Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності

Спочатку з’ясуємо, навіщо накази поділені на такі види та чому так важливо їх розрізняти.

Як відомо, мета підприємства, зафіксована в його статуті, визначає напрями діяльності цього підприємства.

Головними напрямами діяльності підприємства зазвичай є:

1. управлінська діяльність (менеджмент);
2. фінансово-економічна діяльність;
3. маркетингова діяльність;
4. виробнича діяльність;
5. обліково-контрольна діяльність;
6. інноваційна діяльність.

З метою розв'язання питань із зазначених видів діяльності керівник підприємства за власною ініціативою або ініціативою структурних підрозділів підприємства видає накази з основної діяльності (далі – наказ з ОД).

Зазначимо, що згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, назва цього виду наказу має синонім – наказ з основних питань діяльності. Чи про один і той самий наказ мовиться? Так, це допустимі терміни-синоніми. Просто зміст кількох чинних нормативно-правових актів (навіть у межах однієї сфери діяльності) може різнитися.

Крім важливих основних питань діяльності, керівники підприємств приймають рішення з другорядних питань (так званих адміністративно-господарських) і видають відповідні накази (далі – наказ з АГП). Існує ще третій вид наказів – накази з кадрових питань. Але нині ми не будемо їх розглядати.

Зрозуміло, що накази з ОД і накази з АГП мають різну значущість.

За змістом наказу з ОД можна дослідити:

1. усі етапи діяльності та розвитку підприємства від його створення до припинення;
2. зміни, що вносилися до його структури та / або основних напрямів діяльності;
3. склад колегіальних дорадчих органів цього підприємства;
4. наявність важливих локальних нормативних актів та змін до них.

Тоді як накази з АГП містять лише рішення оперативного і господарського характеру, тож відповідно не мають жодної культурної, наукової або виробничої цінності.

У разі віднесення державним архівом певного підприємства до списку юридичних осіб – джерел комплектування архіву накази з ОД цього підприємства будуть визнані документами Національного архівного фонду (далі – НАФ) і прийняті на довічне зберігання. А накази з АГП будь-якого підприємства будуть знищені після завершення граничного строку зберігання.

Ось чому так важливо розрізняти ці види наказів.

Спільні риси наказів з ОД і АГП

Накази з ОД та з АГП мають однаковий склад реквізитів та однаковий порядок підготовки.

Нижче подано уніфіковану форму наказу.

Скориставшись наведеною уніфікованою формою, можна підготувати не лише наказ з ОД, але і наказ з АГП.

Зауважимо, що накази варто оформляти на спеціальному бланку – бланку наказу (з кутовим або поздовжнім розташуванням реквізитів). Якщо такий бланк не заведено на підприємстві, то наказ оформлюють на загальному бланку підприємства або на стандартних аркушах паперу формату А4, дотримуючись вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

У шапці бланка максимально можуть бути зафіксовані такі постійні реквізити згідно з ДСТУ 4163:2020:

1. зображення Державного Герба України (тільки для підприємств, які згідно зі статутом мають право використовувати державну символіку);
2. зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування), зареєстроване у встановленому законодавством порядку (для підприємств, які не мають право використовувати державну символіку на бланках);
3. найменування юрособи вищого рівня (для підвідомчих підприємств);
4. найменування підприємства – автора наказу;
5. код підприємства за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (далі – ЄДРПОУ);
6. назва виду документа – НАКАЗ;
7. місце складення документа.

На додачу до вищезазначеного фіксуються обмежувальні позначки для оформлення змінних реквізитів:

1. дата видання документа;
2. реєстраційний індекс документа;
3. заголовок до тексту документа;
4. відмітка про контроль.

У повністю оформленому та опрацьованому наказі, крім зазначених вище реквізитів, максимально можуть бути ще такі:

1. текст документа;
2. гриф обмеження доступу до документа (за потреби);
3. підпис;
4. візи документа;
5. гриф погодження документа (за потреби);
6. відмітка про виконання документа;
7. відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації (за потреби).

Вимоги до реквізитів докладно розглянуто у статті «Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020», а способи реєстрації наказів – у статті «Три способи реєстрації наказів».

Відмінні риси наказів з ОД і АГП

Основна відмінність зазначених видів наказів полягає у ступені важливості їх змісту, індексації та строках зберігання.

Особливості змісту наказів

Як ми вже зазначали, зміст наказів з ОД стосується найважливіших питань управлінської та виробничої діяльності підприємства, зокрема:

1. планування;
2. звітності;
3. фінансування;
4. організації роботи;
5. удосконалення структури;
6. розподілу функцій та повноважень між посадовими особами;
7. створення колегіальних дорадчих органів;
8. уведення в дію локальних нормативних документів – положень, правил, інструкцій, регламентів тощо.

На відміну від змісту наказів з ОД зміст наказів з АГП стосується менш важливих питань, зокрема таких як:

1. організація та проведення певних заходів (наприклад, інвентаризації, поточного ремонту будівель і приміщень підприємства, поліпшення санітарного стану та благоустрою прилеглих до будівель територій);
2. облаштування робочих місць, зокрема забезпечення працівників офісними меблями та технікою, інформаційно-комунікаційними ресурсами, інвентарем, канцелярськими товарами тощо;
3. запровадження незначних змін у роботі окремих структурних підрозділів чи працівників підприємства, встановлення певних обмежень тощо (наприклад, обмеження у користуванні мобільним зв’язком, заборона тютюнопаління у приміщеннях підприємства, призначення чергових по підприємству тощо).

При цьому зміст усіх наказів має відповідати чинному законодавству.

Особливості індексації наказів

Накази з ОД реєструють окремо від наказів з АГП і зберігають в окремих справах. Реєстраційний індекс наказу з ОД визначають відповідно до журналу реєстрації наказів з ОД, а реєстраційний індекс наказу з АГП – відповідно до журналу реєстрації наказів з АГП. Під час реєстрації наказам з ОД надають цифровий індекс (наприклад, № 123), а наказам з АГП – літерно-цифровий індекс (наприклад, № 153-АГП або 321-а/г).

Строки зберігання наказів

На підприємствах, віднесених до джерел формування НАФ, накази з ОД згідно з графою 3 п. «а» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), мають строк зберігання «Постійно». Це означає, що такі накази є документами НАФ і підлягають довічному зберіганню.

На підприємствах, що не належать до джерел формування НАФ, накази з ОД згідно з графою 4 п. «а» ст. 16 Переліку № 578/5 мають строк зберігання «До ліквідації підприємства». Це означає, що ці розпорядчі документи безстроково зберігають на підприємстві, а у разі його ліквідації вони підлягають експертизі цінності. І залежно від її результатів можуть бути знищені за винятком тих, що зачіпають права громадян і мають бути передані за описами справ на подальше зберігання до місцевих архівних установ, створених місцевими органами виконавчої влади або органами місцевого самоврядування саме для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.

Строк зберігання наказів з АГП для всіх без винятку підприємств згідно з п. «в» ст. 16 Переліку – 5 років.

Накази в електронній формі та їх засвідчені паперові копії

За умови запровадження на підприємстві системи електронного документообігу (далі – СЕД) накази з АГП як електронні документи тимчасового строку зберігання, засвідчені кваліфікованим електронним підписом керівника підприємства, створюють, опрацьовують, виконують і зберігають у СЕД до моменту їх знищення, на відміну від електронних наказів з ОД, з яких для подальшого зберігання і використання виготовляють і засвідчують паперові копії відповідно до законодавства. Зокрема, в абз. 7 п. 193 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55, встановлено:

для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання, створених в електронній формі, уповноважений засвідчувач виготовляє паперові копії таких документів, які він засвідчує.

І на завершення цікава та водночас корисна відповідь на запитання, яке може виникнути у багатьох.

Який строк зберігання потрібно встановити для справ із наказами, сформованими за попередні роки існування підприємства, якщо раніше на підприємстві не розрізняли накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, і такі справи вже оправлені, пронумеровані та підготовлені для передавання до архіву?

Максимальний строк зберігання.

Якщо у справи помилково сформовані документи з різними строками зберігання, то для таких справ встановлюють максимальний строк зберігання. Наприклад, накази з ОД на підприємстві, у діяльності якого не створюються документи НАФ, мають тривалий строк зберігання – «До ліквідації підприємства», а строк зберігання наказів з АГП тимчасовий – 5 років. Проте, якщо такі накази було згруповано в одну справу та перегруповувати їх вже недоцільно, бо справа прошита і пронумерована, то такій справі встановлюють максимальний з двох строк зберігання – «До ліквідації підприємства», який обов’язково зазначають на титульному аркуші справи.

Висновки

1. Накази з ОД і накази з АГП мають однаковий склад і місце розташування реквізитів, визначені у ДСТУ 4163:2020, а також однаковий порядок підготовки, візування, підписання та виконання.
2. Відмінність зазначених видів наказів полягає в їх змісті, індексації та строках зберігання, а також особливостях зберігання та формування у справи за умови запровадження на підприємстві СЕД.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Статті на тему:

Види та класифікація наказів підприємства

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Три способи реєстрації наказів

Спільний наказ двох підприємств одного рівня: як оформити належним чином

Шаблони та зразки документів:

Наказ про затвердження реєстраційних індексів наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності