Документи в Особовій справі: від старих до нових чи навпаки

Як в особовій справі розміщувати документи: від старих до нових чи навпаки – внизу «старі», а вгорі - «нові»?

3

147


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Під час роботи працівника можливі обидва способи, при передачі в архів документи формують за принципом «від першого до останнього».


Відповідно до п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5:

В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення)...

Причому не уточнено, в якому саме порядку слід зберігати хронологію: від перших до останніх чи навпаки (умовно кажучи, «свіжіші» документи додаються на ті, що долучалися раніше).


На практиці під час роботи працівника можливі обидва варіанти. Однак при передачі справи до архіву документи справи приймаються згідно з оформленими внутрішнім описом, в якому першим буде саме перший документ (наприклад, заява про прийняття на роботу). Відповідно останнім документом буде копія або витяг з наказу про звільнення з роботи.


Виходячи з цього, зручно одразу дотримуватися такої послідовності, щоб потім не перекладати всю справу.



Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Помічник кадровика «Чекліст (не)обов’язкових документів для працевлаштування: зручні таблиці та зразки»

Внутрішній опис документів справи


Мінікурси на тему:


Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки

Автобіографія для особової справи: коли обов’язкова та як правильно скласти


Статті та консультації на тему:


Особова справа: як вести та зберігати

Особові справи і особові картки працівників у журналі реєстрації та в номенклатурі справ

Облік особових справ: чи вести окремий журнал або книгу

Чи можна формувати Особові справи у файлах

Чи зберігати в Особовій справі заяву та наказ про зміну прізвища

Зміна прізвища працівника: що обов’язково додати до особової справи

Документи колишніх працівників: знищити чи додати до особової справи

Чи зберігати Особову картку П-2 в особовій справі

3

147

9

2

23

1

128

3

74

2

316

2

102

3

119

4

892

26

27944

3

240

7

903

3

1326

5

3520

6

22773

5

297

3

358

4

748

4

205

21

51656

4

1662