Щорічна відпустка без згоди працівника: як оформити правильно та не платити компенсацію

1. Чи для всіх обов’язковий графік відпусток?
2. Чи можна йти у відпустку не за графіком?
3. Коли можна не відпустити працівника у відпустку?
4. Коли можна відкликати з відпустки?
5. Як діяти коли працівник відмовляється йти у відпустку?
6. Коли можна виплачувати грошову компенсацію замість відпустки?
7. Чи можна надати відпустку виключно на вихідні?
8. Висновки

Дехто з працівників роками не ходить у відпустки, накопичуючи дні, щоб потім отримати компенсацію. Керівники, своєю чергою, не в захваті від ідеї виплачувати грошову компенсацію – тож намагаються відправити працівника у відпустку.

Буває, що причиною неможливості використати всі дні відпустки вчасно є велике навантаження або небажання випадати з робочого процесу.

Чи для всіх обов’язковий графік відпусток?

Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), черговість надання щорічних відпусток визначають графіком, який:

1. затверджується роботодавцем;
2. доводиться до відома всіх працівників;
3. є обов’язковим як для роботодавця, так і для працівника.

Тут же читаємо:

При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку

Часто-густо в графіках визначають лише місяць, в якому планується відпустка без зазначення днів відпустки.

Вказана стаття Закону про відпустки встановлює, що конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Отже, роботодавець повинен письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до неї. Якщо працівник відмовляється йти у відпустку, роботодавець має право видати наказ і відправити працівника у відпустку згідно з графіком

Зразки заяви та наказу на щорічну основну відпустку ви знайдете тут.

Чи можна йти у відпустку не за графіком?

Працівник і роботодавець можуть домовитися про використання відпустки в інший період, ніж зазначено в графіку відпусток. Жодних порушень і проблем в цьому немає, якщо обидві сторони трудового договору на це згодні.

Проте, якщо одна сторона трудового договору проти, їй доведеться дотриматися затвердженого графіка відпусток.

Хочете почути думку експерта саме щодо вашого випадку? Можливість поставити запитання лектору – це як мініконсультація у зручному форматі. І кількість звернень не обмежена!

Деякі роботодавці вважають, що можуть не відпустити працівника у відпустку у строки, визначені у графіку відпустки, або ж відкликати з відпустки, яка вже розпочалася.

Відповідно до ст. 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136) у період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік. Крім того, роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки.

Тобто, можна не надати частину відпустки, що перевищує 24 календарні дні, можна відмовити у надані невикористаних днів за минулі роки, але зазіхати на 24 дні поточного року роботодавець не може.

Увага! В наведених нормах не йдеться про те, що заборонено надавати понад 24 дні, йдеться про право (не обов’язок) роботодавця обмежити відпустку 24 днями

Коли можна не відпустити працівника у відпустку?

Відповідно до ч. 2 ст. 12 Закону №2136 у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).

Інших причин для ненадання відпустки законодавство не передбачає.

Коли можна відкликати з відпустки?

Відповідно до ст. 12 Закону про відпустки відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише:

1. для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків,
2. для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог ч. 1 ст. 12,
3. та в інших випадках, передбачених законодавством.

У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.

Отже, без згоди працівника його взагалі не можна відкликати з відпустки.

Як діяти коли працівник відмовляється йти у відпустку?

Алгоритм дій роботодавця тут такий:

1. Повідомити працівника письмово за два тижні про початок відпустки згідно з графіком (вручіть відповідне повідомлення).
2. Видати наказ про надання відпустки та ознайомити із ним працівника.
3. Виплатити відпускні до початку відпустки, якщо інше не передбачено договором (ст. 115 КЗпП).
4. Вважати працівника таким, що перебуває у відпустці.

Коли можна виплачувати грошову компенсацію замість відпустки?

Відповідно до ст. 24 Закону про відпустки, грошова компенсація за невикористані щорічні відпустки виплачується:

1. лише у разі звільнення;
2. або у разі мобілізації / призову / військової служби (на підставі заяви працівника);
3. або за бажанням працівника за частину відпустки, що перевищує 24 календарних дні.

За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.

Чи можна надати відпустку виключно на вихідні?

У нас часто запитують: що робити, коли працівник не може використати відпустку у робочі дні, а роботодавець не бажає накопичувати ці дні, щоб надалі не платити компенсацію при звільненні?

Вихід є – надати відпустку на вихідні дні.

Таке використання днів відпустки не заборонено законом. Відповідно до ст. 5 Закону про відпустки:

...тривалість відпусток визначається в календарних днях незалежно від режимів та графіків роботи.

А ст. 12 дозволяє:

Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості, за умови, що основна безперервна її частина становить не менш як 14 календарних днів

Отже:

1. відпустка може тривати 2 календарні дні – суботу та неділю;
2. такий варіант дає змогу працівнику отримати відпускні;
3. роботодавець частково «зменшує» суму, яку довелося б компенсувати при звільненні.

Але не забуваємо також надати 14 безперервних днів відпустки.

Приклад. Працівник має 28 днів щорічної основної відпустки. З них 14 днів уже використано. Решту 14 він не хоче брати одразу. За згодою з роботодавцем він бере по 2 дні відпустки на кожні вихідні – суботу й неділю. За 7 тижнів працівник поступово використає 14 днів та отримає відпускні, а роботодавець не буде накопичувати заборгованість.

Утім варто зазначити на існуванні іншої позиції в експертних колах. Вона полягає у забороні надавати відпустки виключно на вихідні дні.

Обґрунтовується вона тим, що є конституційне право на відпочинок, тож відпочивати під час відпочинку немає сенсу і такі відпустки на вихідні дні можуть бути визнані прихованою компенсацію відпустки без звільнення. Докладно про це тут.

На мою думку, тут доречно згадати принцип: «дозволено все, що прямо не заборонено законом».

Додатковим аргументом може бути той факт, що під час 14-денної відпустки в будь-якому разі відпустка теж приходиться на вихідні дні.

Висновки

1. Накопичення невикористаних днів відпустки – проблема для обох сторін.
2. Закон дозволяє роботодавцю контролювати цей процес через графік і повідомлення, а працівникам – поступово використовувати відпустку навіть у вихідні дні.
3. Використання вихідних, як днів відпустки – це законна практика, яка допомагає уникнути конфліктів, штрафів та заборгованостей.

Тетяна ДОНЕЦЬ, адвокат, шеф-редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про дату початку відпустки

Повідомлення про визначення дати початку відпустки

Повідомлення працівнику про використання щорічних відпусток (державна служба)

Наказ про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання невикористаної щорічної основної відпустки