Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2023 рік

Види наказів і мета їх реєстрації

На кожному підприємстві є накази. Їх можна поділити на накази з основної діяльності, адміністративно-господарські та кадрові накази. Зі свого боку накази з кадрових питань за строками зберігання поділяються на:

1. накази тривалого строку зберігання (термін зберігання наказів – 75 років);
2. накази тимчасового строку зберігання (термін зберігання наказів – 5 років).

Після того, як наказ створено, його необхідно внести до документаційного фонду підприємства. Внесення документів до такого фонду відбувається через реєстрацію наказів.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Вона полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою підприємством реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

Отже, реєстрація документа дає йому юридичну силу, вона підтверджує факт його створення або надходження на підприємство.

Форма та кількість журналів реєстрації

Форму журналів реєстрації наказів не встановлено, тому підприємство затверджує її самостійно, додаючи до неї всю необхідну інформацію. Зазвичай це:

1. дата і номер наказу;
2. суть наказу (короткий зміст);
3. інформація про те, на кого виданий кадровий наказ (тобто кого він стосується).

Також можна передбачити й інші графи. 

На підприємстві розрізняють, як мінімум, 4 групи наказів, які групуються в окремі справи. Накази з кадрових питань групують як мінімум у дві справи, оскільки не можна групувати разом накази тривалого (75 років) і тимчасового (5 років) зберігання.

Якщо наявні великі обсяги документів, то доцільно накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності (прийняття на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу – накази тривалого строку зберігання, в іншу – тимчасового строку зберігання.

Оскільки різні види наказів групуються у різні справи, то і реєструвати їх потрібно окремо, тобто для кожної такої групи наказів – таку ж кількість журналів реєстрації.

Реєстраційний індекс та правила нумерації наказів

Під час реєстрації документ отримує умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс. 

Реєстраційний індекс розпорядчих документів (наказів) складається з порядкового номера у межах року.

З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс (п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5). Система таких індексів розробляється підприємством самостійно.

Алгоритм закриття журналу реєстрації наказів в кінці року

Період реєстрації наказів – календарний рік. Накази реєструються у новому журналі від початку року за порядковим номером, за єдиною наскрізною нумерацією.

З початку року нумерація наказу в журналі буде розпочинатися з одиниці. Тож нумерація наказів з нового року оновлюється. Якщо оновлюється нумерація самих наказів, то і журнал реєстрації наказів має бути новий.

Оскільки наприкінці року журнал завершується, в ньому потрібно зробити підсумковий запис.

Перед тим, як закрити журнал реєстрації за 2023 рік, необхідно:

1. Перевірити повноту заповнення граф;
2. Перевірити дотримання валового порядку внесення записів до журналів реєстрації;
3. Порівняти фактичну кількість наказів у справі з кількістю реєстраційних номерів в журналі;
4. Виявити пропущені або дублетні номери;
5. Виправити помилки (якщо вони є);
6. Оформити підсумковий запис;
7. Оформити новий журнал реєстрації.

Крім того, необхідно проаналізувати записи, внесені до журналів реєстрації протягом діловодного року.

Варто перевірити правильність заповнення граф:

1. «Реєстраційний індекс»;
2. «Дата реєстрації»;
3. «Стислий зміст (заголовок) документа» та інших. 

Далі слід оформити підсумковий запис, який складається з відомостей про:

1. кількість записів;
2. перший та останній номери документів, зареєстрованих протягом року;
3. дублетні та пропущені номери (якщо такі є);
4. назва посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство в підрозділі або оформив підсумковий запис;
5. розшифрування підпису — ініціали, прізвище; 
6.  дата запису. 

Розташовується підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа. Отже, у підсумковому записі зазначається загальна кількість наказів за рік.

Наприклад, вказується: Протягом 2023 року зареєстровано 178 документів з № 01 по № 178. А далі вказується: Інспектор з кадрів Підпис Ім’я ПРІЗВИЩЕ, нижче – дата внесення підсумкового запису.

Якщо залишилися чисті сторінки, правильніше буде завести новий журнал, але відповідальності за неправильне ведення журналів (фінансової або адміністративної) немає. Але якщо продовжувати вести старий журнал, то нумерацію в новому 2024 році слід починати з зареєстрованого в новому році першого наказу за № 1.

Висновки

1. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлені інші строки. 
2. На підприємстві розрізняють як мінімум 4 групи наказів, які потрібно реєструвати в окремих реєстраційних формах.
3. Нумерація наказів оновлюється щороку, тобто для 2024 року мають бути відкриті нові журнали реєстрації кадрових наказів.
4. В кінці 2023 року журнал реєстрації наказів слід завершити та внести до нього підсумковий запис.

Нормативно-правове забезпечення

Правила № 1000/5 – Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Джерело: kadroland.com