Військовий облік: як оформити блокнот розписок

1. Чим передбачено оформлення блокнота розписок
2. Правила оформлення та зберігання блокнотів розписок
3. Відповіді на запитання
4. Висновки

Увага! Після останніх змін внесених до п.34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 формування блокнота розписок не є актуальним. Читайте також цю консультацію

Чим передбачено оформлення блокнота розписок

Ведення військового обліку регламентує Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487).

Один з обов’язків підприємств щодо ведення військового обліку полягає у прийманні від призовників, військовозобов’язаних та резервістів під розписку у бланках розписок їх військово-облікових документів. Це потрібно для подання таких документів до відповідних районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (далі – ТЦК), органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів з метою їх звіряння з обліковими даними, а також оформлення бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час (п. 34 Порядку № 1487).

Отже, оформлювати розписки на відповідних бланках потрібно у випадках, коли підприємство бере у працівників ОРИГІНАЛИ військово-облікових документів у вищезазначених випадках.

Такі розписки видаються за формою, наведеною у додатку 7 до Порядку № 1487.

Правила оформлення та зберігання блокнотів розписок

В самому Порядку № 1487 не пояснюється, яким чином повинні оформлюватися блокноти розписок. Але, якщо ми подивимося на саму форму, наведену у додатку 7 до Порядку № 1487, ми бачимо, що в неї є примітка, яка й прописує правила оформлення блокнота розписок. У цій примітці зазначено:

1. бланки розписок формуються у блокноти обсягом не менше 50 аркушів;
2. використані та повернуті призовниками, військовозобов’язаними та резервістами розписки про вилучення військово-облікових документів зберігаються протягом року до наступного звіряння облікових даних.

Тобто, після проведення звіряння підприємство повертає своїм працівникам військово-облікові документи, при цьому забирає у працівників видані розписки. Ці розписки підприємство зберігає протягом 1 року, але – до наступного проведення звіряння!

Строки зберігання блокнотів розписок також зазначені у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). Так, стаття 670 Переліку № 578/5 передбачає, що блокноти розписок про вилучення військово-облікових документів зберігають 1 рік.

Окрім того, нагадаємо, що зберігання всіх документів у діловодстві підприємства повинно бути систематизовано відповідно затвердженої номенклатури справ, як це передбачено розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Тому, блокнот розписок потрібно включити до номенклатури справ підприємства.

Зразок номенклатури справ щодо військового обліку можна знайти у нашій публікації за посиланням.

Відповіді на запитання

Далі розглянемо запитання, які ви найчастіше задаєте щодо блокнотів розписок.

Чи всі підприємства повинні оформлювати блокнот розписок? Чи потрібно оформлювати блокнот розписок, якщо в нас дуже маленьке підприємство, на якому є тільки 2 працівника, що підлягають військовому обліку?

Так, цей обов’язок стосується усіх підприємств, які ведуть військовий облік.

Як ми вище зазначили, обов’язок оформлювати розписки передбачений п. 34 Порядку № 1487. Ніяких виключень для малих підприємств ця норма не має. На практиці, при перевірках ТЦК, серед інших документів, які перевіряють, ТЦК вимагають пред’явити їм, зокрема, й цей блокнот розписок.

Перелік питань, який є предметом перевірок ТЦК, наведений у п. 4 додатку 31 Порядку № 1487. Зокрема, перевірці підлягає «організація, стан обліку і порядок ведення та зберігання документів з питань військового обліку», до яких відносяться як самі розписки, так й блокнот бланків розписок.

Чи потрібно оновлювати блокнот розписок кожного року? Адже, за рік ми не використали жодного бланку розписок?

В Порядку № 1487 цей момент не прописано. Але, виходячи з приписів вищезгаданого законодавства щодо строків зберігання блокнота розписок (1 рік), виходить, що кожного року потрібно цей блокнот оновлювати. Проте, на нашу думку, якщо протягом року ви взагалі не використовували бланків розписок, то й оновлювати цей блокнот не потрібно.

Де можна взяти блокнот розписок?

Підприємство може самостійно виготовити бланки розписок на основі затвердженої форми, наведеної у додатку 7 до Порядку № 1487, за допомогою копірувальної техніки. Але, оскільки такий блокнот має містити не менш 50 сторінок, надруковані бланки можна придбати у суб’єктів господарювання, які займаються поліграфічними послугами. Наразі на ринку таких послуг є досить багато пропозицій, з яких можна обрати найбільш підходящу саме для вас.

Також, зверніть увагу, що рішення про спосіб виготовлення бланків та необхідність їх обліку приймає керівник залежно від характеру діяльності підприємства (п. 5 глави 2 розділу IІ Правил № 1000/5).

Чи потрібно прошивати блокнот з бланками розписок та нумерувати кожну сторінку цього блокноту?

У Порядку № 1487 про цей момент нічого не пояснюється, але й прямої вимоги щодо прошивання та нумерування сторінок блокнота в ньому немає.

Тому, звернемося до загальних правил діловодства, визначених Правилами № 1000/5.

Так, у п. 3 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5 передбачено, що залежно від строків зберігання документів здійснюється повне або часткове (спрощене) оформлення справ.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводять.

А повне оформлення справ стосується документів тривалого (понад 10 років), або постійного зберігання.

У нашому випадку блокнот бланків розписок відноситься до справ тимчасового зберігання (строк його зберігання – 1 рік). Тому, прошивати його та нумерувати сторінки, не потрібно. Але, за бажанням ви можете це зробити, помилкою це не буде.

Коли підприємство отримує від працівника ксерокопію ВОД, або роздруківку е-ВОД, також потрібно видавати працівнику розписку?

Ні, розписка видається тільки якщо ви отримуєте від працівника оригінал військово-облікового документу. Якщо ж ви отримуєте роздруківку електронного документу, або ксерокопію ВОД, то вони не є оригіналами, тож, видавати розписку у цих випадках не потрібно.

Висновки

1. Оформлення блокнота розписок передбачено п. 34 Порядку № 1487, а його форма наведена у додатку 7 до названого порядку.

2. Бланки розписок повинні формуватися у блокноти обсягом не менше 50 аркушів.

3. Строк зберігання блокнота розписок – 1 рік.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Статті на тему:

Розписка про прийом на зберігання військово-облікового документа

З 16 квітня застосовуємо нові строки зберігання документів з військового обліку

Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку