Трудова книжка, витяг з ЕТК, ОК-5 і ОК-7: коли застосовувати та як підтвердити страховий стаж

1. Що подає працівник під час працевлаштування після 10 червня 2026 року
2. Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку на підприємстві після 10.06.2026
3. Витяг з ЕТК під час працевлаштування: хто і як його отримує
4. Трудова діяльність і страховий стаж: у чому різниця
5. ОК-5 та ОК-7: у чому різниця і яку довідку використовувати
6. Чи може роботодавець сам отримати ОК-7 і дані про страховий стаж
7. Що робити, якщо старий період роботи відсутній в електронних даних
8. Висновки

Що подає працівник під час працевлаштування після 10 червня 2026 року

Попри те, що після 10 червня 2026 року облік трудової діяльності ведеться в електронній формі, вимоги Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) щодо документів під час працевлаштування залишаються чинними.

Тож кандидат може підтвердити свою трудову діяльність одним із двох способів:

1. надати паперову трудову книжку (якщо вона є);

або

1. відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб.

Це прямо передбачено ст. 24 КЗпП.

Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку на підприємстві після 10.06.2026

Після завершення перехідного періоду паперова трудова книжка зберігається у працівника. Під час нового працевлаштування роботодавець може ознайомитися з нею як із джерелом інформації, але приймати її на постійне зберігання не потрібно.

Водночас паперова трудова книжка не скасована. На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити до неї записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, а також про заохочення і нагороди. Це передбачає ст. 48 КЗпП.

Витяг з ЕТК під час працевлаштування: хто і як його отримує

Якщо кандидат замість паперової трудової книжки надає електронні відомості, йдеться про відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб, або витяг з електронної трудової книжки.

Якщо особа працевлаштовується вперше, облік її трудової діяльності ведеться в електронній формі. При цьому працівник, який уперше приймається на роботу, має право вимагати оформлення і паперової трудової книжки. У такому разі роботодавець повинен оформити її не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу та відповідної вимоги.

Якщо ж кандидат уже працював раніше, для підтвердження трудової діяльності він подає відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Тобто йдеться про формування витягу з електронної трудової книжки.

Сформувати витяг з ЕТК може сам працівник через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. Водночас отримати відомості може і роботодавець. Коли йдеться про кандидата на працевлаштування, для доступу роботодавця до його ЕТК потрібна згода особи, яку вона надає через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. Детальніше про це у роз’ясненні ПФУ.

Увага! Витяг з ЕТК прямо не названий у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 серед документів, якими формується особова справа працівника. Отже, загальної вимоги обов’язково підшивати такий витяг до особової справи немає

Трудова діяльність і страховий стаж: у чому різниця

Паперова трудова книжка та витяг з ЕТК насамперед підтверджують трудову діяльність працівника: де і коли він працював, коли був прийнятий, переведений чи звільнений.

Але якщо потрібно визначити саме страховий стаж, наприклад для оплати лікарняних, одного запису про роботу недостатньо. Для цього використовують відомості Реєстру застрахованих осіб.

Для цілей соцстрахування страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб, у тому числі за внесеними до нього даними про трудову діяльність. За періоди до 1 липня 2000 року стаж визначається у порядку та на умовах законодавства, що діяло раніше (ст. 14 Закону про соцстрахування).

Отримати інформацію про страховий стаж можна, зокрема, за допомогою довідок ОК-5 та ОК-7.

ОК-5 та ОК-7: у чому різниця і яку довідку використовувати

Довідки ОК-5 та ОК-7 формуються з Реєстру застрахованих осіб та містять інформацію про страховий стаж, заробіток і сплату страхових внесків. Водночас вони відрізняються періодом, за який формуються дані, та практичним застосуванням. Це підтверджує актуальне роз’яснення ПФУ.

ОК-5 містить дані переважно починаючи з 2000 року, а в окремих випадках – з 1998 року. Її використовують, зокрема, для отримання інформації про страховий стаж і заробітну плату, яка враховується під час призначення пенсії.

ОК-7 містить відомості про суми фактично нарахованої заробітної плати або доходу та страховий стаж за періоди з 2011 року. Найчастіше її використовують для визначення страхового стажу для розрахунку лікарняних, допомоги по безробіттю тощо.

Тут важливо не плутати: запис у трудовій книжці підтверджує факт трудової діяльності, а страховий стаж визначається відповідно до законодавства за даними Реєстру та залежить, зокрема, від сплати страхових внесків.

Тож, якщо потрібно розрахувати лікарняні – просіть у працівника довідку ОК-7. Проте просити працівника щоразу самостійно приносити таку довідку необов’язково.

Чи може роботодавець сам отримати ОК-7 і дані про страховий стаж

Працівник може самостійно отримати ОК-5 та ОК-7 через вебпортал ПФУ, портал «Дія» або у сервісному центрі ПФУ. Оскільки довідки містять персональні дані, їх може отримати застрахована особа особисто, законний представник або представник, повноваження якого оформлено у встановленому порядку. Детальніше – у роз’ясненні ПФУ.

Водночас для роботодавців діють окремі можливості через кабінет страхувальника. Роботодавець може сформувати ОК-7 щодо працівника за період перебування цієї особи у трудових відносинах із ним, а також отримати довідку про трудовий та страховий стаж, необхідну, зокрема, для призначення страхових виплат. Це прямо зазначено у пам’ятці ПФУ щодо електронного кабінету страхувальника.

Що робити, якщо старий період роботи відсутній в електронних даних

На практиці може виникнути ситуація, коли паперова трудова книжка підтверджує певний період роботи, але відповідні відомості ще не внесені до електронної трудової книжки.

Наприклад, у трудовій книжці є запис про роботу у 2003 році. Перевіряти наявність цього періоду саме в ОК-7 неправильно, адже ОК-7 містить дані лише з 2011 року. Для перевірки повноти електронних відомостей про трудову діяльність насамперед варто переглянути витяг з ЕТК та з’ясувати, чи були оцифровані записи паперової трудової книжки.

Якщо старий період ще не оцифрований, це не означає, що він втрачений. Пенсійний фонд і після 10 червня 2026 року продовжує приймати та опрацьовувати скановані документи для формування електронних трудових книжок. За періоди роботи до 1 січня 2004 року при призначенні пенсії можуть враховуватися оригінали трудових книжок. Про це ПФУ окремо повідомив у роз’ясненні від 3 червня 2026 року.

Водночас для визначення страхового стажу для лікарняних діє інше правило: згідно із Законом про соцстрахування страховий стаж обчислюють за даними Реєстру, а за періоди до 1 липня 2000 року – за правилами законодавства, що діяло раніше. Тому дату 1 січня 2004 року не слід універсально застосовувати до всіх видів страхового стажу.

Висновки

1. Після 10 червня 2026 року під час працевлаштування кандидат може надати паперову трудову книжку або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб. Паперова книжка зберігається у працівника, але на його вимогу роботодавець продовжує вносити до неї записи.
2. Витяг з ЕТК підтверджує трудову діяльність, а для визначення страхового стажу використовують дані Реєстру застрахованих осіб. ОК-5 містить дані переважно з 2000 року, ОК-7 – з 2011 року.
3. Якщо старі записи ще не оцифровані, стаж не втрачається. ПФУ продовжує приймати документи на оцифрування і після 10 червня 2026 року.