Як розрахувати кількість днів щорічної відпустки: практичні ситуації

1. Законодавчі основи та загальні правила
2. 7 практичних ситуацій щодо розрахунку стажу для відпустки
3. Висновки

Законодавчі основи та загальні правила

Правила обчислення стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку визначені, перш за все, ст. 9 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки).

В цій нормі Закону про відпустки наведені переліки періодів, які зараховують до стажу роботи, що дає право на:

1. щорічну основну відпустку;
2. щорічні додаткові відпустки, які надаються відповідно ст. 7, 8 Закону про відпустки.

Не наводимо ці переліки, адже інформацію про них ви можете знайти у наших довідниках:

1. «Стаж щорічної основної відпустки»;
2. «Стаж щорічної додаткової відпустки».

Механізм розрахунку кількості днів щорічної відпустки, за які необхідно виплатити компенсацію працівникові, наведено, зокрема, у листі Мінсоцполітики від 27.03.2013 № 321/13/84-13. Виходячи з роз’яснень у ньому, розрахунок кількості днів щорічної відпустки за неповністю відпрацьований рік слід проводити так:

1. Визначається кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів у цілому за рік.
2. Одержаний результат перемножити на кількість календарних днів (без врахування святкових і неробочих днів), відпрацьованих працівником у робочому періоді.
3. Результат заокруглюється відповідно правил математичного округлення.

Розглянемо цей розрахунок на прикладі.

Приклад. Працівник прийнятий на роботу 03.01.2025, а 19.05.2025 він звільняється з підприємства. Згідно умов трудового договору з цим працівником, він має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. У період роботи на підприємстві працівник не брав днів відпусток

Розрахунок кількості днів невикористаної працівником щорічної відпустки на дату звільнення буде таким:

1. Визначаємо кількість днів відпустки, що припадає на 1 календарний день року:

24 : 365= 0,065753

Увага! У період дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не діють на підставі ч. 6 ст. 6 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). Тобто, зараз немає святкових та неробочих днів, встановлених ст. 73 КЗпП, тому кількість днів визначаємо з повного календарного року (365 к. дн. або 366 к. дн. для переступного року)

Для точності результату ліпше брати показник обчислений із точністю – 6 знаків після коми.

2. Кількість календарних днів в розрахунковому періоді працівника складає 137 (29 + 28 + 31 + 30 + 19). Виходячи з цього розрахунок наступний:

0,065753 х 137 к. д. = 9,0009 к. дн.

3. Отриманий результат 9,0009 за результатами математичного заокруглення складає 9 календарних днів. А отже, працівник має право на компенсацію щорічної відпустки за 9 к. дн.

Найпростіший спосіб розрахувати кількість днів відпуски – скористатися нашим «Калькулятором днів щорічних відпусток»

Але, для того, щоб зробити розрахунок за допомогою калькулятору, вам необхідно визначитися з періодами, які не зараховується в стаж для надання щорічної відпустки, виходячи з приписів ст. 9 Закону про відпустки та інших норм законодавства, які стосуються цього питання.

Отже, розглянемо детальніше на практичних ситуаціях, в яких випадках той чи інший період зараховують, або ні у відпустковий стаж.

7 практичних ситуацій щодо розрахунку стажу для відпустки

СИТУАЦІЯ 1. Відпустка без збереження зарплати у зв’язку з воєнним станом

Працівник підприємства, прийнятий на роботу 03.01.2025, а звільняється з роботи 19.05.2025. Тривалість щорічної відпустки згідно колдоговору – 24 к. дн. У період роботи працівник брав відпустку без збереження зарплати з 01.03.2025 по 31.03.2025 включно у зв’язку з воєнним станом на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки та ч. 3 ст. 12 Закону № 2136.

Тут кадровику потрібна відповідь на запитання: чи включається відпустка без збереження зарплати у відпустковий стаж?

Вам слід знати, що період знаходження у такій відпустці не зараховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, що прямо передбачено в ч. 3 ст. 12 Закону № 2136.

Отже, розрахунок невикористаних днів відпустки для цієї ситуації буде наступним.

1. Кількість днів відпустки, що припадає на 1 календарний день року:

24 : 365 = 0,065753

2. Кількість календарних днів в розрахунковому періоді працівника, які включаються у відпустковий стаж:

29 + 28 + 31 + 30 + 19 - 31 = 106 к.дн.

3. Невикористані дні відпустки:

0,065753 х 106 к. дн. = 6,969818 к. дн. ≈ 7 к. дн.

Отже, цей працівник має право на компенсацію за 7 к. д. невикористаної щорічної відпустки.

Увага! В нашому випадку відпустка без збереження зарплати надавалась у 2025 році. Але, слід враховувати, що норма, яка передбачає не включення періоду такої відпустки у стаж, який надає право на щорічну відпустку, з’явилася у Закону № 2136 з 24.12.2023 – дати набрання чинності Законом України від 22.11.2023 № 3494-IX. Тому, якщо ви розраховуєте кількість днів відпустки за період до 24.12.2023, то період відпустки без збереження заробітної плати, наданої на підставі ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, включайте в відпустковий стаж. Розглянемо цей нюанс у ситуації 2

СИТУАЦІЯ 2. Відпустка без збереження зарплати у зв’язку з воєнним станом, надана до 24.12.2023

Працівника прийняли на роботу 01.08.2023. З 01.10.2023 по 30.11.2023 працівник знаходився у відпустці без збереження зарплати у зв’язку з воєнним станом на підставі ч. 3 ст. 12 Закону № 2136. Також працівник брав відпустку без збереження зарплати у зв’язку з воєнним станом у період з 01.01.2025 по 30.04.2025. Інші відпустки, у тому числі, щорічні у період роботи працівнику не надавалися. Працівник має право на 24.к.д. щорічної відпустки. Працівник звільняється з роботи 19.05.2025

В цій ситуації до відпусткового стажу слід включити період відпустки без збереження зарплати з 01.10.2023 по 30.11.2023 – адже, в на той час (до 24.12.2023), така відпустка включалась до відпусткового стажу.

А ось відпустка за період з 01.01.2025 по 30.04.2025 у відпустковий стаж не включається.

Отже, в цій ситуації:

1. за період 01.08.2023 – 31.07.2024 у працівника буде 24 к.дн. щорічної відпустки;
2. за період 01.08.2024 – 19.05.2024 у працівника буде 11 к.дн. (0,065753 х 172 к. дн. = 11,3095 к. дн. ≈ 11 к. дн.) щорічної відпустки.

Отже компенсацію потрібно буде виплатити за 35 к.дн. відпустки.

СИТУАЦІЯ 3. Відпустка без збереження зарплати за ст.25 Закону про відпустки

Працівник взяв відпустку без збереження заробітної плати на підставі п. 7 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки тривалістю 60 к. дн., оскільки є особою з інвалідністю II групи

Цей період зараховують до стажу що дає право на щорічну основну відпустку на підставі п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки. За нею до відпусткового стажу зараховують час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 25 Закону про відпустки.

Тобто, майже всі відпустки без збереження зарплати, надані на підставі ст. 25 Закону про відпустки входять до відпусткового стажу. Виключення стосується тільки відпустки, наданої на підставі п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки (відпустки до досягнення дитиною 6-річного віку, а в окремих випадках – 16 / 18 років) – період такої відпустки не включають в стаж, що дає право на щорічну відпустку.

Увага! Якщо відпустка без збереження зарплати надана на підставі ст. 26 Закону про відпустки (за сімейними обставинами та з інших причин, за згодою між роботодавцем та працівником), період цієї відпустки не включається до відпусткового стажу. Про це прямо вказано у ч. 4 ст. 26 Закону про відпустки. Але, ця норма з’явилася у ст. 26 Закону про відпустки з 24.12.2023. Тому, якщо таку відпустку надавали до цієї дати, вона включається до відпусткового стажу

Отже, при вирішенні питання щодо включення, або не включення періоду відпустки без збереження зарплати, наданої на підставі Закону про відпустки, у відпустковий стаж, слід брати до уваги підставу надання відпустки, а також період, за який її було надано.

СИТУАЦІЯ 4. Простій на підприємстві та призупинення трудового договору

На підприємстві було оголошено простій в період з 01.01.2025 по 28.02.2025. Потім з працівниками було призупинено дію трудових договорів з 01.03.2025 по 31.03.2025. З 01.04.2025 дію трудових договорів з працівниками відновлено

Тут слід знати, що період простою включають в відпусковий стаж, а період призупинення дії трудового договору – ні.

Такий висновок робимо на підставі п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки, згідно якого у відпустковий стаж включається час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та зарплата повністю або частково. У нас це простій, адже за його час за працівником зберігається зарплата частково (ст. 34 та ст.113 КЗпП).

Увага! Період простою зараховують тільки до стажу для надання щорічної основної відпустки, та не включається в стаж для надання додаткової щорічної відпустки (за роботу із шкідливими і важкими умовами праці, а також за особливий характер праці). Роз’яснення Держпраці з цього питання можна знайти тут

Правила призупинення дії трудового договору встановлено ст. 13 Закону № 2136. Докладно про читайте тут. Як ви знаєте період призупинення дії трудового договору не оплачується працівнику (хоча ч. 4 ст. 13 Закону № 2136 передбачено відшкодування зарплати, гарантійних та компенсаційних виплат працівникам за час призупинення дії трудового договору у повному обсязі, яке покладається на державу, що здійснює збройну агресію проти України). Але, в даному випадку роботодавець працівнику нічого не виплачує за цей період, тож з огляду на формулювання ст. 9 Закону про відпустки цей період не включається до відпусткового стажу. Роз’яснення Держпраці з цього питання можна знайти за посиланням.

До речі, як ми розповідали у статті ВР ухвалила закон (який наразі на підписі у президента) де додатково закріплюється що за час призупинення дії трудового договору роботодавець не мусить оплачувати та компенсувати будь-які відпустки.

СИТУАЦІЯ 5. Декретна відпустка та відпустка по догляду за дитиною

Працівниці надана відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, а після її закінчення працівниця оформила відпустку по догляду за дитиною до 3 років

В цій ситуації до стажу для відпустки:

1. включається період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
2. не включається час відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років.

Такий висновок робимо на підставі п. 3 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки, відповідно якого до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховують час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

СИТУАЦІЯ 6. Відпустковий стаж для дистанційних працівників

На підприємстві є працівники, яким встановлені певні умови праці, що відрізняються від загальних. Так, є працівники, які працюють дистанційно

Для надання щорічної основної відпустки такі умови праці не впливають на розрахунок відпусткового стажу.

Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 60² КЗпП).

Дистанційні працівники – такі самі працівники, як і ті, що працюють в офісі. Встановлення їм такого режиму роботи не впливає на обсяг трудових прав працівників. Отже, вони мають право на щорічну відпустку, а період дистанційної роботи зараховується до стажу, що надає право на щорічну основну відпустку.

Що стосується стажу для додаткових відпусток, зазначимо наступне:

1. укладення трудового договору про дистанційну роботу за наявності небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів забороняється (ст. 60² КЗпП). Тож, дистанційні працівники не мають права на додаткову відпустку за такі умови праці. Тому, й відпусткового стажу для такої відпустки не може бути;
2. якщо працівникові, який працює на певній посаді (за певною професією), колективним або трудовим договором передбачено надання щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці (зокрема, за ненормований робочий день), він матиме право на таку відпустку, навіть якщо робота виконуватиметься дистанційно (вдома). Вказували на це й фахівці Держпраці. Тому, період дистанційної роботи зараховується в стаж для надання додаткової відпустки за особливий характер роботи.

Аналогічні висновки можемо зробити й для надомних працівників.

СИТУАЦІЯ 7. Неповний робочий час: вплив на відпустковий стаж

Працівнику на підставі наказу запроваджено режим неповного робочого часу (неповний робочий день).

Працівники, яким встановлений режим неповного робочого часу мають право на відпустку так само, як і інші працівники. Період роботи з неповним робочим часом повністю зараховується у стаж для надання щорічної основної відпустки (обмежень Законом про відпустки для таких працівників не встановлено). Навпаки, у п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки вказано, що до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховуються час фактичної роботи (в тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка.

Що стосується стажу для надання додаткової щорічної відпустки, то тут є нюанс. Так, відповідно п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки до стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки (на підставі статей 7 та 8 Закону про відпустки), зараховуються час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади. Отже, включення періоду роботи на умовах неповного робочого часу у стаж для додаткової щорічної відпустки відбувається у разі дотримання цієї законодавчої умови.

Висновки

1. Правила визначення стажу, що надає право на щорічні відпустки, визначені ст. 9, 26 Закону про відпустки, а також ст. 12 Закону № 2136.
2. При визначенні періоду, щодо включається / не включається у відпустковий стаж, відносно відпустки без збереження зарплати, слід звертати увагу на підставу надання такої відпустки, а також на період, в який таку відпустку було надано.
3. Слід враховувати, що правила розрахунку стажу для основної та додаткової відпустки відрізняються.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Наказ про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання невикористаної щорічної основної відпустки

Мінікурс на тему:

Щорічна відпустка без згоди працівника: як оформити правильно та не платити компенсацію

Оформлення щорічної відпустки за графіком: заява, повідомлення, наказ, П-2, відпускні, табель

Стаття на тему:

Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та зразки заяви та наказу

Як можна ділити щорічну відпустку на частини

Додаткова відпустка учасникам бойових дій: правила надання