ТОП-5 помилок під час оформлення відпусток без збереження зарплати

1. У кадровика немає заяви працівника
2. Неправильний розрахунок тривалості відпустки
3. Не вказана підстава для надання відпустки без збереження зарплати
4. Працівника не ознайомили з наказом
5. Неправильно відобразили відпустку в обліку
6. Висновок

У кадровика немає заяви працівника

Відпустка без збереження заробітної плати надається виключно за бажанням працівника. Саме заява має підтверджувати, що працівник сам просить про відпустку, а не просто погодився з рішенням керівника.

Основні правила надання відпусток без збереження зарплати прописані у статтях 25 та 26 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки). Але у період дії воєнного стану також застосовуються норми ч. 3, 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136), саме вони стосуються правил надання «воєнних» відпусток без збереження зарплати.

Стаття 25 Закону про відпустки передбачає надання відпусток без збереження зарплати за бажанням працівника в обов’язковому порядку, а за ст. 26 такі відпустки надають за погодженням сторін (працівника та роботодавця).

Але, яка б підстава для відпустки без збереження заробітної плати не була, заява від працівника є обов’язковою.

В заяві слід обов’язково зазначити вид відпустки, підставу її надання, тривалість відпустки та дату початку. Кадровик перевіряє ці дані й лише після погодження відпустки готує наказ. Якщо закон зобов’язує роботодавця надати відпустку за наявності відповідних підстав, перевірте документи, які підтверджують право працівника на неї.

Неправильний розрахунок тривалості відпустки

Тривалість відпустки залежить від підстави її надання. Наприклад, відпустка за сімейними обставинами за ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки становить не більше 30 календарних днів на рік. Натомість під час воєнного стану ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 дозволяє надавати відпустку без обмеження цього строку за згодою сторін.

Помилка виникає, коли кадровик застосовує 30-денне обмеження до всіх видів неоплачуваних відпусток або не перевіряє, скільки днів працівник уже використав за відповідною підставою.

Перед підготовкою наказу визначте підставу відпустки та встановлену законом тривалість. Для відпустки за сімейними обставинами перевірте використані дні за поточний календарний рік. Для інших підстав застосовуйте правила, установлені саме для відповідного виду відпустки. У наказі зазначайте конкретні дати початку й закінчення та загальну кількість календарних днів.

Не вказана підстава для надання відпустки без збереження зарплати

Фрази «без збереження зарплати» або «у зв’язку з воєнним станом» самі по собі не дають змоги визначити, за якою нормою надано відпустку. Це важливо не лише для оформлення наказу: від підстави залежить і порядок обліку відпускного стажу.

Наприклад, відпустку за сімейними обставинами надають ст. 26 Закону про відпустки. Відпустку працівникові, який виїхав за межі України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, передбачено ч. 4 ст. 12 Закону № 2136. Це різні підстави, для яких діють різні правила оформлення.

Отже, у наказі зазначте вид відпустки та відповідну норму законодавства.

Наприклад, в наказі про надання відпустки без збереження зарплати за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 потрібно вказати преамбулу із посилання на нормативно-правові документи, на підставі яких надається ця відпустка. Варто зазначити номер та дату Указу Президента про продовження воєнного стану, Закон № 2136, де власне і дозволено надавати відпустки без збереження зарплати за згодою сторін на увесь період воєнного стану, і посилання на ст. 26 Закону про відпустки.

Працівника не ознайомили з наказом

Наказ може містити правильні дати, але працівник має бути поінформований про погоджений період відпустки. Особливо це важливо, коли керівник погодив не всі дні, про які просив працівник.

Наказ про надання неоплачуваної відпустки належить до кадрових документів, які стосуються трудових відносин, тому працівник має бути з ним ознайомлений обов’язково.

Відсутність ознайомлення працівника з наказом може стати підставою для оскарження законності відпустки

Неправильно відобразили відпустку в обліку

Після видання наказу потрібно відобразити відпустку в табелі обліку використання робочого часу та документах, які підприємство використовує для обліку відпусток. Але тут важливо не переплутати: як облікувати саму відсутність працівника та чи зараховується цей період до стажу для щорічної основної відпустки.

За п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону України «Про відпустки» періоди відпусток, передбачених ст. 25 цього Закону, за загальним правилом зараховують до відповідного стажу. Водночас відпустки за ч. 1 та 3 ст. 26 цього Закону, а також за ч. 3 та 4 ст. 12 Закону № 2136 до такого стажу не зараховують. А це може впливати на тривалість майбутньої щорічної відпустки.

Усі надані відпустки (включно з неоплачуваними) обов'язково фіксуються у розділі V «Відпустки» особової картки працівника.

Форма № П-2 має рекомендаційний характер, тому роботодавець може вести облік в іншій зручній формі (наприклад, у спеціальному журналі обліку відпусток або в електронній системі), якщо це закріплено в локальному акті підприємства (інструкції з діловодства, положенні про відпустки).

Відсутність запису про відпустку може призвести до проблем під час перевірки Держпраці.

Висновок

1. Під час оформлення відпустки без збереження зарплати перевірте не лише заяву й наказ, а й правильність визначення її тривалості та відображення в обліку.
2. Особливо уважно визначайте підставу відпустки: від неї залежать законодавчі обмеження та зарахування періоду до стажу для щорічної основної відпустки.

Брошури та чеклісти:

Помічник кадровика «Відпустка без збереження зарплати: нові періоди, правила та зразки документів»

Енциклопедія кадровика «Відпустка без збереження зарплати: підстави, кейси і документи»

Читайте більше:

Відпустка без збереження зарплати з 31 жовтня 2026 року: як оформити

Відпустка без збереження зарплати у зв'язку з одруженням: заява + наказ

Працівник виїжджає за кордон: чи зобов’язаний роботодавець надати неоплачувану відпустку

Відпустка без збереження зарплати під час війни: хто має право та на який строк

Надання відпустки без збереження зарплати в разі смерті рідних: заява + наказ

До 60 днів без збереження зарплати: кому роботодавець зобов’язаний надати відпустку

Відпустка «за свій рахунок» і стаж: одна важлива різниця змінює розрахунок щорічної