До особової справи працівника залучають оригінали заяв працівника (прийняття, переведення, зміна прізвища, звільнення) чи їх копії?
У особовій справі зберігають оригінали заяв.
Так у пункті 12 гл. 2 р. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) передбачено, що в особовій справі мають зберігатися й заяви про прийняття, переведення, звільнення.
Зокрема, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групують в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):
- заява про прийняття на роботу;
- письмовий трудовий договір (контракт);
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
- особовий листок з обліку кадрів;
- доповнення до особового листка з обліку кадрів;
- автобіографія;
- копія паспорта;
- копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- копія військово-облікового документа (за наявності);
- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
- копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
- копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
- характеристики;
- копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
- документи з атестації;
- заява про звільнення з роботи;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.
Отже, в особовій справі зберігають саме заяви про прийняття на роботу, про переведення, звільнення, сумісництво, зміну облікових даних (строк зберігання особових справ 75 років). І, як бачимо, стосовно заяв не йдеться про копії. Тож зберігають в особовій справі оригінали таких заяв.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Стаття на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Брошури та чеклісти:
Практичний посібник кадрових документів «Заповнюємо особову картку П-2 та формуємо особову справу»
Шаблони та зразки документів:
Опис справ з кадрових питань (особового складу)