Визначаємо робочий рік для щорічної відпустки

1. Робочий рік працівника для надання відпусток у законодавстві
2. Приклади розрахунків відпусткового стажу та тривалості щорічної відпустки
3. Поділ відпустки на частини
4. Висновки

Робочий рік працівника для надання відпусток у законодавстві

Правила надання щорічних відпусток визначено Законом України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504).

Головне правило, встановлене ч. 1 ст. 6 Закону № 504 передбачає:

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору

Тобто, щорічна відпустка надається працівнику за його робочий рік. У кожного працівника він буде свій, залежно від дати, з якої він був оформлений на роботу!

Наприклад, працівника прийняли на роботу 01.12.2025. У такому разі його робочій рік у цього роботодавця завжди починається 1 грудня відповідного року, а закінчуватися 30 листопада наступного року. Тобто робочі роки працівника для надання щорічної відпустки будуть наступні:

1. з 01.12.2025 по 30.11.2026;
2. з 01.12.2026 по 30.11.2027 тощо.

Цей робочий рік для працівника буде постійним, та не змінюватиметься, навіть якщо протягом робочого року були періоди, які не зараховуються до стажу, який дає право на щорічну відпустку.

Як визначати робочий рік працівника у ситуації, коли його було прийнято на роботу 29 лютого у високосний рік (наприклад, 29.02.2020)?

Це нестандартна ситуація, оскільки 29 лютого (дата прийняття працівника) буде з’являтися тільки один раз на чотири роки.

За для розв’язання цієї ситуації звернімося до ст. 241¹ КЗпП, яка визначає правила обчислення строків, які стосуються трудових прав та обов’язків працівників.

У ній зазначено, що строк, який обчислюється роками, закінчується у відповідні місяць і число останнього року строку. У нашому випадку перший робочий рік працівника буде з 29.02.2020 по 28.02.2021. Тобто, робочі роки цього працівника завжди закінчуватиметься 28 лютого. Виходячи з цього, у тих роках, в яких нема 29 лютого, робочий рік починатиметься 1 березня. Отже, робочі роки цього працівника виглядатимуть так:

1. 29.02.2020 по 28.02.2021;
2. 01.03.2021 по 28.02.2022;
3. 01.03.2022 по 28.02.2023;
4. 01.03.2023 по 28.02.2024;
5. 29.02.2024 по 28.02.2025;
6. 01.03.2025 по 28.02.2026.

Чи впливають на робочий рік працівника ситуації, коли період не зараховується в відпустковий стаж?

Відразу зазначимо, що на робочий рік працівника такі обставини не впливають! Робочий рік у працівника завжди буде незмінним та постійним, оскільки, як зазначено у ст. 6 Закону № 504, він завжди обчислюється з дати оформлення трудових відносин. Тобто, перенесення дати початку робочого року законодавством не передбачено.

Проте, такі обставини впливатимуть на тривалість щорічної відпустки працівника.

Нагадаємо, що періоди роботи, які включаються стаж для надання щорічної відпустки, визначаються відповідно ст. 9 Закону № 504. Так, зокрема, до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку не включається:

1. час відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років;
2. період військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період;
3. період призупинення дії трудового договору;
4. період прогулу працівника.

Крім того, врахуйте, що до відпусткового стажу не зараховуються відпустки без збереження заробітної плати, надані у зв’язку з дією воєнного стану на підставі ч. 3, 4 ст. 12 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Це прямо передбачено у цієї нормі.

Приклади розрахунків відпусткового стажу та тривалості щорічної відпустки

Розглянемо розрахунок відпусткового стажу та тривалості щорічної відпустки на конкретних практичних ситуаціях, які найчастіше зустрічаються на практиці.

Ситуація 1. Відпустка по догляду за дитиною.

Працівниця прийнята на роботу з 02.02.2023. За посадою працівниці надається щорічна відпустка тривалістю 24 календарних дні (далі – к. д.). З 01.03.2024 по 31.12.2025 працівниця знаходилась у відпустці по догляду за дитиною до 3 років. 01.01.2026 вона вийшла на роботу. Щорічну відпустку за період роботи вона не використовувала. Визначимо, за який робочий рік та якої тривалості має бути щорічна відпустка в цій ситуації

Робочі роки працівниці для надання відпустки наступні:

1. 02.02.2023–01.02.2024. Цей робочий рік відпрацьовано повністю, отже, за нього надається відпустка повної тривалості – 24 к. д.;
2. 02.02.2024–01.02.2025. В цьому році у працівниці в стаж для відпустки включається період роботи з 02.02.2024 по 29.02.2024 (28 к. д.), весь інший час вона знаходилася у відпустці по догляду за дитиною, тому цей період не зараховується в стаж для надання відпустки. Отже, за цей робочий рік працівниця «заробила» 2 к. д. щорічної відпустки (розрахунок кількості днів відпустки наведемо нижче);
3. 02.02.2025–01.02.2026. Період, який зараховується у відпустковий стаж за цей рік – з 01.01.2026 по 01.02.2026 (32 к. д.), весь інший час вона знаходилася у відпустці по догляду за дитиною, який не зараховується у відпустковий стаж. За цей рік також працівниці належить відпустки 2 к. д.

Проведемо розрахунок днів відпустки за робочий рік з 02.02.2024 по 01.02.2025

Розрахунок днів відпустки у неповному робочому році робимо використовуючи наступний алгоритм, який, зокрема, наводять фахівці Мінсоцполітики у листі від 27.03.2013 № 321/13/84-13:

1. Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів у цілому за рік:

24 : 366 = 0,065574.

Примітки:

1. під час розрахунку ми взяли 366 днів, оскільки робочий рік працівниці припав на високосний 2024 рік;
2. за мірних часів нам потрібно було б відняти від 366 кількість святкових днів, проте, у період воєнного стану, який діяв протягом робочого року працівниці, святкові дні не враховуються.

2. Одержаний результат перемножуємо на кількість календарних днів (без врахування святкових і неробочих днів), відпрацьованих працівником у робочому періоді, (у нашій ситуації це 28 к. д.):

28 х 0,065574 = 1,83.

3. Отриманий результат заокруглюємо відповідно правил математичного округлення. Отже, за робочий рік, який відпрацьовано неповністю, працівниці належить у нашій ситуації щорічної відпустки 2 к. д.

Ситуація 2. Призупинення дії трудового договору

Працівника прийняли на роботу 03.01.2025. Працівник має право на щорічну відпустку тривалістю 24 к. д. Трудовий договір з цим працівником було призупинено на підставі ст. 13 Закону № 2136 з 01.05.2025 по 31.08.2025. Дію трудового договору відновлено та працівник став до роботи з 01.09.2025

Період призупинення трудового договору не зараховується в стаж для надання щорічної відпустки працівника. Проте, сам по собі факт призупинення дії трудового договору не змінює робочий рік працівника, за який надається відпустка.

Розрахуємо кількість днів щорічної відпустки, на які має право працівник за його робочий рік, використовуючи вищенаведений алгоритм.

Робочий рік працівника – з 03.01.2025 по 02.01.2026.

У робочому році працівник відпрацював 242 к. д., які зараховуються у відпустковий стаж за періоди, а саме:

1. з 03.01.2025 по 30.04.2025 – 118 к. д.
2. з 01.09.2025 по 02.01.2026 – 124 к. д.

Проводимо розрахунок днів щорічної відпустки:

24 : 365 = 0,065753

242 х 0,065753 = 15,91 ≈ 16 к. д.

У цій ситуації з урахуванням факту призупинення дії трудового договору, працівник має право за відпрацьований робочий рік на щорічну відпустку тривалістю 16 к. д.

Як і в попередній ситуації, при визначенні кількості днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів у цілому за рік ми не віднімали кількість святкових днів, оскільки в період робочого року працівника діяв воєнний стан.

Ситуація 3. Прогул працівника

Працівника прийнято на роботу 14.05.2025. Він має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. д. З 01.12.2025 працівник не вийшов на роботу, зв’язку з ним не було, відомостей про причину неявки на роботу – також

Працівник з’явився на роботі тільки 15.01.2025, надав письмові пояснення, що не був на роботі, тому, що не мав бажання працювати.

Роботодавець прийняв рішення звільнити цього працівника за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Чи зобов’язаний роботодавець виплатити такому працівнику компенсацію за невикористані дня відпустки і якщо так, то за який період?

Відразу зазначимо, що цей працівник має право на отримання компенсації за невикористані дні щорічної відпустки, незалежно від підстави його звільнення.

Згідно зі ст. 24 Закону № 504 у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки. Цей обов’язок роботодавця не ставиться в залежність від підстав звільнення. Отже, у день звільнення роботодавець повинен виплатити працівнику компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки.

Проте, період, протягом якого був прогул (у нас – з 01.12.2025 по 15.01.2026) не зараховують в стаж для надання щорічної відпустки. Отже, за цей період компенсацію не нараховуємо.

Розрахуємо кількість днів щорічної відпустки працівника, за які потрібно нарахувати компенсацію (розрахунок аналогічний вищенаведеному).

Робочий рік працівника – з 14.05.2025 по 13.05.2026.

У робочому році працівник відпрацював 201 к. д., які зараховуються у відпустковий стаж за періоди (з 14.05.2025 по 30.11.2025).

Розрахунок днів щорічної відпустки:

24 : (365 – 4 с.н.д.) = 0,066482

Тут ми віднімаємо святкові дні які входять у період робочого року на момент звільнення (скажімо це 16.01.2026).

0,066482 х 201 = 13,36 ≈ 13 к. д.

Таким чином, працівнику необхідно виплатити компенсацію за 13 к. д. невикористаної відпустки.

У всіх подібних розрахунках вам допоможе наш Калькулятор днів щорічних відпусток. Тут достатньо ввести відповідні періоди (робочий рік та періоди, які не входять до стажу що дає право на щорічну відпустку) і ви одержите готовий результат

Поділ відпустки на частини

При наданні працівникам щорічної відпустки за роки, в яких не весь період зараховується в стаж для надання відпустки, у роботодавців досить часто виникає питання щодо поділу такої відпустки на частини.

Нагадаємо, що мова йде про правило, встановлене ст. 12 Закону № 504, згідно з яким щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

А питання виникає у випадках, коли за робочий рік працівник має право на щорічну відпустку тривалістю, яка менша за 14 к. д.

Наприклад, у робочому році працівник тривалий час знаходився у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 у зв’язку з воєнним станом. За робочий рік згідно з підрахунками йому належить 12 к. д. щорічної відпустки. Чи не буде порушенням надання працівнику щорічної відпустки за відпрацьований рік тривалістю 12 к. д., адже така відпустка менше ніж 14 к. д.?

Ми вважаємо, що в цьому випадку ніяких порушень з боку роботодавця не буде, адже у цьому випадку немає факту поділу відпустки на частини, тому, дотримуватися правил, встановлених ст. 12 Закону № 504 у цьому випадку не потрібно.

Увага! Радимо не ділити на частини відпустку, тривалість якої за відпрацьований робочий рік – менша за 14 к. д. Тобто, надавайте її повністю

Висновки

1. Щорічна відпустка надається працівнику за його відпрацьований робочий рік, відлік якого починається з дати укладення трудового договору. Тобто, у кожного працівника робочий рік буде свій.
2. Робочий рік працівника для надання щорічної відпустки є незмінним, на нього не впливають обставини, за яких період не зараховується до відпусткового стажу. Проте, такі обставини впливають на кількість днів, на які має право працівник у відпрацьованому робочому році.
3. Періоди відпустки по догляду за дитиною до 3 років, призупинення дії трудового договору, прогулу без поважних причин не зараховуються до стажу для надання щорічної відпустки.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Мінікурс на тему:

Як надати працівнику накопичені щорічні відпустки за минулі роки: правила і приклади

Статті та консультації на тему:

Щорічна відпустка очима кадровика: документи, строки, підводні камені

Як розрахувати кількість днів щорічної відпустки: практичні ситуації

Як розрахувати щорічну відпустку після відпустки по догляду за дитиною: приклад 2025 року

Як розрахувати дні щорічної відпустки, якщо були неоплачувані відпустки

Як розрахувати кількість днів щорічної відпустки: практичні ситуації