Додаток 5 Списки персонального військового обліку 2025/2026: складання, реєстрації, зберігання та внесення змін

1. Загальні вимоги законодавства
2. Правила ведення списків
3. Групи списків персонального військового обліку
4. Заповнення списків персонального військового обліку
5. Актуальні питання щодо складання і заповнення списків
6. Роздрукування, підписання, реєстрація списків персонального військового обліку
7. Зберігання списків персонального військового обліку
8. Зміни до списків персонального військового обліку
9. Відомість оперативного обліку
10. Висновки

Загальні вимоги законодавства

Порядок ведення військового обліку регламентується Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі - Порядок №1487).

Обов’язок роботодавця вести списки персонального військового обліку передбачений п. 33, п.34 Порядку №1487, згідно з якими роботодавець має забезпечити повноту і достовірність облікових даних, що вносяться до списків.

Зазначимо, що обов’язок роботодавців вести персональний військовий облік своїх працівників у списках з’явився з 5 січня 2023 року – дати набрання чинності Порядку №1487. Раніше такий облік здійснювався за допомогою особових карток працівників (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495/656).

Правила ведення списків

Правила ведення та зберігання списків наведені, зокрема, у п. 36–43 Порядку №1487, а також є в інших пунктах цього документа. Форма, за якою мають складатися списки, наведена у додатку 5 до Порядку №1487.

При цьому, з 31.07.2025 діє нова форма списку персонального військового обліку. Отже, усі підприємства, що ведуть військовий облік, з цієї дати повинні були перейти на нову форму списків.

Списки можна вести в паперовій чи електронній формі.

Протягом 5 днів з моменту виникнення обставин, що потребують відображення у списках, слід внести інформацію до списків персонального військового обліку.

Наприклад, у разі прийняття на роботу чи звільнення з роботи військовозобов’язаного інформація про це у п’ятиденний строк вноситься до списків персонального військового обліку.

Групи списків персонального військового обліку

Списки необхідно складати окремо за такими групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

Важливо розуміти, що дані усіх військовозобов’язаних жінок, незалежно від того чи це жінка – офіцер, чи жінка, що відноситься до рядового, сержантського, старшинського складу, вносяться до третього списку. Тобто, усі жінки обліковуються в одному списку.

У списку 4 групи (призовники) не повинно бути осіб, яким більше 25 років. Тому якщо особа після досягнення 25 років не зверталася в ТЦК, її поставлять на військовий облік військовозобов’язаних протягом 30 днів з дня досягнення вказаного віку з одночасним присвоєнням військового звання “солдат (матрос) запасу” та зазначенням другої категорії запасу.

Отже, роботодавець через 30 днів після досягнення працівником 25-річного віку може переносити дані працівника зі списку призовників до списку персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу і вимагати у працівника надання нового військово-облікового документу.

Звертаємо увагу, працівнику не потрібно звертатися до ТЦК, достатньо завантажити (оновити) електронний військово-обліковий документ і його роздруківку надати роботодавцю.

Заповнення списків персонального військового обліку

У додатку 5 до Порядку №1487 наведено не тільки саму форму списків, а й перелік інформації, яка зазначається в облікових записах списку кожної групи. За допомогою цього переліку можна безпомилково заповнити графи списків.

В п. 1 Примітки до додатка 5 до Порядку №1487 зазначено, що графи заповнюються згідно з паспортом громадянина України та військово-обліковим документом, який призовник, військовозобов’язаний, резервіст надав під час працевлаштування на роботу (службу), вступу на навчання.

Отже, при заповненні списків не потрібно шукати інформацію, її слід брати з паспорту та військово-облікового документу.

Пояснення щодо заповнення граф списків можна побачити в нашому Довіднику.

Актуальні питання щодо складання і заповнення списків

Чи потрібно складати список певної групи, якщо на підприємстві немає працівників, що належать до цієї групи?

Ні, не потрібно. Якщо на підприємстві немає працівників, які належать до відповідної групи, то список за цією групою не складається. Наприклад, якщо у вас нема військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок, то список за третьою групою складати не потрібно.

Що робити, якщо у військовозобов’язаного є і паперовий документ старого зразка, і новий електронний військово-обліковий документ у застосунку «Резерв+»?

Про це ми детально розповідали в нашій Консультації

Як заповнити графу 6 списку, якщо у військовому квитку немає VIN-коду?

Про це ми розповідали на нашому Мінікурсі.

Роздрукування, підписання, реєстрація списків персонального військового обліку

Відповідно до п. 40 Порядку №1487 щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку підписуються керівником, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства.

Отже, на початку 2026 року потрібно буде сформувати списки з інформацією станом на 1 січня 2026 року. До 25 січня 2026 року потрібно буде роздрукувати ці списки, підписати та зареєструвати.

Нагадаємо, що такий порядок затверджується на підприємстві відповідно до вимог, встановлених Правилами № 1000/5. Так, правила реєстрації документів у діловодстві визначені гл. 3 розд. III Правил №1000/5. Відповідно до п. 7 гл. 3 розд. III Правил №1000/5, на підприємстві може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова або автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Якщо документообіг на підприємстві невеликий (до 600 документів на рік), то доцільно застосовувати журнальну форму реєстрації, використовуючи для цього форми журналів, наведених в додатках 5-7 Правил №1000/5.

Зберігання списків персонального військового обліку

Як визначено у п.п.37 та 38 Порядку №1487 списки формуються у справу та зберігаються разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

В окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які були виключені (зняті) з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі.

Зверніть увагу, до 31.07.2025 категорії списків зберігалися у різних справах. З наведеної дати усі категорії списків зберігаються в одній справі. Крім того, створюється ще одна справа для зберігання документів тих осіб, що були виключені з обліку до досягнення 60 років.

Отже, до 25 січня 2026 року ви повинні роздрукувати, підписати, зареєструвати і зберігати списки вже за новою формою.

Разом з тим, слід продовжити зберігання списків, які були роздруковані, підписані і зареєстровані станом на 01.01.2024 та 01.01.2025.

Зміни до списків персонального військового обліку

Якщо відбуваються зміни у даних, що містяться у списках персонального військового обліку, відповідальна особа протягом 5 днів з моменту надання їй документів, що підтверджують зміни, або відображення в електронній формі інформації, що міститься у таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного додатка Порталу Дія вносить відповідні зміни до списків персонального військового обліку.

Відомість оперативного обліку

Інформація про кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів має вноситися до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Ця відомість також ведеться у паперовій або електронній формі, оформлюються відповідно Додатку 12 до Порядку №1487 і мають зберігатися разом зі списками персонального військового обліку.

Висновки

1. Військовий облік ведеться за списками.
2. Форма списку наведена у додатку 5 до Порядку №1487.
3. Списки ведуться за групами, але зберігаються в одній справі.
4. Списки ведуться в електронній чи паперовій формі і щороку до 25 січня (станом на 1 січня) слід роздрукувати, підписати і зберігати списки.
5. Відомості оперативного обліку роздруковуються, підписуються і зберігаються разом зі списками.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (в редакції̈ постанови КМУ від 30.07.2025 №916)

Витяг зі списків персонального військового обліку (в редакції̈ постанови КМУ від 30.07.2025 №916)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Мінікурс на тему:

Як заповнити нову форму списків військового обліку (додаток 5): приклади та поради

Заброньовані сумісники за іншим підприємством у списках (графа 14) за новою формою

Статті та консультації на тему:

Військовий облік у Excel: заповнення списків (додаток 5), відомості (додаток 12) та повідомлення (додаток 4)

Звіряння списків із ТЦК: як правильно зробити витяг і не нарватися на штраф

Два ВОД – паперовий і з «Резерв+»: за яким вести військовий облік на підприємстві

Скільки цифр ВОС вписувати в графу 8 Списків

«Чужі» заброньовані у Відомості оперативного обліку (додаток 12)

Бронь за іншим підприємством: що писати у графі 14

Повторне прийняття працівника протягом року: як правильно внести до списку за додатком 5

Чи зберігати і як зберігати списки з військового обліку (додаток 5) старого формату