Цивільно-правовий договір з головним бухгалтером: аналізуємо судову практику

1. Трудовий договір та ЦПД: у чому різниця та які ризики
2. ЦПД з головним бухгалтером: аналізуємо рішення Верховного Суду
3. Аналіз помилок роботодавця
4. Висновки

Трудовий договір та ЦПД: у чому різниця та які ризики

Укладаючи ЦПД з фізособою, роботодавець повинен розуміти різницю між трудовим договором та ЦПД. Тому, нагадаємо основні моменти, які стосується цього питання.

Трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем – фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець – фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ст. 21 КЗпП). Відносини між сторонами регламентуються КЗпП, а також іншими законодавчими актами трудового законодавства. Трудовий договір регулює процес виконання роботи за певною спеціальністю, кваліфікацією чи посадою, а також вимагає дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку.

Цивільно-правовий договір (ЦПД) – укладається для виконання конкретної роботи або надання послуги. У такому випадку оплата здійснюється у формі винагороди, а не заробітної плати. Відносини між сторонами договору регламентують норми цивільного законодавства, зокрема, Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ). На ЦПД не розповсюджуються соціальні гарантії, передбачені трудовим законодавством (відпустки, режим роботи, нормування праці, розмір заробітної плати тощо). Сторони в договорі називають «замовник» та «виконавець». Предметом договору є кінцевий результат, а не процес його досягнення. Обидві сторони – незалежні й рівноправні. Замовник не має піклуватися про умови праці, надавати робоче місце й обладнання. Виконавець самостійно організовує роботу і відповідає за її вчасне виконання. Розмір винагороди й термін оплати визначаються угодою сторін, а не законодавством.

Відповідальність. У разі визнання ЦПД трудовим договором, роботодавцю загрожує штраф у вигляді штрафу у розмірі 10 мінімальних заробітних плат (далі – МЗП) на момент виявлення порушення (зараз це 86470 грн) за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) – ст. 265 КЗпП. Цей штраф застосовується за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення. А у разі вчинення аналогічного правопорушення повторно, протягом двох років з дня виявлення, застосовується штраф у розмірі 30 МЗП (наразі 259 410 грн).

Щоправда, у період дії воєнного стану застосування цього штрафу має особливості, передбачені ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»: у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових перевірок, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються.

Роз’яснення державних органів щодо різниці між ЦПД та трудовим договором можна знайти на сайтах:

1. Держпраці;
2. ДПС.

Також детальніше про ЦПД ви можете дізнатися з нашої статті «Коли ЦПД можуть визнати трудовим договором». Саме тому у цій статті ми детальніше звернемо вашу увагу на цікаве судове рішення з питання визнання органом контролю ЦПД трудовим договором.

ЦПД з головним бухгалтером: аналізуємо рішення Верховного Суду

Говоритимемо про Постанову Верховного Суду від 21.11.2025 у справі № 140/10379/24. Саме на цьому прикладі судової практики ми проаналізуємо помилки, які було допущено роботодавцем в цьому спорі.

У постанові Верховного Суду є декілька важливих висновків, які стосуються як оформлення відносин з фізособою за допомогою ЦПД, так й правил проведення позапланових перевірок органами Держпраці, на які далі звернемо вашу увагу.

1. Позапланова перевірка: правила повідомлення роботодавця

З матеріалів справи зрозуміло, що орган Держпраці, з метою забезпечення належного інформування підприємства про позапланову перевірку та створення умов для присутності його керівника або уповноваженої особи направив на контактний номер телефону підприємства, зазначений у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР), направлення на перевірку. Проте, виявилося що номер телефону, зазначений в ЄДР, фактично не належав керівнику цього підприємства, а належав зовсім іншої особі, яка не має відношення до підприємства. Тому, підприємство в ході судового розгляду наполягало, що воно не було належним чином повідомлене про проведення позапланової перевірки.

Відносно цього питання Верховний Суд зробив такі висновки:

1. саме суб’єкт господарювання несе ризик неотримання офіційних повідомлень у разі, якщо надані ним державі контактні дані є недостовірними або неактуальними;
2. орган контролю вправі повністю покладатися на відомості, внесені до ЄДР, а недбале виконання підприємством обов’язку щодо оновлення таких даних (п. 18 ч. 2 ст. 9 та абзац перший ч. 4 ст. 17 Закону України від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань», далі – Закон №755) не може бути підставою для визнання дій інспектора протиправними. Такий підхід відповідає принципу належної обачливості у відносинах між державою та суб’єктами господарювання;
3. обов’язок пред’явлення посвідчення (направлення) виникає безпосередньо перед початком здійснення заходу, тобто в момент фактичного прибуття інспектора на місце проведення перевірки. Водночас Закон № 877 не встановлює обов’язку попереднього направлення цих документів суб’єкту господарювання до моменту початку перевірки;
4. відповідно до ч. 1, 2 ст. 12 Конвенції Міжнародної організації праці № 81 про інспекцію праці у промисловості й торгівлі 1947 року (далі – Конвенція № 81), ратифікованої Законом від 08.09.2004 № 1985-IV, інспектори праці, забезпечені відповідними документами, що засвідчують їхні повноваження, мають право безперешкодно, без попереднього повідомлення і у будь-яку годину доби проходити на будь-яке підприємство, яке підлягає інспекції, а також наодинці або в присутності свідків допитувати роботодавця або персонал підприємства з будь-яких питань, які стосуються застосування правових норм. У разі інспекційного відвідування інспектори повідомляють про свою присутність роботодавцю або його представнику, якщо тільки вони не вважатимуть, що таке повідомлення може завдати шкоди виконанню їхніх обов`язків;
5. формальні порушення або недоліки під час перевірки чи фіксації порушення трудового законодавства не є безумовною підставою для скасування її результатів, якщо вони не перешкоджають встановленню суті справи та виявленню порушення.

2. Неукладення з працівником трудового договору.

Як було виявлено в ході позапланової перевірки, підприємство не уклало трудовий договір з Особою-1, яка фактично виконувала обов’язки з ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Відносно цього моменту Верховний Суд зазначив наступне:

1. працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ (ч. 3 ст. 24 КЗпП);
2. фактичний допуск працівника до роботи є підставою для визнання трудового договору укладеним, навіть якщо він не був оформлений у письмовій формі;
3. характерними ознаками трудових відносин є: систематична виплата заробітної плати за процес праці (а не її результат); підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку; виконання роботи за професією (посадою), визначеною Національним класифікатором України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 року № 327; обов’язок роботодавця надати робоче місце; дотримання правил охорони праці на підприємстві, в установі, організації тощо.

3. Особливості оформлень відносин з головним бухгалтером.

У цьому трудовому спорі мала місце особливість у зв’язку з тим, що трудовий договір не було оформлено з головним бухгалтером. В цьому випадку слід враховувати не тільки правила трудового законодавства, а й приписи Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Отже, Верховний Суд зазначив у постанові наступне:

1. частина 4 ст. 8 Закону № 996 визначає, що для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно з дотриманням вимог цього Закону обирає форми його організації. Виходячи з цієї норми законодавець передбачає два варіанти організації бухгалтерського обліку на договірних засадах: укладення договору з ФОП-бухгалтером (суб`єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку), який особисто надає послуги та укладення договору з підприємством (юридичною особою), що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
2. Закон №996 дійсно надає підприємству обрати форму організації бухгалтерського обліку, проте, формальне укладення цивільно-правового договору не виключає можливості виникнення фактичних трудових відносин, якщо за своїм змістом правовідносини мають всі ознаки трудових;
3. головний бухгалтер належить до посадових осіб юридичних осіб, створених у формі товариств (ч. 1 ст. 99¹ Цивільного кодексу). Подібна норма також існувала у ч. 3 ст. 65 Господарського кодексу (втратив чинність 28.08.2025). Посадову особу – головного бухгалтера може бути притягнуто до адміністративної відповідальності (за порушення податкового законодавства, правил бухобліку тощо) та кримінальної відповідальності (зокрема, ст. 212 Кримінального кодексу). Головний бухгалтер також відповідає за збитки, завдані підприємству;
4. головний бухгалтер виконує доручення керівника підприємства, що випливають із поточних потреб господарської діяльності: підготовка довідок, розрахунків, пояснень для органів контролю, оформлення первинної документації для конкретних операцій тощо. Така підпорядкованість та обов’язковість виконання поточних доручень є характерною ознакою трудових відносин. Тому у разі виконання фізичною особою, яка не має статусу суб’єкта підприємницької діяльності, повноважень головного бухгалтера (особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства), що передбачає систематичне виконання організаційно-розпорядчих функцій, підписання фінансової, податкової та іншої звітності, можливе виключно на підставі трудового договору;
5. використання конструкції, за якою підприємство укладає договір з ФОП, який, своєю чергою, залучає фізичну особу для фактичного виконання робіт, створює передумови для: уникнення сплати ЄСВ, військового збору та ПДФО; позбавлення працівника гарантій, передбачених трудовим законодавством (оплата відпусток, лікарняних, вихідної допомоги тощо); ухилення від відповідальності за порушення вимог законодавства про працю; створення штучних перешкод для реалізації працівником своїх трудових прав.

Аналіз помилок роботодавця

У цій ситуації ми бачимо, що роботодавець, начебто, все зробив правильно: обрав спосіб організації бухгалтерського обліку, передбачений ч. 4 ст. 8 Закону № 996 шляхом його ведення на договірних засадах суб’єктом підприємницької діяльності, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку. Проте, ведення бухгалтерського обліку здійснював не сам ФОП, а залучена цим ФОПом фізична особа (Особа-1). Ця фізична особа, згодом, поскаржилася в орган Держпраці про не оформлення з нею підприємством трудового договору. Цей факт і став предметом трудового спору, який вирішувався у судовому порядку.

Як підприємству варто було діяти у подібній ситуації, щоб убезпечити себе від неприємних «сюрпризів»? Вважаємо, що варто було у договорі з ФОПом детально прописати всі нюанси ведення бухгалтерського обліку, зокрема, що ФОП має право для надання послуг залучати своїх працівників, із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові Особи-1, яка фактично буде виконувати всі необхідні роботи (надавати послуги). В цьому випадку питання щодо оформлення / неоформлення трудових відносин були б у органу контролю не до підприємства, а до ФОПа, який залучав до надання послуг інших осіб.

Також зверніть увагу на необхідність роботодавцям мати актуальну інформацію в ЄДР, зокрема, відносно контактного телефону. Це допоможе уникнути спірних питань та надасть змогу оперативно отримувати інформацію від органів контролю.

Доречи, нагадаємо, що обов’язок роботодавця підтримувати в ЄДР інформацію про контактні данні (адресу місця знаходження, електронну пошту, номери телефонів) в актуальному стані передбачений ч. 3 ст. 7 Закону №2136.

Висновки

1. Щоб уникнути проблем у майбутньому, використовуйте ЦПД тільки у тих випадках, коли немає можливості укласти трудовий договір. При цьому, прописуйте у ЦПД всі умови детально, та не застосовуйте формулювань, які можуть бути розцінені як ознаки трудових відносин.
2. Не забувайте, що інформація про контактні данні, що міститься в ЄДР, повинна бути завжди в актуальному стані. Це потрібно не тільки для можливості здійснення комунікації з працівниками, але й для інших випадків, зокрема, у відносинах з органами контролю.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Посадова інструкція головного бухгалтера

Наказ про виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера

Наказ про виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера директором

Наказ про виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера (відпустка)

Статті та консультації на тему:

Коли ЦПД можуть визнати трудовим договором

Прибиральниця за договором ЦПХ

Як оформити сезонних працівників на 3 тижні: ЦПХ чи строковий договір