Чи можна не вести особову справу працівника

У медзакладі особові справи ведуться на головного лікаря, заступників головного лікаря, керівників підрозділів та спеціалістів. При прийнятті на роботу на посаду лікаря особа відмовилася написати автобіографію і не погодилася на заведення на неї особової справи, наполягала на пред’явленні документа, відповідно до якого повинні вестися особові справи. На який нормативний документ слід посилатися?

Як зазначили у Центрі правової допомоги ФПУ, загалом нормами статті 22 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) визначено, що необґрунтована відмова у прийнятті на роботу забороняється, адже Конституцією України встановлено, що всі люди є вільними і рівними у власній гідності та правах, а тому будь-яке пряме або непряме обмеження прав чи встановлення прямих або непрямих переваг при укладенні, зміні та припиненні трудового договору залежно від походження, соціального і майнового стану, расової та національної належності, статі, мови, політичних поглядів, релігійних переконань, членства у професійній спілці чи іншому об’єднанні громадян, роду і характеру занять, місця проживання не допускається.

Тому при укладенні трудового договору роботодавцю забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу:

1. відомості про їх партійну і національну належність,
2. походження;
3. прописку;
4. документи, подання яких не передбачено законодавством.

Однак згідно з частиною другою статті 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати роботодавцю:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2. трудову книжку.

А у випадках, передбачених законодавством, – також:

1. документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
2. про стан здоров’я;
3. інші документи.

Аналогічна норма закріплена й у пункті 6 Галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку для працівників закладів, установ, організацій та підприємств системи охорони здоров’я України, затверджених наказом МОЗ від 18.12.2000 №204-о.

Що ж до порядку ведення особових справ виключно для працівників медичної сфери, то він у державі законодавчо не врегульований, тому роботодавцю необхідно керуватися загальними правилами, встановленими для всіх галузей економіки, зокрема:

1. Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).
2. Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Ці нормативно-правові акти передбачають ведення особових справ на працівників підприємств, установ та організацій незалежно від їх форми власності та відомчої належності

Особова справа формується протягом часу роботи працівника на підприємстві: від прийняття його на роботу до звільнення.

Після звільнення з роботи особова справа працівника передається до архівного підрозділу для подальшого зберігання.

Відповідно до пункту 12 розділу 4 Правил №1000/5 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

1. внутрішній опис документів справи;
2. заява про прийняття на роботу;
3. письмовий трудовий договір (контракт);
4. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
5. особовий листок з обліку кадрів;
6. доповнення до особового листка з обліку кадрів;
7. автобіографія;
8. копія паспорта;
9. копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
10. копія військового квитка (у разі наявності);
11. копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
12. заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
13. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
14. копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
15. копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
16. характеристики;
17. копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
18. документи з атестації;
19. заява про звільнення з роботи;
20. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи та інші документи.

Щодо подання автобіографії, то законодавством не встановлено її єдиної уніфікованої форми для працівника, однак це не позбавляє можливості роботодавця розробити та затвердити бланк такого документа в окремо взятому закладі охорони здоров’я, з типовим переліком питань, на які працівникові необхідно надати відповіді.

Також для уникнення будь-яких непорозумінь з порушеного питання між працівником та роботодавцем останній може чітко визначити перелік документів, які має подавати працівник при прийнятті на роботу та / або вже під час виконання трудової функції, у правилах внутрішнього трудового розпорядку конкретного закладу охорони здоров’я

Джерело: ФПУ

Схожі публікації:

Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Зміни до Правил діловодства у 2026 році: нові вимоги до оформлення та зберігання документів

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Чи можна формувати Особові справи у файлах