Обкладинка особової справи працівника: як оформити і підписати правильно

Як правильно підписати папку з особової справи по працівнику?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом і заповнювати змінну інформацію від руки.


Обкладинку (титульний аркуш) особової справи оформляють відповідно до додатка 18 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5).


Написи на обкладинці роблять чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою (п. 9 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5).


У разі зазначення точних календарних дат зазначаються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

Довго шукаєте необхідний документ або його зразок? Наш Консультант з документів вже готовий допомогти! Якщо раптом не знайшли потрібного, сміливо замовляйте підготовку необхідного шаблону або зразка документа

Якщо у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка робиться про це запис «У справі є документи за ____ роки».


На обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису без врахування:


  1. аркушів внутрішнього опису;
  2. засвідчувального напису.


У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи (титульному листі) зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи


Зразок обкладинки особової справи



👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Брошури та чеклісти:


Золота колекція «ТОП-5 важливих кадрових документів: трудова книжка, посадові інструкції, особова картка П-2, особова справа, повідомлення до ДПС»


Статті та консультації на тему:


Особова справа: як вести та зберігати

Особова справа vs договір про матвідповідальність: де зберігати документ

Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі

Місце зберігання заяв

Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника

Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇