Складаємо списки персонального військового обліку та формуємо справи
Персональний військовий облік ведуть на основі списків військовозобов’язаних та резервістів. Згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487), ці списки поділяються на чотири основні групи:
- Список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу.
- Список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу.
- Список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок.
- Список персонального військового обліку призовників.
До кожної групи слід сформувати окрему справу, в якій зберігають копії військово-облікових документів (ВОД) відповідних категорій.
Справа зберігається окремо для кожного списку, навіть якщо в ньому є лише одна особа. Це означає, що об’єднання справ з копіями документів для різних груп заборонене!
Окрема справа: виключення, зняття з в. о. до / після 18.05.2024
Окрема справа формується для громадян, яких виключено з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі, відповідно до Порядку № 1487. Це працівники віком до 60 років. Адже існує досить низька ймовірність, що прийде працевлаштовуватися особа з вищого офіцерського складу (ст. 5 Закону України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу»).
Слід зазначити, що до 18 травня 2024 року з військового обліку виключали громадянина, якого призивали чи приймали на військову службу (скажімо, контрактника). Проте з 18 травня поточного року в такій самій ситуації громадянина вже знімають з військового обліку (див. Порядок проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 560).
І, до речі, про призов резервіста чи військовозобов’язаного на військову службу під час мобілізації, на особливий період в його військово-обліковому документі робиться відмітка про зняття з військового обліку у зв’язку з призовом на військову службу під час мобілізації.
Тому радимо в окремій справі зберігати копії ВОД:
- визнаних непридатними до військової служби;
- військовозобов’язаних: виключених з військового обліку до 18 травня поточного року і знятих з військового обліку з 18.05.2024 і пізніше.
Закриття року: оновлення військової справи
Персональний військовий облік ведемо в межах календарного року. Після закінчення року слід вдатися до переформатування справ. Зокрема:
- Вилучення копій ВОД:
- звільнених з роботи;
- виключених з військового обліку: непридатних до військової служби, тих, які досягли граничного віку перебування в запасі, через призов або прийняття на військову службу (до 18.05.2024);
- знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу (з 18.05.2024 і пізніше).
- Формування з копій ВОД окремої поточної справи:
- виключених з в. о.: визнаних непридатними до військової служби або через призов чи прийняття на військову службу (до 18.05.2024);
- знятих з в. о. через призов або прийняття на військову службу (з 18.05.2024 і пізніше).
- Формування архівної справи: копії ВОД звільнених працівників або виключених з в. о. у зв’язку з досягненням граничного віку перебування в запасі переміщуються до архівної справи зі строком зберігання «доки є потреба». Підприємства самостійно встановлюють строк зберігання, але не менше одного року!
Порядок зберігання архівних справ
Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях від 18.05.2015 №1000/5 строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи.
Архівні справи, які зберігають в структурному підрозділі, підлягають вилученню та знищенню після закінчення строку зберігання. Під час знищення оформлюють акт, що містить зведені дані про вилучення документів, не віднесених до Національного архівного фонду.
Висновки
- Персональний військовий облік ведемо на основі списків військовозобов’язаних та резервістів за 4 групами.
- До кожної групи формують окрему справу з копіями ВОД. Копії ВОД виключених з військового обліку військовозобов’язаних до 18 травня поточного року і знятих з військового обліку з 18.05.2024 зберігають в окремій справі.
- Після закінчення року справи необхідно переглянути та вилучити документи, які вже не мають практичного значення. Архівування здійснюють відповідно до строків зберігання, що визначає підприємство.
Джерело: kadroland