Чи приймати на роботу за електронним військово-обліковим документом із Резерв+

Увага! Матеріал доповнили у зв’язку з оприлюдненням постанови КМУ від 18.06.2024 №721 «Про внесення змін до Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів» (далі - постанова №721). Ця постанова набирає чинності з дня її опублікування та застосовується з 18.06.2024. Постанову опубліковано в газеті «Урядовий кур’єр» від 20.06.2024 №125.

Військово-обліковий документ (ВОД) оформляється (створюється) та видається (замінюється):

в електронній формі — засобами електронного кабінету призовника, військовозобов’язаного, резервіста та/або Державного веб-порталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони та/або Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі — Портал Дія), зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія) (у разі технічної реалізації

Таке визначення прописане в оновленому постановою КМУ №721 п. 2 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі – Порядок №559).

Як заявило Міноборони у застосунку Резерв+ зʼявився QR-код, відсканувавши який уповноважені органи можуть перевірити чинність ВОД, що має таку ж юридичну силу, як і паперовий.

Щоб отримати електронний ВОД достатньо авторизуватись у застосунку Резерв+ та оновити дані щодо себе. Заступниця Міністра оборони Катерина Черногоренко пояснила:

Якщо ви вже оновлювали дані раніше, потрібно повторно завантажити застосунок в App Store чи Google Play Market.

Увага! Строк дії військово-облікового документа в електронній формі становить не більше одного року з дати його формування та не може перевищувати строк дії відстрочки від направлення для проходження базової військової служби для призовників або відстрочки від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період (бронювання) для військовозобов’язаних та резервістів (новий абзац п. 7 Порядку №559).

Також в застосунку можна згенерувати PDF-версію електронного військово-облікового документа у кілька кліків.

У ВОД в електронній формі відображається унікальний електронний ідентифікатор у вигляді двовимірного штрихкоду (далі — QR-код ВОД) (новий абзац п. 7 Порядку №559).

QR-код ВОД містить відомості про ВОД в електронній формі, які за допомогою відповідних технічних засобів можна відтворити у формі, придатній для зчитування, зокрема у візуальній. QR-код ВОД містить відомості, зазначені у підпунктах 1-5, 7, 8, 11-13, 17 пункту 8 цього Порядку. ВОД в електронній формі є дійсним лише за наявності QR-коду та не може використовуватися без нього (новий п. 8-1 Порядку №559)

ВОД в електронній формі перевіряють шляхом зчитування QR-коду ініціатором перевірки за допомогою технічних засобів, які дають змогу відтворити відомості ВОД в електронній формі у формі інформаційного повідомлення.

QR-код повинен бути:

1. придатним для зчитування технічними засобами,
2. цілісним,
3. неушкодженим,
4. нанесеним на будь-який носій достатнього розміру та необхідної контрастності.

Підставою непідтвердження ВОД в електронній формі є непридатність QR-коду для зчитування технічними засобами (п. 11 Порядку №559).

Отже, перейдемо до запитання, що турбує усіх роботодавців:

чи можна приймати на роботу працівника, який не має паперового військово-облікового документу, але має належний електронний військово-обліковий документ (роздрукований) з QR-кодом, який роботодавець може зчитати і переконатися, що з документом все гаразд?

Спочатку звернемося до ст. 24 КЗпП, яка визначає, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати, крім іншого, ВОД.

І от за новим п. 8-2 Порядку №559 ВОД в електронній формі може бути роздрукований. У такому випадку він повинен містити QR-код ВОД, придатний для зчитування. Формування ВОД в електронній формі для друку може здійснюватися особисто засобами електронного кабінету призовника, військовозобов’язаного, резервіста (тобто Резерв+) та/або адміністратором ЦНАП засобами Порталу Дія (у разі особистого звернення) за умови уточнення облікових даних.

Отже роботодавець повинен зчитати QR-код і перевірити роздрукований із Ререзрв+ ВОД.

А щоб зчитати QR-код, кадровику, бухгалтеру, який веде кадровий облік, відповідальному за ведення військового обліку достатньо завантажити застосунок Резерв+ на свій смартфон.

Після того, як завантажили застосунок Резерв+ (навіть без реєстрації в ньому) у вас з'являється можливість сканувати QR-коди потенційних працівників. Для цього використовуйте кнопку «Сканувати документ».

До речі, заступник Міністра оборони України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Катерина Черногоренко також говорила:

громадяни зможуть завантажувати PDF-документ для подачі на роботу чи навчання, а також в інших випадках, де законодавство вимагає пред'явлення військово-облікового документа.

Але далі виникає інше запитання:

як же бути, адже і Правила №1000/5 і Порядок №1487 передбачають необхідність не просто побачити оригінал ВОД, а й отримати його копію, щоб зберігати в Особовій справі і у справах, які ведуться підприємством відповідно до пунктів 37 та 38 Порядку №1487?

Так, в пункті 37 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі — Порядок №1487), визначено, що до списків кожної групи формується справа, у якій зберігаються копії ВОД призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Деякі інші пункти Порядку №1487 також передбачають обов’язкову наявність копій ВОД.

Оскільки постановою №721 уточнили, що ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) та військово-обліковий документ у паперовій формі мають однакову юридичну силу, то для формування справ можна використовувати роздрукований із Резерв+ елекронний ВОД.

Його можна зберігати у справах, як того вимагає Порядок №1487, а також можна вкласти в Особову справу на виконання пункту 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.

Отже, резюмуємо:

1. При працевлаштуванні працівник може надати роздрукований з Резерв+ ВОД, але він має містити QR-код, придатний для зчитування. Перевірити роздрукований електронний ВОД можна за допомогою застосунку Резерв+, який завантажують на смартфон без подальшої реєстрації. Щоб перевірити електронний ВОД, потрібно відсканувати у застосунку Резерв+ QR-код працівника.
2. Роздрукований із Резерв+ електронний ВОД має таку ж юридичну силу, як і паперовий ВОД.
3. Роздрукований елекронний ВОД зберігаєте, як то вимагають Порядок №1487 та Правила №1000/5.

Джерело:  kadroland