Архівний опис справ з кадрових питань: правила складення, відповідальні особи та зразок

1. Що таке архівний опис справ
2. Чим відрізняється архівний опис від опису справ структурного підрозділу
3. Хто може бути укладачем архівного опису
4. Як правильно оформити опис справ
5. Які справи та в якій послідовності вносять до опису справ
6. Особливості формулювання заголовків деяких справ для внесення їх до опису та загального підрахунку справ
7. Кількість примірників, погодження та затвердження архівного опису
8. Довідковий апарат до архівного опису
9. Висновки

Що таке архівний опис справ

До архівних описів справ належать:

1. опис справ постійного зберігання;
2. опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
3. опис справ з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання.

Порядок складання архівних описів справ визначено у р. VII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Пропонуємо детально ознайомитися з вимогами до підготовки, погодження та затвердження архівного опису справ саме з кадрових питань.

Чим відрізняється архівний опис від опису справ структурного підрозділу

Задля уникнення плутанини та непорозумінь, зауважмо, що слід відрізняти описи справ структурного підрозділу, зокрема й опис справ відділу кадрів, та архівні описи, зокрема й опис справ з кадрових питань тривалого зберігання.

Нагадаємо, що опис справ відділу кадрів:

1. створюється з метою упорядкування особових справ звільнених працівників та інших завершених кадрових справ тривалого строку зберігання перед переданням їх до архівного підрозділу (архіву) юрособи;
2. містить лише справи, створені у діяльності відділу кадрів за певний період (наприклад, за один рік або за кілька років підряд);
3. складається та оформлюється згідно з вимогами гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5 за формою, наведеною в додатку 19 до Правил № 1000/5;
4. підписується укладачем опису (працівником відділу кадрів) та затверджується начальником відділу кадрів шляхом проставлення грифу затвердження у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша опису.

Натомість опис справ з кадрових питань тривалого зберігання:

1. створюється з метою обліку відповідних справ, забезпечення їх систематизації, оперативного пошуку та користування ними в архіві юрособи;
2. містить справи тривалого (понад 10 років) зберігання, сформовані в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці юрособи;
3. складається та оформлюється згідно з вимогами гл. 4 розд. VII Правил № 1000/5 за формою, наведеною в додатку 22 до Правил № 1000/5;
4. підписується укладачем опису та завідувачем архіву (особою, відповідальною за архів), погоджується власною експертною комісією (далі – ЕК) юрособи та ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради) або експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) державного архіву та затверджується безпосередньо керівником юрособи шляхом проставлення грифу затвердження у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша опису.

Хто може бути укладачем архівного опису

Правила № 1000/5 не визначають конкретної посади працівника, який має бути укладачем архівного опису. Тому укладачем може бути будь-який працівник, на якого відповідно до посадової інструкції або наказу керівника юрособи покладено обов’язки щодо створення довідкового апарату до архівного фонду юрособи.

На практиці, як правило, складення архівних описів не належить до безпосередніх обов’язків кадровика, а покладається на працівника, відповідального за архів юрособи.

Водночас на малому підприємстві, де в штатному розписі не передбачено посади архіваріуса та/або завідувача архіву, до підготовки опису справ з кадрових питань тривалого зберігання може бути залучений саме кадровик. Покладення таких обов’язків може відбутися шляхом внесення змін до посадової інструкції кадровика або на підставі наказу керівника відповідної юрособи.

Аналогічно такі обов’язки можуть бути покладені й на іншого працівника юрособи, зокрема бухгалтера, якщо це зумовлено організацією діловодства й архівної справи та розподілом функціональних обов’язків між працівниками цієї юрособи.

Як правильно оформити опис справ

Як зазначалося вище, опис справ з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання слід оформлювати за встановленою Правилами №1000/5 формою, але до цієї форми слід підійти з урахуванням вимог інших нормативно-правових актів. Насамперед мова про те, що слово «СХВАЛЕНО», яке двічі зазначено у додатку 22 до Правил № 1000/5, слід замінювати на слово «ПОГОДЖЕНО», як цього вимагає Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 №1004 і оновлений наприкінці 2025 року на підставі постанови КМУ від 13.11.2025 № 1459.

Детально про це ми розповідали тут.

Ми врахували зміни, внесені постановою КМУ від 13.11.2025 № 1459, прибрали деякі зайві елементи, які також є застарілими, і підготували для Вас оновлену форму:

Форма опису справ з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання

Як бачимо, текст опису складається в табличній формі.

Крім того, опис має такі реквізити:

1. найменування підприємства;
2. назву виду документа та його порядковий номер;
3. заголовок до тексту;
4. підсумковий запис до тексту;
5. підписи відповідальних осіб;
6. дати підписання;
7. грифи затвердження та погодження.

Основним елементом тексту опису є так звана описова стаття – сукупність елементів описання, що містять у собі характеристику складу і змісту одиниці описування (справи). Описова стаття по кожній справі включає такі елементи, що розподіляються за відповідними графами:

У графі 1 «№ за порядком» проставляється номер справи, що відповідає порядку розміщення її в описі. І тут є певний нюанс. Нумерація справ ведеться у межах певного виду архівного опису у валовому порядку, починаючи з першого річного розділу так званого зведеного опису справ.

Зауважимо, якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером.

У графі 2 «Індекс справи» проставляється діловодний індекс справи за номенклатурою справ підприємства у відповідному році. Якщо до справи віднесено документи кількох діловодних справ, вказуються індекси всіх справ за номенклатурою, з яких документи були вилучені.

У графу 3 «Заголовок справи (тому частини)» переноситься заголовок, зазначений на титульному аркуші справи. У разі внесення до опису підряд кількох справ (томів або частин) з однаковими заголовками зазначається повністю лише заголовок першої справи (тому або частини), а наступні заголовки замінюються словами «Те саме». У цій графі також є нюанс – не допускається розрив заголовка справи з перенесенням його на наступний аркуш опису.

У графі 4 «Крайні дати документів справи (тому, частини)» вказуються дати першого й останнього документів справи (у справах з наказами, протоколами, листами) або дата документа (якщо справа складається з одного документа). Для особових справ, особових карток працівників, незатребуваних трудових книжок тощо зазначається лише рік звільнення працівників.

У графі 5 «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком» вказується строк зберігання документів справи згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 або чинним галузевим переліком, якщо підприємство застосовує його у роботі.

Графа 6 «Кількість аркушів у справі (томі, частині)» містить кількість аркушів відповідно до засвідчувального напису справи (тому або частини).

Графа 7 «Примітки» використовується для внесення відомостей про особливості фізичного стану документів справи, про передачу справи іншій юридичній особі чи колишньому працівникові (наприклад щодо незатребуваної при звільненні трудової книжки), про знищення справи тощо.

Які справи та в якій послідовності вносять до опису справ

Заголовки справ у графі 3 таблиці розміщують за видами документів у такій послідовності:

1. накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);
2. облікові документи (списки працівників підприємства);
3. журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу), що підлягає тривалому зберіганню (75 років);
4. особові картки працівників (у тому числі тимчасових і працюючих за сумісництвом);
5. особові справи звільнених працівників;
6. атестаційні справи;
7. трудові договори та контракти, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу) у разі, якщо вони не увійшли до особових справ;
8. бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності – розрахункові відомості із зарплати);
9. персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески;
10. документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));
11. документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;
12. нагородна документація;
13. документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);
14. незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).

Особливості формулювання заголовків деяких справ для внесення їх до опису та загального підрахунку справ

Особові справи та особові картки працівників вносять до опису за роком їх звільнення в алфавітному порядку їх прізвищ.

Залежно від кількості звільнених працівників та обсягу їхніх документів в особових справах такі справи вносять до опису як окремі одиниці зберігання або групують за алфавітом у так звані справи-наряди (п. 4 гл. 4 розд. VII Правил № 1000/5), кожну з яких включають до опису під самостійним номером.

У справи-наряди вміщують внутрішній опис усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної стандартними аркушами паперу, на яких зазначають прізвище, ім’я та по батькові особи, на яку заведено справу.

Особові картки також формують у справи-наряди в алфавітному порядку.

Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників або структурним принципом (по кожному структурному підрозділу окремо).

Журнали реєстрації та книги обліку вносять до опису за роком їх завершення у діловодстві.

Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі, який оформлюють після останньої описової статті під таблицею. У підсумковому записі зазначають (цифрами та словами) фактичну кількість справ, унесених до відповідного опису, а також вказують особливості нумерації справ (наявність літерних та пропущених номерів) (п. 1 гл. 5 розд. VII Правил № 1000/5).

Зразок заповнення опису справ з кадрових питань тривалого зберігання

Кількість примірників, погодження та затвердження архівного опису

Оформлені належним чином та підписані укладачем і завідувачем архіву (особою, відповідальною за архів підприємства) архівні описи підлягають погодженню власною експертною комісією (далі – ЕК) підприємства. Рішення про погодження обов’язково фіксується у протоколі засідання ЕК. Після цього погоджені описи разом з копією або витягом із протоколу подаються на погодження до державної архівної установи або архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради.

Описи справ з кадрових питань підприємств, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), складають у трьох примірниках. Погоджені експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідного державного архіву описи затверджує керівник підприємства (п. 9 гл. 4 розд. VII Правил № 1000/5).

Перший примірник опису зберігається у справі архіві підприємства як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі для видавання справ користувачам. Третій – надсилається для контролю державному архіву (архівному відділу райдержадміністрації чи міської ради), у зоні комплектування якого перебуває підприємство.

Описи справ з кадрових питань підприємств, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають у двох примірниках. Після погодження описів ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради їх затверджує керівник підприємства. Перший примірник опису зберігається у справі архіву підприємства як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі (п. 10 гл. 4 розд. VII Правил № 1000/5).

Довідковий апарат до архівного опису

До архівного опису обов’язково оформлюється так званий довідковий апарат, що складається з:

1. титульного аркуша,
2. змісту,
3. передмови,
4. засвідчувального напису.

За потреби довідковий апарат може доповнюватися списком скорочень і абревіатур та різноманітними покажчиками.

Архівний опис разом з довідковим апаратом до нього оправляють у тверду обкладинку, всі аркуші опису нумерують валовою нумерацією (п. 10 гл. 8 розд. VII Правил № 1000/5).

Як правильно оформити кожний елемент довідкового апарату до архівного опису зі зразками титульного аркуша, змісту, передмови та засвідчувального напису ми розповімо та продемонструємо в окремій статті. Тож слідкуйте за новинами і публікаціями.

Висновки

1. Слід розрізняти описи справ структурних підрозділів та архівні описи справ, оскільки це різні види описів, які мають різне призначення та складаються за різними формами, установленими Правилами № 1000/5.
2. Архівний опис справ з кадрових питань тривалого зберігання може складати працівник кадрової служби, якщо на нього в установленому порядку покладено відповідні обов'язки.
3. Архівний опис оформлюють у табличній формі, яка містить сім граф, визначених Правилами № 1000/5.
4. Нижче таблиці обов’язково оформлюють підсумковий запис, у якому зазначають загальну кількість внесених до опису справ, їх крайні номери та особливості нумерації.
5. Опис підписують укладач та завідувач архіву (особа, відповідальна за архів підприємства).
6. Після підписання опис підлягає погодженню ЕК підприємства та ЕПК державного архіву (або ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради) і затвердженню керівником підприємства.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Форма опису справ з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання

Статті та консультації на тему:

Нові вимоги до експертних комісій: то «схвалено», чи «погоджено»

Помилки у кадрових наказах: коли та як виправляти

Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні

Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки

Копії документів в особових справах працівників: як уникнути помилок