Працівник запізнився на роботу через повітряну тривогу: які документи повинен оформити кадровик

1. Запізнення через повітряну тривогу: чи є причина поважною
2. Чи обов’язково писати пояснювальну записку в разі запізнення
3. Чи обов’язково складати службову записку
4. Чи обов’язково складати акт
5. Чи видавати наказ про визнання причини поважною
6. Як табелювати запізнення
7. Чи можна взагалі не фіксувати запізнення
8. Якщо причина запізнення не поважна

Запізнення через повітряну тривогу: чи є причина поважною

Перш за все, нагадаємо, що за роз’ясненням Мін’юсту:

Однак тут слід уточнити. Мова йде про ситуацію, коли працівник запізнився на роботу через те, що під час тривоги:

1. перебував в укритті;
2. перебував в дорогі до/з укриття;
3. не зміг вчасно дістатися роботи через перебої з рухом транспорту, спричинені тривогою.

Інакше кажучи, якщо лунає сигнал тривоги – це не означає, що працівникам дозволено запізнюватися або бути відсутніми на робочому місці. Тобто не кожне запізнення під час тривоги автоматично має поважну причину. Та все ж у більшості випадків йдеться саме про поважні причини. Тож далі розглянемо ситуацію, коли роботодавець визнає запізнення поважною причиною.

Чи обов’язково писати пояснювальну записку в разі запізнення

Ні, не обов’язково.

Роботодавцю доцільно отримати від працівника пояснювальну записку із зазначенням причини запізнення, особливо якщо обставини не очевидні. Але, якщо ви не збираєтеся застосовувати заходи дисциплінарного стягнення (визнаєте причину запізнення поважною), то пояснювальна записка можлива, але не обов’язкова.

Якщо запізнення через повітряну тривогу разове, можна зафіксувати фактичний час прибуття працівника та причину запізнення без зайвого документообігу. Наприклад, у журналі обліку запізнень, службовій записці керівника або іншим способом, який використовують на підприємстві. Також запізнення може бути зафіксовано автоматичною системою обліку робочого часу, якщо вона запроваджена на підприємстві (наприклад, застосування пропускної системи, коли фіксується час приходу на роботу та залишення робочого місця).

Можна використати скриншот із застосунку оповіщення або централізовану фіксацію тривог, якщо роботодавець організував такий порядок.

Чи обов’язково складати службову записку

Ні, не обов’язково.

Службова записка доцільна, якщо:

1. працівник повідомив про запізнення усно;
2. запізнення не фіксується іншим способом;
3. запізнення трапилося разово і потрібно документально зафіксувати його обставини.

Якщо ж на підприємстві такі запізнення трапляються регулярно, доцільно затвердити внутрішній порядок: хто фіксує час прибуття, як підтверджують причину та як відображають відповідний час у табелі.

Чи обов’язково складати акт

Ні, не обов’язково.

Можна скласти акт для фіксації факту й тривалості запізнення, якщо це потрібно роботодавцю. Однак універсальної вимоги складати такий акт у кожному випадку немає.

Якщо запізнення спричинене повітряною тривогою і ви визнаєте причину поважною та не збираєтеся накладати стягнення, то акт із підписами свідків у такій ситуації не є обов’язковою вимогою закону.

Чи видавати наказ про визнання причини поважною

Ні, наказ про визнання причини запізнення поважною видавати не обов’язково.

У трудовому законодавстві немає загальної вимоги оформлювати окремий наказ у кожному такому випадку. Поважність причини оцінює роботодавець з огляду на конкретні обставини.

Якщо роботодавець хоче врегулювати це питання документально, можна передбачити у внутрішньому наказі або положенні порядок фіксації запізнень через повітряні тривоги та інших надзвичайних обставин.

Для разового запізнення, причину якого підтверджено, достатньо зафіксувати обставини та врахувати їх під час обліку робочого часу. Окремий наказ про визнання причини поважною – право роботодавця, а не його обов’язок.

Як табелювати запізнення

Навіть якщо причини запізнення визнані поважними, потрібно відобразити фактично відпрацьований час відповідно до прийнятого на підприємстві порядку обліку. Сам факт поважної причини не означає, що невідпрацьований час автоматично вважається відпрацьованим.

Якщо це звичайне запізнення, ви можете позначити його кодом «І» (30) – інші причини неявок. Також можна впровадити свій певний код. Відповідно в табелі зазначають кількість невідпрацьованих годин. Детально про це говорили тут.

Чи можна взагалі не фіксувати запізнення

На практиці таке часто трапляється в комерційній сфері: роботодавці не фіксують час запізнення, якщо вважають причину поважною.

Зауважте, що в такому випадку:

1. у табелі зазвичай залишається повний робочий день;
2. працівник отримує зарплату без зменшення через запізнення.

Водночас роботодавець має враховувати вимогу щодо достовірного обліку виконуваної роботи. До того ж, таке «послаблення» може спровокувати зростання кількості запізнень.

Якщо причина запізнення не поважна

Про всяк випадок нагадаємо, що в цій статті ми досліджуємо виключно ситуацію, коли роботодавець визнає причину запізнення поважною.

Якщо ж причина визнана не поважною, то процедура буде іншою. Зокрема, відповідно до ч. 1 ст. 149 Кодексу законів про працю України:

Отже, якщо роботодавець планує застосувати дисциплінарне стягнення, письмові пояснення обов’язкові. Факт порушення доцільно зафіксувати документально. Якщо роботодавець застосовує дисциплінарне стягнення, його оформлюють наказом (розпорядженням) і повідомляють про нього працівника під розписку. Детально про це говорили тут.

Шаблони та зразки документів:

Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці

Наказ про визнання причини відсутності працівника поважною

Читайте більше:

Звільнення дистанційного працівника за прогул: що повинен довести роботодавець

Звільнення за прогул працівника за кордоном

Чи є прогулом відсутність на фіксованому робочому місці

Чи достатньо табеля обліку робочого часу для підтвердження прогулу

Відсутність на роботі понад 3 години: чи це прогул і коли можливе звільнення

Заява про звільнення за ч. 3 ст. 38 КЗпП: коли працівника можуть звільнити за прогул

Як правильно фіксувати відсутність працівника, щоб звільнити за прогул

Звільняємо за прогул: які обов’язкові умови, щоб не порушити закон