Як змінити посадові обов'язки працівника без його згоди чи за згодою

1. Чи достатньо переписати посадову інструкцію
2. Працівник погоджується на нові обов’язки
3. Змінюємо істотні умови праці за ст. 32 КЗпП
4. Під час воєнного стану попереджати за два місяці не потрібно
5. Наскільки можна змінити обов’язки через ст. 32 КЗпП
6. Працівник не погодився з новими умовами: що далі
7. Якщо працівник відмовився підписати посадову інструкцію
8. Чи достатньо скласти акт про відмову від підпису
9. Чи означає продовження роботи згоду працівника
10. Алгоритм для роботодавця
11. Висновки

Чи достатньо переписати посадову інструкцію

Посадова інструкція визначає завдання та обов’язки працівника. Але це не означає, що роботодавець може в будь-який момент затвердити її нову редакцію і таким способом довільно змінити трудову функцію працівника.

За ст. 31 КЗпП роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Крім того, відповідно до ст. 29 КЗпП до початку роботи роботодавець повинен поінформувати працівника, зокрема, про його трудову функцію, а саме про посаду та перелік посадових обов’язків.

Тому якщо йдеться не про технічне уточнення формулювань у посадовій інструкції, а про реальну зміну чи розширення обов’язків, потрібно визначити, на якій підставі роботодавець це робить.

На практиці можливі два основні шляхи.

Працівник погоджується на нові обов’язки

Найпростіший варіант — запропонувати працівнику нові обов’язки та отримати його згоду.

Наприклад, підприємство змінює внутрішні процеси та хоче передати працівнику ще один напрям роботи. Роботодавець пропонує змінити його обов’язки, а працівник погоджується.

Домовленість сторін краще зафіксувати письмово. Це може бути заява працівника + наказ роботодавця. Якщо з працівником укладено письмовий трудовий договір, відповідні зміни можна зафіксувати додатковою угодою.

Також роботодавець видає необхідний наказ та затверджує зміни до посадової інструкції або її нову редакцію, з якою ознайомлює працівника.

Такий шлях особливо доцільний, якщо нові функції суттєво відрізняються від тих, які працівник виконував раніше.

Але домовитися вдається не завжди. Тоді виникає питання, чи може роботодавець змінити обов’язки без згоди працівника.

Змінюємо істотні умови праці за ст. 32 КЗпП

За певних умов це можливо.

Частина 3 ст. 32 КЗпП дозволяє у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці змінювати істотні умови праці при продовженні роботи за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою.

КЗпП прямо називає серед істотних умов праці системи та розміри оплати праці, пільги, режим роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад. Але цей перелік не є вичерпним.

Зміна посадових обов’язків також за певних обставин може бути зміною істотних умов праці.

Проте для застосування ст. 32 КЗпП одного бажання роботодавця перерозподілити роботу недостатньо. Мають відбутися зміни в організації виробництва і праці, які зумовили необхідність змінити умови праці конкретного працівника.

На необхідності доведення таких змін неодноразово наголошував і Верховний Суд. Зміна істотних умов праці може бути визнана законною лише тоді, коли роботодавець доведе наявність змін в організації виробництва і праці.

Тобто схема «керівник вирішив додати обов’язки → затвердив нову інструкцію → працівник зобов’язаний її виконувати» працює далеко не завжди.

Під час воєнного стану попереджати за два місяці не потрібно

Тут є важлива особливість, про яку не можна забувати сьогодні.

За загальним правилом ч. 3 ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці працівника потрібно повідомити не пізніше ніж за два місяці.

Але під час воєнного стану це правило не застосовується.

Частина 2 ст. 3 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» передбачає, що у період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці здійснюється не пізніше як до запровадження таких умов.

Отже, чекати два місяці після повідомлення працівника зараз не потрібно.

Наприклад, якщо змінені умови праці запроваджуються з 1 жовтня, повідомити працівника потрібно не пізніше як до їх запровадження.

Наскільки можна змінити обов’язки через ст. 32 КЗпП

Це принципове питання.

Стаття 32 КЗпП дозволяє зміну істотних умов праці при продовженні роботи за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Отже, йдеться про зміну умов, у яких працівник продовжує виконувати свою трудову функцію, а не про можливість доручити йому зовсім іншу роботу.

Чим сильніше змінюється реальний характер роботи, тим уважніше потрібно оцінювати, чи залишається ситуація в межах ст. 32 КЗпП. Адже якщо працівникові фактично доручають роботу, яка не відповідає спеціальності, кваліфікації чи посаді, обумовленій трудовим договором, може йтися вже не про зміну істотних умов праці, а про переведення на іншу роботу.

А переведення за загальним правилом ч. 1 ст. 32 КЗпП допускається лише за згодою працівника.

Працівник не погодився з новими умовами: що далі

Якщо роботодавець має законні підстави для зміни істотних умов праці, працівник вирішує, чи готовий він продовжувати роботу в нових умовах.

Якщо колишні істотні умови праці не можуть бути збережені, а працівник не погоджується продовжувати роботу в нових умовах, трудовий договір припиняється за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Але в разі трудового спору роботодавцю доведеться довести насамперед те, що зміни в організації виробництва і праці справді відбулися і саме вони стали причиною зміни істотних умов праці.

Тому одного наказу про затвердження нової посадової інструкції недостатньо.

Якщо працівник відмовився підписати посадову інструкцію

Тепер інша ситуація.

Працівника ознайомили з посадовою інструкцією, він її прочитав, але ставити підпис відмовився.

Чи означає це, що інструкція на нього не поширюється?

Цікаву відповідь дав Верховний Суд у постанові від 21.08.2025 у справі № 751/2190/24.

Працівниця працювала бібліотекарем ліцею. Її ознайомили з посадовою інструкцією, але підписувати її вона відмовилася, про що роботодавець склав відповідний акт.

Згодом працівниці оголосили догану за порушення вимог посадової інструкції. Вона оскаржила дисциплінарне стягнення та, серед іншого, посилалася на те, що інструкцію не підписувала.

Верховний Суд цей аргумент не підтримав.

Суд врахував, що працівниця фактично була ознайомлена зі змістом посадової інструкції та, попри незгоду з нею, продовжила працювати.

Тому сама по собі відмова поставити підпис про ознайомлення не звільнила працівницю від виконання відповідних обов’язків.

Для роботодавця звідси випливає практична порада:

якщо працівник відмовляється поставити підпис про ознайомлення з посадовою інструкцією, варто документально зафіксувати сам факт ознайомлення та відмову від підпису, зокрема скласти відповідний акт.

Чи достатньо скласти акт про відмову від підпису

З постанови ВСУ від 21.08.2025 у справі № 751/2190/24 не варто робити надто широкий висновок про те, що можна вписати працівникові будь-які нові обов’язки, а якщо він відмовиться підписувати інструкцію — скласти акт, і нові обов’язки автоматично стануть для нього обов’язковими.

Цього Верховний Суд не казав.

Ба більше, в цій справі законність самої посадової інструкції не була предметом позову.

Тому потрібно розмежовувати дві ситуації.

Перша: працівник просто відмовляється підтвердити підписом, що його ознайомили з обов’язками, які законно на нього покладені.

Друга: працівник заперечує саму законність зміни своїх обов’язків, оскільки вважає, що роботодавець без належних підстав змінив його трудову функцію.

У другому випадку акт про відмову від підпису сам по собі проблему не вирішує.

Чи означає продовження роботи згоду працівника

Це ще одне питання, яке може виникнути на практиці.

Працівник отримав повідомлення про зміну істотних умов праці, письмової згоди не надав, але після запровадження нових умов продовжує працювати.

Судова практика допускає врахування фактичної поведінки працівника при встановленні того, чи погодився він продовжувати роботу у змінених умовах.

Але роботодавцю не варто будувати всю кадрову процедуру на такій «мовчазній згоді». Набагато безпечніше отримати документальне під твердження позиції працівника: він погоджується продовжувати роботу в нових умовах або відмовляється від неї.

Алгоритм для роботодавця

Якщо потрібно змінити посадові обов’язки вже працюючого працівника, насамперед визначте, наскільки суттєво змінюється його робота.

Якщо працівник погоджується — письмово зафіксуйте домовленість сторін та внесіть відповідні зміни до кадрових документів.

Якщо згоди немає — визначте, чи є реальні зміни в організації виробництва і праці, які дозволяють застосувати ст. 32 КЗпП.

Переконайтеся, що працівник продовжуватиме працювати за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Якщо фактично змінюється сама трудова функція і працівникові доручають іншу роботу, механізму ст. 32 КЗпП може бути недостатньо.

Повідомте працівника про зміну істотних умов праці не пізніше як до запровадження нових умов.

Зафіксуйте позицію працівника щодо продовження роботи.

Якщо працівник відмовляється лише від підпису про ознайомлення з документом — зафіксуйте факт ознайомлення та відмову актом.

Якщо ж працівник не погоджується продовжувати роботу у зв’язку зі зміною істотних умов праці, а попередні умови зберегти неможливо, трудовий договір може бути припинено за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Висновки

1. Змінити посадові обов’язки вже працюючого працівника можна за домовленістю сторін або, за наявності відповідних підстав, у порядку зміни істотних умов праці за ст. 32 КЗпП.
2. Для односторонньої зміни істотних умов праці недостатньо лише рішення керівника — мають відбутися реальні зміни в організації виробництва і праці, а працівник повинен продовжувати працювати за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою.
3. Про зміну істотних умов праці слід повідомити до їх запровадження.
4. Відмова працівника поставити підпис під посадовою інструкцією сама по собі не означає, що він може її не виконувати.
5. Акт про відмову від підпису не дає роботодавцю права довільно змінювати трудову функцію працівника: спочатку має бути законною сама підстава для покладення нових обов’язків.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про внесення змін до посадової інструкції (ведення в/о)

Наказ про внесення змін до посадової інструкції (зміна підпорядкування)

Наказ про внесення змін до посадової інструкції (доповнення)

Наказ про затвердження нової посадової інструкції

Наказ про внесення змін до посадової інструкції

Акт про відмову від ознайомлення з посадовою інструкцією

Статті та консультації на тему:

Зміна істотних умов праці: звільняємо згідно з п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Зміна істотних умов праці під час воєнного стану

Вихідний 24 серпня для працівника: чи вважається це зміною істотних умов праці

Повідомлення про зміну істотних умов праці: які строки діють зараз

Чи вважається переміщення працівника зміною істотних умов праці

Переведення та зміна істотних умов праці під час війни: що дозволено роботодавцю

Зміна істотних умов праці в період воєнного стану: який порядок звільнення

Коли повідомляти про зміну істотних умов праці під час воєнного стану