Немає посадової інструкції — немає відповідальності?

1. Звідки працівник має знати, що він повинен робити
2. Посадова інструкція — не єдине джерело трудових обов’язків працівника
3. За що можна оголосити догану чи звільнити
4. Що каже Верховний Суд
5. Чи можна оголосити догану, якщо немає посадової інструкції
6. Чи допоможе наказ керівника
7. А що з матеріальною відповідальністю
8. Якщо посадових інструкцій немає у керівника чи бухгалтера
9. Чи можна оштрафувати пересічного працівника
10. Що роботодавцю зробити просто зараз
11. Головне за 30 секунд

Звідки працівник має знати, що він повинен робити

Почнемо з типової ситуації.

Працівник написав заяву про прийняття на роботу. Роботодавець видав наказ: «Прийняти Іваненка І. І. на посаду менеджера». Письмового трудового договору немає, посадової інструкції – теж.

Через певний час керівник ставить завдання, а працівник відмовляється виконувати: «Це не входить до моїх обов’язків.»

І тут виникає просте запитання: а де записано, що входить?

Відповідно до ст. 29 КЗпП до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати його, зокрема, про трудову функцію — посаду та перелік посадових обов’язків.

Водночас ст. 31 КЗпП забороняє роботодавцю вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Отже, недостатньо просто прийняти людину «менеджером», «юрисконсультом», «бухгалтером» чи «адміністратором». Працівник повинен розуміти, яку саме роботу він зобов’язаний виконувати.

І саме тут роботодавцю дуже допомагає посадова інструкція. Вона дозволяє зафіксувати коло завдань, обов’язків, прав та відповідальності конкретного працівника. А підпис про ознайомлення підтверджує, що працівник про ці обов’язки знав.

Посадова інструкція — не єдине джерело трудових обов’язків працівника

Важливо розуміти: посадова інструкція — не єдине можливе джерело трудових обов’язків працівника.

Вони можуть бути визначені трудовим договором, законодавством, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями, колективним договором, іншими локальними документами. Працівник також зобов’язаний виконувати правомірні накази та розпорядження роботодавця, якщо вони стосуються його трудової функції. Але ця трудова функція повинна бути чітко визначена.

Саме так до цього питання підходить і Верховний Суд. У постанові від 18.06.2026 у справі №332/5214/23 ВС зазначає, що трудові обов’язки можуть бути закріплені КЗпП, правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами, положеннями, посадовими інструкціями, трудовим договором (контрактом), колективним договором, а також випливати з правомірних наказів і розпоряджень роботодавця.

Тому формула «немає посадової інструкції — працівник ні за що не відповідає» неправильна.

Правильне питання інше:

Чи може роботодавець довести, що конкретний обов’язок був покладений саме на цього працівника і працівник про нього знав?

І ось тут відсутність посадової інструкції справді може стати проблемою.

За що можна оголосити догану чи звільнити

Відповідно до ст. 147 КЗпП за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано дисциплінарне стягнення — догану або звільнення у передбачених законом випадках.

Але для дисциплінарної відповідальності недостатньо того, що керівник незадоволений роботою працівника.

Роботодавцю потрібно довести щонайменше три речі:

1. конкретний обов’язок входив до трудової функції працівника;
2. працівник не виконав або неналежно виконав цей обов’язок;
3. у цьому була вина працівника.

Верховний Суд прямо наголошує:

Тому ситуація: «Я керівник, я сказав зробити, працівник не зробив — оголошуємо догану» може не спрацювати. Спочатку доведеться відповісти на запитання: чому саме цей працівник був зобов’язаний це робити?

Що каже Верховний Суд

Судова практика в подібних справах дуже показова. Причому роботодавці програють справи не просто через відсутність папірця під назвою «посадова інструкція», а через те, що не можуть довести конкретний обов’язок працівника або факт належного ознайомлення з ним.

Чи можна оголосити догану, якщо немає посадової інструкції

Чи дійсно дисциплінарне стягнення неможливе, якщо немає посадової інструкції?

Не завжди.

Як ми вже зазначили, трудові обов’язки можуть випливати не лише з посадової інструкції.

Наприклад, частина обов’язків головного бухгалтера прямо визначена ч. 7 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» 16.07.1999 № 996-XIV.

Тому відсутність посадової інструкції сама по собі не означатиме, що головний бухгалтер не знав і не повинен був знати про такі обов’язки.

Так само посадова інструкція не потрібна, щоб працівник розумів необхідність дотримуватися трудової дисципліни.

Наприклад, прогул, поява на роботі в нетверезому стані, розкрадання майна роботодавця за відповідних передбачених законом умов можуть мати наслідки незалежно від того, чи записана окрема заборона в посадовій інструкції.

Отже, відсутність посадової інструкції найбільш критична саме тоді, коли роботодавець хоче притягнути працівника до відповідальності за невиконання конкретної функції, а з інших документів не зрозуміло, що виконання цієї функції було обов’язком саме цього працівника.

Чи допоможе наказ керівника

Певні обов'язки працівника можуть бути визначені наказом керівника. Але це не завжди допомагає, особливо тоді, коли працівника забули ознайомити з таким наказом, чи коли обов'язки, що покладаються на працівника наказом, виходять за межі обов'язків за конкретною посадою.

Тобто, є важливе обмеження:

керівник не може будь-яким наказом перетворити одну трудову функцію на іншу

Якщо працівника прийняли бухгалтером, не можна просто видати наказ і зобов’язати його виконувати функції водія лише тому, що «директор наказав».

Нагадаємо, що ст. 31 КЗпП забороняє вимагати виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Тому письмове доручення — хороший доказ того, що працівник отримав конкретне завдання, але саме завдання має відповідати його трудовій функції.

А що з матеріальною відповідальністю

Тут діє схожа логіка, хоча дисциплінарну і матеріальну відповідальність ототожнювати не варто.

Відповідно до ст. 130 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків.

Отже, роботодавцю знову доведеться доводити: який саме обов’язок порушив працівник.

Якщо посадової інструкції немає, трудовий договір конкретних функцій не визначає, а з інших документів неможливо встановити, що відповідний обов’язок покладено саме на цього працівника, довести підстави матеріальної відповідальності може бути значно складніше.

Водночас відсутність посадової інструкції сама по собі матеріальну відповідальність не виключає. Відповідний обов’язок може випливати із закону, трудового договору, інших локальних документів або інших належним чином доведених до працівника вимог.

Якщо посадових інструкцій немає у керівника чи бухгалтера

Відсутність посадових інструкцій не означає, що за порушення законодавства на підприємстві взагалі ніхто не відповідатиме.

Наприклад, ст. 41 КУпАП передбачає адміністративну відповідальність посадових осіб підприємств за низку порушень законодавства про працю та охорону праці.

Але автоматичного правила «немає посадової інструкції — за все відповідає директор» законодавство не містить.

Для притягнення конкретної посадової особи до адміністративної відповідальності необхідно встановити, що саме ця особа була суб’єктом відповідного правопорушення.

І тут відсутність чіткого розподілу функцій знову може зіграти проти роботодавця.

Наприклад, під час перевірки виявили порушення у веденні кадрової документації. Хто відповідав за цю ділянку — директор, який повинен організувати ведення кадрового обліку чи сам кадровик?

Якщо внутрішні документи підприємства цього не визначають, встановити відповідальну особу буде складніше.

На практиці за відсутності доказів належного покладення відповідних функцій на іншого працівника ризик для керівника підприємства дійсно зростає. Але це не означає, що відповідальність автоматично перекладається на директора в кожному випадку.

Чи можна оштрафувати пересічного працівника

Стаття 41 КУпАП передбачає відповідальність не лише посадових осіб, а й працівників, зокрема за порушення вимог законодавчих та інших нормативних актів про охорону праці.

Але й тут потрібно встановити, яку саме вимогу порушив працівник і чи був він зобов’язаний її виконувати.

Причому джерелом такого обов’язку може бути не тільки посадова інструкція. Це можуть бути нормативно-правові акти з охорони праці, інструкції, результати проведеного інструктажу, локальні акти роботодавця тощо.

Тому формула «немає посадової інструкції — немає штрафу» тут також не працює.

Що роботодавцю зробити просто зараз

Найкращий спосіб не з’ясовувати в суді, чи повинен був працівник виконувати конкретне завдання, – заздалегідь чітко визначити його трудову функцію.

Тому радимо:

1. перевірити, чи є посадові інструкції за посадами, передбаченими штатним розписом;
2. перевірити, чи відповідають вони реальним функціям працівників, а не просто колись завантаженому типовому шаблону;
3. ознайомити працівників із посадовими інструкціями та мати докази такого ознайомлення;
4. у разі відмови працівника від підпису зафіксувати факт фактичного ознайомлення та скласти відповідний акт;
5. чітко розмежувати функції між керівником структурного підрозділу та його працівниками;
6. перевірити, чи не суперечать обов’язки, які фактично виконують працівники, визначеній для них трудовій функції;
7. конкретні робочі доручення, якщо це необхідно, фіксувати письмово.

За основу для розроблення посадових інструкцій можна використовувати відповідні кваліфікаційні характеристики професій. Але важливо пам’ятати: сам Довідник не замінює належного визначення обов’язків конкретного працівника.

Головне за 30 секунд

Відсутність посадової інструкції не означає автоматично, що працівник ні за що не відповідає. Але для роботодавця це серйозний ризик.

Якщо немає посадової інструкції, письмового трудового договору або інших документів, з яких можна встановити коло обов’язків працівника, роботодавцю буде складно довести, що конкретну роботу повинен був виконувати саме цей працівник.

А без цього складно довести і дисциплінарний проступок.

Верховний Суд наголошує: роботодавець не може ставити працівникові у вину та притягати його до дисциплінарної відповідальності за невиконання обов’язків, які не обумовлені трудовим договором і про які працівника не було належним чином поінформовано.

Водночас:

1. посадова інструкція — важливий, але не єдиний документ, з якого можуть випливати трудові обов’язки;
2. якщо працівник відмовився підписати інструкцію, але роботодавець може довести факт ознайомлення, сама відмова від підпису не звільняє працівника від виконання обов’язків; це підтвердив Верховний Суд у справі №751/2190/24;
3. загальні порушення трудової дисципліни не обов’язково мають бути окремо записані в посадовій інструкції;
4. матеріальна відповідальність також можлива без посадової інструкції, якщо роботодавець може довести існування та порушення відповідного трудового обов’язку;
5. відсутність чіткого розподілу обов’язків між посадовими особами може створювати додаткові ризики і для керівника підприємства.

Тому посадова інструкція — це не просто кадровий документ «для порядку». У трудовому спорі вона може стати одним із головних доказів того, що працівник знав, що саме він повинен робити, а роботодавець мав право вимагати від нього виконання цієї роботи.

Шаблони та зразки документів:

Посадова інструкція директора підприємства

Посадова інструкція заступника директора

Посадова інструкція головного бухгалтера (який є відповідальним за ведення військового обліку)

Посадова інструкція головного бухгалтера

Посадова інструкція начальника відділу кадрів

Посадова інструкція інспектора з охорони праці

Посадова інструкція інспектора з кадрів

Мінікурси на тему:

Посадові інструкції після ЄРК – Класифікатора професій: чинність у 2026 році, перегляд, кваліфікаційні вимоги

Посадова інструкція: правила складання, затвердження та ознайомлення працівників

Статті та консультації на тему:

Догана та інші стягнення за порушення трудової дисципліни: правила та документальне оформлення

Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це зробити згодом

Посадова інструкція: як підготувати й навіщо вона потрібна

Посадові інструкції: що враховувати при складанні

Алгоритм внесення змін до посадової інструкції: що важливо знати

Обов’язки відповідального за військовий облік: перелік та аргументи для керівництва