Припинення трудових відносин через смерть працівника: особливості та кадрові документи

1. Дата припинення трудового договору та оформлення наказу
2. Запис до трудової книжки
3. Трудова книжка: кому віддати
4. Заповнення особової картки П-2
5. Заповнення табеля обліку робочого часу
6. Розрахунок із померлим працівником
7. Висновки

Дата припинення трудового договору та оформлення наказу

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин, а саме, видати відповідний наказ та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім'ї або спадкоємцям.

Разом із тим припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника має певні нюанси, які впливають і на оформлення кадрових документів.

Нюанс 1. Припинення трудового договору відбувається тільки на підставі підтвердних документів.

Підставою для припинення трудових відносин у зв’язку:

1. зі смертю буде належним чином оформлене свідоцтво про смерть (форма свідоцтва затверджена Постановою КМУ «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 10.11.2010 №1025;
2. з визнанням судом працівника безвісно відсутнім – рішення суду, що набрало законної сили;
3. з оголошенням померлим – рішення суду, що набрало законної сили, свідоцтво про смерть.

Таким чином підставою для припинення трудових відносин з померлим працівником є належним чином оформлене свідоцтво про смерть або ж рішення суду. Без указаного документа, припинити трудовий договір із таким працівником не можна. Тому потрібно дочекатись документів і тільки після їх отримання припиняти трудовий договір.

Свідоцтво про смерть мають надати родичі або інші особи, які здійснили поховання.

Отримали свідоцтво про смерть чи рішення суду? Зробіть з нього копію та на підставі цього документу видавайте наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника.

Нюанс 2. Дата видання наказу не буде збігатися із датою припинення трудового договору.

Відповідно до п. 2.26 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту та Мін’юсту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58) днем звільнення вважається останній день роботи. Якщо працівник помер у той день, коли за графіком у нього був вихідний, або під час перебування у відпустці, під час хвороби, то датою припинення трудового договору теж слід вважати дату смерті, а не фактичний останній день роботи.

Таким чином датою припинення трудових відносин є дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть, незалежно від дати наказу (розпорядження) і від того, працював у цей день померлий працівник чи ні (був у відпустці, хворів тощо) (лист Мінсоцполітики від 31.12.2010 №284/06/186-10). Тож дата припинення трудового договору у вас не буде збігатись із датою видання наказу і це не є помилкою.

Увага! Наказ про припинення трудового договору буде виданий пізніше дати смерті, але в наказі зазначайте дату припинення трудового договору – дату смерті працівника

Під час видання наказу про звільнення слід посилатися п. 8-2 ч. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) – припинення трудового договору у разі смерті працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим. На неї є посилаємося у трудовій книжці працівника та додатку 5 до Податкового розрахунку.

Зразок наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника

Нюанс 3. Видача копії наказу про звільнення.

Статтею 47 КЗпП передбачено, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Тобто у звичайних умовах при звільненні працівника йому надається копія наказу про звільнення. При припиненні трудового договору у зв’язку зі смертю працівника це не можливо зробити. Тому рекомендуємо копію наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин надати родичам померлого працівника.

Запис до трудової книжки

Якщо трудова книжка зберігалась у роботодавця, то потрібно до неї внести запис про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника. Заповнюють її відповідно до Інструкції №58, а саме зазначають:

1. у графі 1 – порядковий номер запису;
2. у графі 2 – дату припинення трудового договору. Тут проставляємо число, місяць, рік смерті працівника згідно зі свідоцтвом про смерть;
3. у графі 3 – «Припинено трудовий договір у зв’язку зі смертю, п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП»;
4. у графі 4 – документ, що став підставою для внесення запису (наказ, розпорядження та ін.), його дату і номер. Тут зазначаємо фактичну дату видання наказу. Вона зазвичай не збігається з датою смерті працівника. Проте у наказі датою припинення трудового договору повинна бути саме дата смерті, зазначена у документі, що підтверджує смерть працівника.

Якщо працівник був прийнятий після 10.06.2021 року, і трудова книжка зберігалась у такого працівника, то роботодавець може вносити записи до трудової книжки тільки на вимогу працівника. Оскільки працівник помер, то відповідної вимоги не буде, тому і запис до трудової книжки, що зберігається у працівника, не вносимо.

Трудова книжка: кому віддати

Відповідно до п. 4.3 Інструкції №58, у разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. Для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати свої документи:

1. паспорт;
2. документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження тощо);
3. письмову заяву з копіями документів (засвідчені в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинний зв’язок і місце реєстрації заявника.

Якщо за трудовою книжкою ніхто не звернувся, то зберігайте її у відділі кадрів протягом 2 років окремо від інших трудових книжок. Якщо і після спливу цього строку документ ніхто не забере, його потрібно зберігати в архіві підприємства протягом 50 років. І тільки після закінчення зазначеного строку її можна буде знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції №58).

Заповнення особової картки П-2

Відомості про припинення трудових відносин потрібно внести до особової картки працівника (типова форма №П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656).

У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначайте дату припинення трудового договору відповідно до наказу. Також зазначайте причину припинення трудового договору – «у зв’язку зі смертю», а також серію, номер та дату видачі свідоцтва про смерть.

Заповнення табеля обліку робочого часу

Як ми з’ясували, наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника буде виданий після смерті працівника. І до моменту видання такого наказу працівника потрібно показувати в табелі обліку робочого часу, адже підстав для виключення його з облікової кількості працівників ще немає.

Тож відображайте такого працівника із кодом «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин). Після надання свідоцтва про смерть та видання наказу про припинення трудового договору можна буде зробити коригуючий табель.

Розрахунок із померлим працівником

При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення (ст. 116 КЗпП). До належних сум загалом відносять зарплату за фактично відпрацьований час, лікарняні, компенсацію за невикористану відпустку, допомогу на поховання. Зверніть увагу: якщо працівник помер, перебуваючи на лікарняному, то останній день хвороби, на який припала дата смерті, також підлягає оплаті. Про це раніше зазначав ФСС у листі від 12.02.2015 №5.2-32-316.

Якщо у працівника є невикористані дні щорічної відпустки (основна та додаткова) або соцвідпустки працівникам, які мають дітей, то потрібно нарахувати компенсацію. При чому у наказі про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю вказується кількість днів невикористаної щорічної відпустки та додаткової відпустки для працівників, які мають дітей.

Увага! Якщо померлий працівник перевикористав дні відпустки, то при проведенні остаточного розрахунку відрахування із заробітної плати за час відпустки не здійснюють (ч. 3 ст. 22 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»). Також не потрібно утримувати відпускні, якщо працівник помер під час перебування у відпустці

Кому виплатити належні померлому працівнику кошти?

За правилами ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності – входять до складу спадщини. Так само і грошова компенсація за невикористану відпустку у разі смерті працівника, що не була одержана за життя, виплачується членам сім’ї такого працівника, а у разі їх відсутності – входить до складу спадщини. Тобто і зарплату, і компенсацію відпустки слід виплатити членам сім’ї померлого працівника.

Відповідно до ст. 3 Сімейного кодексу України сім'ю складають особи, які одночасно:

1. спільно проживають;
2. пов'язані спільним побутом;
3. мають взаємні права та обов'язки.

Тобто кошти, які належали померлому працівнику виплачуєте за заявою членам сім’ї такого померлого працівника. Окрім заяви слід додати певні підтвердні документи.

По-перше – свідоцтво про смерть працівника.

По-друге – документи, які підтверджують, що той, хто звернувся, був членом сім’ї померлого працівника. Такими документами можуть бути:

1. для дружини (чоловіка) – свідоцтво про шлюб;
2. для неповнолітньої дитини – свідоцтво про народження (про всиновлення);
3. для інших родичів – документи, які підтверджують факти перебування з померлим у кровній спорідненості та спільного з ним проживання.

Якщо ніхто не звертається за належними померлому виплатами, то рекомендуємо надіслати на адресу померлого рекомендований лист, щоб повідомити про належні суми працівникові.

Якщо за коштами ніхто не з’являється, то можна:

1. зберігати кошти, які належать померлому працівникові, на рахунку підприємства до появи спадкоємців;
2. звернутися до послуг нотаріуса (державного чи приватного), який здійснює діяльність у нотаріальному окрузі за місцем виконання зобов’язання. Підприємство як боржник може погасити свій борг шляхом внесення належної померлому працівнику заробітної плати на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 №113-0-2-12/13.1).

Висновки

1. Датою припинення трудових відносин із померлим працівником є дата його смерті, зазначена у свідоцтві про смерть.
2. Наказ про припинення трудового договору буде виданий після смерті працівника.
3. Підстава для припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника – ч. 8-2 ст. 36 КЗпП.
4. Належні суми зарплати, лікарняних, компенсації за невикористані відпустки передаються членам її сім’ї, а в разі їх відсутності – входять до складу спадщини.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Cлужбова записка про звільнення працівника у зв'язку зі смертю

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника (у ФОП)

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника

Заява родича померлого працівника про надання матеріальної допомоги на поховання

Наказ про надання матеріальної допомоги на поховання родичу померлого працівника

Заява від родича померлого працівника про видачу трудової книжки

Заява родича померлого працівника про пересилання його трудової книжки поштою

Розписка про отримання трудової книжки родичем померлого

Заява від родича померлого працівника (щодо виплати зарплати померлого та видачі трудової книжки)