією з підстав.
Оформлення надання відпустки
Оформлення надання працівникові відпустки будь-якого виду здійснюється шляхом видання розпорядчого документа. Найпоширеніший вид такого документа – наказ з кадрових питань (у військових чи в воєнізованих структурах такі накази мають традиційну назву – накази з особового складу).
В окремих установах (місцеві адміністрації чи органи місцевого самоврядування) таким видом розпорядчого документа (відповідно до законодавства про них) є розпорядження.
У практичній діяльності кадрових служб часто виникає питання про можливість включати пункти про надання працівнику щорічної основної та додаткової відпустки до одного наказу.
Відповідь на це запитання можна знайти в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), згідно п. 7 гл.10 розд.IІ яких до одного розпорядчого документа, зокрема, наказу не може включатися інформація, яка згідно із нормативно-правовими актами має різні строки зберігання.
Таким чином, під час підготовки проєкту наказу керівника про надання працівникові основної та додаткової відпусток, важливо мати на увазі цю законодавчо визначену вимогу.
Строки зберігання кадрових наказів
Основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання наказів, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), згідно якого, для наказів з кадрових питань визначені такі строки зберігання:
- 75 років (тривалий строк зберігання);
- 5 років (тимчасовий строк зберігання).
Тривалий строк зберігання встановлено для наказів, що містять інформацію, яка пов’язана із забезпеченням соціального захисту громадян. До таких документів належать накази, які підтверджують відомості про трудову діяльність громадянина, а саме:
- підтвердження страхового стажу роботи працівника (накази про прийняття, звільнення);
- рівня заробітної плати (встановлення окладів, надбавок, доплат тощо);
- роботу в шкідливих та важких умовах праці тощо.
Саме наказ про надання відпустки певного виду (наприклад, додаткової відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами праці), свідчить про наявність на його робочому місці відповідних факторів, що є підставою для надання такої відпустки.
У подальшому ці обставини можуть впливати на розмір пенсії або на призначення нинішньому працівникові пенсії за віком на пільгових умовах.
Для наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток, як основної так і додаткової, відповідно до Переліку № 578/5, визначено тимчасовий строк зберігання – 5 років, тобто, він є однаковим.
Громадянам, які працюють в шкідливих та важких умовах, законодавством (Закон про охорону праці) встановлено певні пільги, зокрема, пільгова пенсія). Тому, зважаючи на соціальну значущість інформації, що міститься в наказах про надання додаткових відпусток, працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, встановлено тривалий строк зберігання – 75 років.
Кількість відпусток та кількість наказів
В одному наказі можна поєднувати інформацію про надання працівникові як основної відпустки, так і додаткової відпустки (наприклад, за ненормований робочий день), враховуючи однаковий строк зберігання таких наказів – 5 років.
Винятком є надання щорічної додаткової відпустки за роботу у шкідливих та важких умовах.
Так як в наказі про надання відпустки за роботу в шкідливих та важких умовах міститься інформація, яка може знадобитися і через досить тривалий час (років за 20, а то й значно більше), наприклад, для підготовки архівом чи кадровою службою на запит працівника або членів його родини, чи органів Пенсійного фонду або інших установ довідки про підтвердження стажу роботи працівника в шкідливих чи важких умовах.
Інші види додаткових відпусток (саме додаткових, бо не всі відпустки, що надаються працівникові поза його основною відпусткою, відповідно до законодавства відносяться до категорії додаткових) можна оформлювати разом з наданням щорічної основної відпустки, тобто одним наказом.
Джерело: kadroland
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Порядок №76 хочуть змінити: для кого правила бронювання можуть переглянути
До Кабміну звернулися з невідкладними пропозиціями щодо підтримки бізнесу в умовах війни. Серед них – зміни до Порядку №76, які мають дозволити окремим підприємствам зберігати підвищений ліміт бронювання працівників до 100%

Заброньований працівник не повернувся з-за кордону після відпустки: дії роботодавця
Реалії воєнного стану в Україні зумовлюють потребу чіткого контролю за переміщенням заброньованих працівників. І ситуація, коли такий працівник виїхав у відпустку за кордон і не повернувся, стає для роботодавця серйозним кадровим і юридичним викликом. Адже підприємство можуть позбавити статусу критично важливого

Помилки у військовому обліку можуть стати підставою для відповідальності: що пропонують у Раді
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16014-1, який пропонує посилити відповідальність за порушення порядку ведення військового обліку, незаконний призов та порушення під час військово-лікарської експертизи. Зокрема, окремі норми стосуватимуться службових осіб, ТЦК та СП, ВЛК і військових службових осіб

Критичність – онлайн, єдині правила і нова квота: як можуть змінити бронювання працівників
Квота 50% для бронювання працівників може бути не остаточною – ІТ-бізнес пропонує диференційований підхід залежно від ролі компанії та її внеску. Водночас Львівський ІТ Кластер виступає за електронне отримання критичності та однакові правила її підтвердження для Мінцифри й обласних військових адміністрацій. Що саме пропонують змінити – далі

«Резерв+» показує неправильні дані: що можна виправити в застосунку, а що – тільки в ТЦК
У «Резерв+» виявили неправильні або застарілі дані? Не всю інформацію можна змінити безпосередньо в застосунку. Частину відомостей можна оновити самостійно, а для виправлення інших доведеться звертатися до ТЦК та СП. Пояснюємо, які документи можуть знадобитися

З 10 вересня відстрочка в «Резерв+» для ще однієї категорії: які умови та як оформити
У «Резерв+» розширили перелік педагогічних працівників, які можуть оформити відстрочку онлайн. Тепер така можливість доступна вчителям та іншим педагогам закладів загальної середньої освіти. Розповідаємо, які умови перевіряє система, які дані мають бути актуальними в АІКОМ і ПФУ та що робити, якщо відстрочку не вдалося оформити з першого разу

Перевірки Держпраці під час воєнного стану: для роботодавців готують нові правила
Позапланові перевірки Держпраці під час воєнного стану можуть проводитися за новими правилами. Проєкт змін до Постанови №303 пропонує визначити критерії, за яких роботодавців не перевірятимуть, а також випадки, коли контроль буде можливий незалежно від відповідності цим критеріям. Документ перебуває на обговоренні до 14 вересня – розповідаємо, що пропонують змінити та що варто врахувати роботодавцям

Через скільки місяців стартап-резидент Дія Сіті може подати документи на критичність
Підприємство зареєстроване у березні 2026, а у квітні отримало статус резидента Дія Сіті як стартап. Із травня почався відлік трьох місяців, протягом яких потрібно отримати дохід у розмірі 20 000 євро. Для отримання критичності також потрібно підтвердити, що за останні шість місяців середня зарплата становила 1 200 євро. Чи можна включити до цього шестимісячного періоду березень і квітень, тобто подати документи у вересні, чи потрібно чекати до листопада?

50%, 60%, 70% чи 100%: як роботодавцю визначити розмір лікарняних працівника
ПФУ нагадав роботодавцям правила оплати тимчасової непрацездатності. Розмір допомоги залежить від страхового стажу, а для окремих категорій працівників передбачена виплата у розмірі 100% середньої зарплати

Посадова інструкція начальника очисних споруд
Посадова інструкція начальника очисних споруд визначає основні завдання, обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до працівника відповідно до ДКХП. Використовуйте зразок посадової інструкції начальника очисних споруд як основу та адаптуйте її до специфіки роботи підприємства

9 жовтня – крайній строк для частини бронювань: кому потрібно терміново подати документи
9 вересня ДЕСС оновила Перелік критично важливих релігійних організацій. Ті, хто не потрапив до нового списку, можуть втратити статус критично важливих, а бронювання священнослужителів буде анульовано. Організаціям із чинним бронюванням до 9 жовтня варто якнайшвидше подати документи на його продовження

Оплата праці за новим Трудовим кодексом: що може змінитися для роботодавців
В Україні пропонують оновити правила оплати праці: проєкт нового Трудового кодексу передбачає новий підхід до мінімальної зарплати, чіткіші правила її розрахунку, рівну оплату за рівнозначну роботу та додаткові обов’язки роботодавців. Розбираємо, що може змінитися, якщо законопроєкт ухвалять у запропонованій редакції

Оцифрувати трудову книжку можна й зараз: як подати документи до ПФУ та перевірити ЕТК
Не встигли оцифрувати паперову трудову книжку? Це можна зробити й зараз – самостійно через вебпортал ПФУ або особисто в сервісному центрі. Розповідаємо, хто може подати скани, як перевірити статус звернення та що важливо знати роботодавцям про оцифрування трудових книжок

Дистанційку скасували, а працівник не вийшов до офісу: коли можливе звільнення
Роботодавець може законно припинити дистанційну роботу та вимагати повернення працівника до офісу, але сама неявка ще не означає прогул. Адвокат розібрала, коли працівника можуть звільнити, як його мають повідомити про зміну умов роботи та які причини відсутності роботодавець зобов’язаний перевірити

Компенсація за затримку зарплати: таблиця індексів для вересня 2026
У разі затримки виплати зарплати роботодавець повинен нарахувати та виплатити компенсацію втрати частини доходів, нарахованих у зв’язку з порушенням строків їх виплати. Держстат повідомив, що індекс інфляції за серпень 2026 складає 100,1%. З огляду на нього ми розрахували для вас показники для обчислення суми компенсації у вересні 2026 року – дивіться таблицю







