Як надати працівнику накопичені щорічні відпустки за минулі роки: правила і приклади

1. Щорічні відпустки «не згорають»
2. Черговість використання накопичених відпусток
3. Оформлюємо використання накопичених днів
4. Контролюємо наявність неділимої частини
5. Максимальна тривалість відпустки
6. Використання накопичених відпусток під час воєнного стану
7. Висновки

Щорічні відпустки «не згорають»

Одразу відзначимо, що трудовим законодавством не передбачено строку давності, після закінчення якого працівник втрачає право на накопичені дні щорічної відпустки за минулі робочі роки.

Наприклад, у працівника накопичилося 100 днів щорічної відпустки за кілька років. Він має право їх використати за погодженням із роботодавцем або отримати за них грошову компенсацію при звільненні.

Черговість використання накопичених відпусток

У Законі України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» не визначено, у якій послідовності використовувати накопичені дні щорічної відпустки.

Проте профільне міністерство рекомендує спочатку надавати працівнику невикористану щорічну відпустку за попередній рік, а потім – за наступний (лист Мінсоцполітики від 24.12.2013 №152/13/82-13).

Доцільно надавати працівнику спочатку невикористану щорічну відпустку за попередній рік, а потім за наступний

Наприклад, спочатку слід надати щорічну відпустку за робочий рік з 15.05.2023 по 14.05.2024, потім за робочий рік з 15.05.2024 по 14.05.2025.

Оформлюємо використання накопичених днів

У разі значного накопичення днів щорічної відпустки краще планувати їх використання у графіку відпусток. Але за наявності згоди між працівником і роботодавцем можна надати такі дні й поза графіком відпусток.

У такому разі у заяві працівник вказує прохання надати щорічну відпустку, зазначає дату початку і бажану тривалість відпустки. Працівнику не обов’язково розписувати робочі роки, за які він бажає скористатися днями щорічної відпустки. Але при виданні наказу обов’язково слід вказати дату початку і дату закінчення щорічної відпустки, її загальну тривалість, а також розписати, скільки днів надається за той чи інший робочий рік.

Економте час на складних обчисленнях! Наші калькулятори зроблять за вас частину роботи, поки ви зосередитесь на головному.

Наприклад, вказати «з них 10 календарних днів за робочий рік з 10.04.2023 по 09.04.2024 та 14 календарних днів за робочий рік з 10.04.2024 по 09.04.2025». Це допоможе заповнити особову картку П-2 або її аналог.

Контролюємо наявність неділимої частини

При наданні щорічної відпустки за минулі роки потрібно слідкувати за правилами її поділу на частини, визначені в ст. 12 Закону про відпустки. Так, за кожний робочий рік одна із наданих частин щорічної відпустки має становити не менше ніж 14 календарних днів. При підрахунку мінімальних 14 календарних днів не можна сумувати дні щорічної відпустки, належні за різні робочі роки.

Актуальне роз’яснення Держпраці з цього питання – тут.

Максимальна тривалість відпустки

У ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки вказано, що загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів. Проте це стосується права працівника на щорічну відпустку за один робочий рік. При використанні щорічної відпустки за різні робочі роки вказане обмеження не спрацьовує. Тобто, працівнику, якщо роботодавець згоден, можна надати одночасно 60 або 100 календарних днів щорічної відпустки у разі наявності такої кількості накопичених днів.

Використання накопичених відпусток під час воєнного стану

У період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік. (ч. 1 ст. 12 Законом України від 15.03.2022 р. № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі – Закон № 2136).

Увага! Це право, а не обов’язок роботодавця.

Проте це обмеження може бути застосовано виключно до щорічної основної відпустки за поточний робочий рік й не застосовується до накопичених днів щорічних відпусток за попередні робочі роки.

Висновки

1. Накопичені дні щорічної відпустки за попередні робочі роки не згорають. Працівник має право їх використати або при звільненні за них має бути виплачена грошова компенсація.
2. Бажано використання накопичених днів щорічної відпустки планувати у графіку відпусток. Проте немає заборон на їх використання поза графіком у разі згоди обох сторін.
3. При цьому рекомендовано використовувати дні щорічної відпустки у хронологічній послідовності – за попередній робочий рік, а потім за наступний.
4. Обмежень з боку законодавства по тривалості одночасного використання накопичених днів щорічної відпустки немає.

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Наказ про надання невикористаної щорічної основної відпустки

Статті та консультації на тему:

Як можна ділити щорічну відпустку на частини

Накопичені відпустки: чи дійсно можна використати тільки 59 днів

Чи можна надавати тільки 14 днів відпустки, а решту компенсувати

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки