Щорічні відпустки 2026/2027: аудит невикористаних днів, розрахунки та графік відпусток – 2027

1. Аудит невикористаних відпусток: із чого почати
2. Невикористані щорічні відпустки: дні не згорають
3. Розрахунок днів: перевірте відпускний стаж
4. Графік відпусток на 2027 рік: кого та що включати
5. Коли затвердити графік і як його оформити
6. Висновки

Аудит невикористаних відпусток: із чого почати

Перш ніж складати графік на 2027 рік, кадровику потрібно звірити фактичне використання відпусток із кадровими документами.

Самого графіка за 2026 рік недостатньо: протягом року періоди відпочинку могли змінюватися, переноситися або продовжуватися.

Для перевірки використайте:

1. особову картку працівника П-2 або інший документ, у якому ведеться облік відпусток;
2. графік відпусток на 2026 рік із відмітками про фактичне використання днів;
3. накази про надання, перенесення або продовження відпусток;
4. документи, що підтверджують періоди, які впливають на відпускний стаж;
5. колективний договір, положення про відпустки та інші локальні документи, якщо вони встановлюють додаткові гарантії чи особливий порядок надання відпусток.

Звірте заплановані дні з фактично використаними. Наприклад, у графіку працівникові запланували відпустку на 14 календарних днів, але згодом сторони погодили інший період, а до відпустки працівник так і не пішов. Ці дні не можна вважати використаними лише тому, що вони були передбачені графіком.

Після звірки сформуйте залишок щорічної відпустки за кожен робочий рік окремо. Саме робочий, а не календарний рік є основою для обліку права на щорічну відпустку. Він відлічується від дати прийняття працівника на роботу.

Не плутайте календарний рік із робочим!

Наприклад, якщо працівника прийнято 15 травня 2024 року, то робочими роками для нього вважаються: 15.05.2024–14.05.2025, 15.05.2025–14.05.2026 та 15.05.2026 - 14.05.2027.

Невикористані щорічні відпустки: дні не згорають

Невикористані дні щорічної основної та додаткової відпусток не зникають через завершення календарного року. Якщо працівник не скористався відпусткою, запланованою на 2026 рік, відповідні дні потрібно врахувати під час планування відпусток на 2027 рік.

Наприклад, працівник має невикористані 24 календарні дні за один робочий рік і ще 24 дні за наступний. Якщо право на всі ці дні підтверджене, кадровик має врахувати залишок у 48 календарних днів, а не планувати лише відпустку за останній робочий рік.

Це не означає, що всі накопичені дні потрібно надати одним безперервним періодом. Періоди відпочинку узгоджують із працівником з урахуванням законодавчих гарантій і потреб роботи. Водночас потрібно дотримуватися вимоги ст. 12 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» та ст. 79 Кодексу законів про працю України : одна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше ніж 14 календарних днів.

Накопичення відпусток не вигідне ані працівникові, який тривалий час не відпочиває, ані роботодавцю. Невикористані дні доведеться надати під час трудових відносин або, у передбачених законом випадках, компенсувати під час звільнення. Грошова компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки виплачується при звільненні незалежно від фінансового стану роботодавця.

Компенсувати щорічну відпустку без звільнення можна за бажанням працівника, але тільки у випадках, коли її тривалість перевищує 24 к. дн. При цьому працівник має використати 24 дні цієї відпустки за відповідний робочий рік, а за решту днів, які належать за той самий робочий рік, що й використані, отримати компенсацію.

Розрахунок днів: перевірте відпускний стаж

Під час аудиту недостатньо відняти використані дні від стандартної тривалості відпустки. Потрібно перевірити, чи весь відповідний робочий рік зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку.

Зокрема, зверніть увагу на періоди відпусток без збереження заробітної плати. Не всі такі відпустки однаково впливають на відпускний стаж: потрібно враховувати підставу надання та правила, чинні для відповідного періоду. Наприклад, відпустка без збереження заробітної плати, надана пенсіонерові за віком на підставі пункту 6 статті 25 Закону про відпустки, зараховується до стажу для щорічної відпустки. Тому не можна автоматично вилучати з розрахунку всі періоди неоплачуваних відпусток.

Якщо частина робочого року не зараховується до відпускного стажу, тривалість щорічної відпустки за цей рік потрібно визначити пропорційно.

Тож, у відпускний стаж для цілей надання щорічної основної відпустки зараховуються відпустки без збереження зарплати за ст. 25 Закону про відпустки (крім відпусток для догляду за дитиною до 6, 16 і 18 років), а неоплачувані відпустки через сімейні обставини (ст. 26 Закону про відпустки) і через воєнний стан (ч. 3 і 4 ст. 12 Закону №2136) – не зараховуються.

До відпускного стажу для цілей надання щорічних додаткових відпусток за шкідливі, важкі та особливі умови праці відпустки без збереження зарплати не зараховуються незалежно від підстав.

Графік відпусток на 2027 рік: кого та що включати

Після проведення аудиту щорічних відпусток можна приступати до складання графіку відпусток на 2027 рік. Нагадаємо правила.

За загальним правилом ст. 10 Закону про відпустки графік відпусток складають усі роботодавці, у яких є працівники, зокрема фізичні особи – підприємці. Сам факт дії воєнного стану не скасовує цього обов’язку. Виняток передбачено для роботодавців, які перебувають на територіях активних або можливих бойових дій, визначених у встановленому порядку.

До графіка обов’язково включають щорічні основні та додаткові відпустки. Соціальну відпустку на дітей, додаткову відпустку учасникам бойових дій та чорнобильську відпустку можна включати за потреби, але можливо вести їх окремо, оскільки для них діють інші правила надання, обліку та фінансування.

Під час складання графіка:

1. врахуйте всіх працівників, зокрема новоприйнятих і тих, хто перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, якщо трудові відносини тривають;
2. працівників-сумісників зазначте окремими рядками за кожною посадою;
3. окремо заплануйте невикористані дні щорічної відпустки за попередні робочі роки;
4. врахуйте право окремих категорій працівників на щорічну відпустку у зручний для них час.

З працівником потрібно узгодити період щорічної відпустки. Загалом працівник не визначає його одноосібно, але для категорій, яким закон гарантує відпустку у зручний час (див. тут), ці гарантії потрібно дотримуватися.

Коли затвердити графік і як його оформити

Закон про відпустки не встановлює єдиного конкретного граничного строку затвердження графіка на кожен наступний рік. Тому роботодавцю варто орієнтуватися на необхідність завчасно погодити періоди відпочинку та виконати вимогу про письмове повідомлення працівника не пізніше ніж за два тижні до початку щорічної відпустки.

Якщо працівник має піти у відпустку з 1 січня 2027 року, графік доцільно затвердити не пізніше 17 грудня 2026 року, щоб завчасно повідомити його про початок відпустки. Якщо внутрішні документи підприємства встановлюють раніший строк, потрібно дотримуватися саме його.

Форму графіка роботодавець може розробити самостійно. Примірна форма не є обов’язковою, якщо локальний документ не встановлює іншого.

Графік відпусток затверджується безпосередньо керівником або через наказ, а також погоджується профспілкою чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Також графік відпусток слід довести до відома кожного працівника й для цього передбачаються спеціальну графу у графіку.

Висновки

1. Підготовка графіка на 2027 рік – це не формальне заповнення таблиці. Спочатку потрібно перевірити документи та залишки щорічних відпусток за кожним робочим роком, перерахувати відпускний стаж та визначити фактичну кількість днів.
2. Після аудиту узгодьте періоди відпочинку з працівниками та керівниками підрозділів, внесіть до графіка невикористані щорічні відпустки, дотримайтеся гарантії щодо безперервної частини тривалістю не менше 14 календарних днів і завчасно затвердьте документ.
3. Не відкладайте цю роботу до січня: графік має бути готовий настільки рано, щоб роботодавець міг виконати вимогу про повідомлення працівників за два тижні до початку відпустки.

Шаблони та зразки документів:

Графік відпусток на 2027 рік затверджений директором

Графік відпусток (у ФОП)

Брошури та чеклісти:

Помічник кадровика «Щорічні відпустки – 2027: графік відпусток, (не)згорання та правила компенсації»

Універсальна енциклопедія «Обов’язкові документи з військового обліку & Графік відпусток – 2026: зразки та поради»

Читайте більше:

Чи можна надати відпустку 2 рази по 14 днів

Графік відпусток затверджено наказом: зберігати разом чи окремо

Графік відпусток до 31.10: кому подавати до ПФУ та чи потрібна нова форма

Відпустка на 1 день – чи можна оформити

Графік відпусток «чорнобильців» на 2027 рік: подайте до ПФУ до 31 жовтня, щоб отримати компенсацію

Щорічна відпустка наперед: чи можливо та наслідки для кадровика

Пішов у відпустку, але передумав відпочивати: чи може працівник перервати її