Підписання керівником документів під час лікарняного або відпустки

1. Робота під час відпустки: правова позиція органів контролю
2. Позиція судових органів
3. Робота під час лікарняного: ризики
4. Варіанти «заміни» керівника
5. Як краще діяти
6. Висновки

Робота під час відпустки: правова позиція органів контролю

Заборон щодо підписання керівником документів під час відпустки немає.

Разом з тим, податкові органи, Держпраці, Мінсоцполітики неодноразово висловлювали свою думку, яка полягає в наступному.

Відпустка є формою відпочинку, гарантованою усім працівникам ст. 45 Конституції України. У період відпустки працівник не зобов’язаний виконувати роботу, обумовлену трудовим договором.

Відповідно, працівник має бути увільнений від виконання своїх посадових обов’язків на час відпустки. Тобто працівники, які перебувають у відпустці, з погляду трудового законодавства не можуть вважатися такими, що виконують у цей період роботу, обумовлену трудовим договором

Міністерство соціальної політики України у листі від 17.10.2016 №376/06/186-16 зазначає, що під час відпустки працівник не зобов'язаний виконувати свої посадові обов'язки, оскільки відпустка є формою відпочинку. Отже, виконання посадових обов'язків під час відпустки суперечить її суті.

Варто зазначити, що судові інстанції також неодноразово висловлювали свою позицію та у більшості випадків приймають рішення на користь суб’єкта господарювання.

Позиція судових органів

Актуальна судова практика – постанова Верховного Cуду від 08.02.2024 у справі №640/9838/19. Справа розглядалася і переглядалася судами впродовж п'яти років – з 2019 по 2024 рік. Верховний Суд підтримав позицію підприємства, зазначивши, що ані КЗпП, ані Закон України «Про відпустки» не містять застережень щодо обмежень функцій працівника під час перебування у відпустці чи в інший період відпочинку, передбачений трудовим договором. Більше деталей цієї справи ми висвітлювали тут.

Таким чином, законодавство не забороняє керівнику підписувати документи під час відпустки. Водночас якщо ви не готові до захисту інтересів в суді, краще передати повноваження на підписання документів на час відпустки керівника іншій особі.

Робота під час лікарняного: ризики

Така ситуація теж трапляється, хоча її розглядають набагато рідше. Проте, формально аргументи, які застосовують контролери до підписання документів під час відпустки, можуть бути застосовані й в разі підписання документів під час лікарняного.

До того ж тут є ще одна «заковика».

Відповідно до ч. 2 ст. 16 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування»: застраховані особи, які в період отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності порушують режим, встановлений лікарем, втрачають право на таку допомогу з дня допущення порушення на строк, що встановлюється рішенням органу, який призначає допомогу по тимчасовій непрацездатності.

А отже, цілком можлива ситуація, коли підписання (особливо, якщо воно відбулося не дистанційно!) документів у період непрацездатності, визнають «порушенням режиму» і позбавлять керівника допомоги. Причому, якщо це буде виявлено під час перевірки, то не виключено, що підприємству доведеться повернути допомогу за весь період тимчасової непрацездатності, яка була оплачена коштом ПФУ.

Варіанти «заміни» керівника

Повноваження директора під час його відсутності може виконувати заступник (за наявності такої посади в штаті), тимчасовий заступник або «виконуючий обов’язки».

Повноваження заступника щодо виконання обов’язків директора на час його відсутності можуть бути прописані в статуті та/або в посадовій інструкції заступника керівника. В такому випадку заступник стає підписантом «автоматично» за відсутності керівника. Доплату за виконання обов’язків керівника здійснювати не потрібно: заступник отримує свій оклад, оскільки виконання функцій за керівника входить в його посадові обов’язки.

Питання тимчасового заступництва ми розглядали тут.

Якщо ж у посадовій інструкції працівника не передбачене виконання обов’язків директора на час його відсутності, то це будуть додаткові обов’язки, які передбачають додаткову оплату. В такому випадку говорять про призначення «виконуючого обов’язки».

Виконувати обов’язки директора на час його відсутності може будь-який інший працівник, якому делеговані відповідні повноваження. Оформити це можна шляхом видання наказу.

Крім наказу, уповноважити іншу особу на підписання документів або здійснення інших повноважень довірителя можна шляхом видання відповідної довіреності.

Як краще діяти

Незважаючи на судову практику, органи контролю, зокрема Державна податкова служба та Держпраці, можуть ставити під сумнів дійсність документів, підписаних керівником під час відпустки та лікарняного.

Уявімо, що директор підприємства перебуває у відпустці, але підписує фінансові документи дистанційно. Під час податкової перевірки органи контролю можуть визнати такі документи недійсними, аргументуючи це тим, що підписання відбулося в період відпочинку, коли працівник не повинен виконувати своїх обов'язків.

З підписанням кадрових документів трохи простіше, але Держпраці також висловлювало позицію щодо неправомірності підписання документів під час відпустки.

Отже, можливість у судовому порядку відстояти правомірність підписання документів керівником під час відпустки є. Але, якщо ви не налаштовані на судову тяганину, пропонуємо наступні безпечні кроки, як «пережити» відпустку чи непрацездатність керівника:

1. призначити тимчасово виконуючого обов’язки (ТВО). На період відпустки або лікарняного керівника рекомендується призначити ТВО з правом підпису необхідних документів. Це може бути оформлено відповідним наказом по підприємству;
2. оформити електронний підпис для ТВО. Якщо передбачається підписання електронних документів, слід оформити кваліфікований електронний підпис (КЕП) на особу, яка виконуватиме обов'язки керівника. Передача особистого КЕП іншій особі заборонена;
3. уникнення підписання документів під час відпустки/лікарняного, щоб уникнути можливих претензій з боку органів контролю. ​

Висновки

1. Законодавство не містить прямої заборони на підписання документів під час відпустки чи лікарняного, така практика може викликати питання з боку органів контролю.
2. Для мінімізації ризиків рекомендується офіційно передавати повноваження на підписання документів іншій особі на період відсутності керівника або головного бухгалтера.

Шаблони та зразки документів:

Заява-згода про тимчасове виконання обов'язків директора

Наказ про тимчасове заступництво

Протокол загальних зборів учасників про призначення виконуючого обов'язки директора Товариства

Наказ про призначення тимчасово виконуючим обов'язки директора (мобілізація)

Наказ про призначення тимчасово виконуючим обов'язки директора

Статті та консультації на тему:

Головбух, директор у відпустці підписали документи: наслідки пояснив юрист

Виконання обов’язків відсутнього працівника: варіанти та оформлення

Директор чи відповідальний за ВО йде у відпустку: чи подавати до ТЦК Додаток 1