Як вносити запис про навчання до трудової книжки працівника

1. Законодавчі підстави внесення записів до трудових книжок
2. Приймаємо студента або учня без трудової книжки
3. Приймаємо працівника після закінчення закладу освіти
4. До вступу в навчальний заклад у працівника вже була трудова книжка
5. Особа працює та вступає до ВНЗ на денне навчання
6. Працівник навчається заочно
7. Висновки

Законодавчі підстави внесення записів до трудових книжок

Статтею 48 Кодексу законів про працю (далі — КЗпП) закріплено, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі. Лише на вимогу працівника роботодавець вносить записи до трудової книжки, яка зберігається у працівника.

Записи до трудових книжок і досі вносять відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58).

Так, відповідно до абз. 3 п. 1.1 Інструкції № 58 трудові книжки ведуть на студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів (наразі також варто говорити про заклади фахової передвищої освіти), що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації всіх форм власності. Також про записи про навчання згадано у п.п. 2.16, 2.17, 2.18, 2.19 Інструкції № 58.

Отже, з’ясували, що записи в трудові книжки учнів, студентів, аспірантів, вносити необхідно, але, звісно, за їх вимогою. Далі розглянемо, як правильно це робити. Тут маємо виокремити кілька ситуацій.

Приймаємо студента або учня без трудової книжки

Якщо на підприємство працевлаштовується студент вишу (або учень закладу фахової передвищої освіти) і це його перше місце роботи, то оформлюємо йому трудову книжку, як звичайному працівнику з першим місцем працевлаштування. Так, на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 2 ст. 48 КЗпП).

Але запис про навчання не вносимо, адже підстави для внесення (диплому) ще немає. Згодом діємо за наведеними нижче алгоритмами.

До речі, працівник може не бажати оформлювати трудову книжку – це не порушення.

Приймаємо працівника після закінчення закладу освіти

Змінюємо умови: на підприємство працевлаштувався молодий спеціаліст (тобто, вже є документ про здобуту освіту), це його перше місце роботи. У цьому випадку роботодавець також зобов’язаний на його вимогу оформити трудову книжку (ч. 3 ст. 48 КЗпП).

А хто має внести запис про навчання? Уважно читаємо Інструкцію № 58.

Відповідно до п.п. 2.18, 2.19 Інструкції № 58 для студентів, які раніше не працювали та у зв’язку із цим не мали трудових книжок, відомості про час навчання, вносить підприємство, де надалі вони будуть працювати. Записи вносять до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на підприємстві (абз. 2 п. 2.19 Інструкції № 58).

Тобто, до внесення запису про прийняття на роботу, роботодавець має внести запис про навчання на підставі диплома. Запис про час навчання вносять окремим рядком із посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів. Засвідчувати підписом та печаткою такий запис не потрібно.

І ще раз нагадуємо, що трудова книжка оформлюється на вимогу. Якщо працівник не бажає оформлювати трудову книжку, то роботодавець не зобов’язаний цього робити.

До вступу в навчальний заклад у працівника вже була трудова книжка

Розглянемо іншу ситуацію: студент до початку навчання працював, тобто, перший роботодавець оформив йому трудову книжку та зробив записи про прийняття та звільнення. Хто в цьому випадку має внести запис про навчання? Звернемось до п. 2.16 Інструкції № 58.

Для студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, записи про час навчання на денних відділеннях вищих навчальних закладів вносить навчальний заклад на підставі наказів про зарахування на навчання та про відрахування з-поміж студентів, учнів.

Запис може бути такого змісту.

Особа працює та вступає до ВНЗ на денне навчання

У разі вступу вашого працівника до вишу за денною формою навчання, він може ініціювати звільнення за власним бажанням у зв’язку зі вступом до закладу освіти. У цьому випадку роботодавець має звільнити працівника у строк, про який просить працівник (ч. 1 ст. 38 КЗпП).

Якщо працівник звільнився, запис про навчання йому зробить заклад освіти (п. 2.16 Інструкції № 58), як ми розглянули вище.

Якщо працівник має намір суміщати навчання та роботу, за угодою сторін можна встановити йому графік роботи з неповним робочим часом. Хто буде робити запис, залежатиме від того, чи буде він працювати під час закінчення вишу.

Якщо ця робота – просто підробіток під час навчання, і студент звільниться до закінчення вишу, то після звільнення випускник вишу має звернутися до закладу освіти для внесення запису про навчання.

Якщо студент так і не звільнився та планує подальшу роботу на цьому підприємстві з перспективою переведення на вищу посаду, запис про навчання, на наше переконання, може зробити роботодавець на підставі диплома, а після цього запису зробити запис про переведення на вищу посаду (або, якщо цього не станеться, роботодавець внесе запис про звільнення).

Працівник навчається заочно

Якщо працівник вступив до вишу на заочну форму навчання, запис про навчання заклад освіти не вносить. Адже п. 2.16 Інструкції № 58 зобов'язує навчальні заклади вносити лише записи про навчання осіб, які мають трудові книжки на час навчання на денних відділеннях (зосібна, підготовчих) закладів вищої освіти.

Якщо фізособа під час заочного навчання звільнилася з роботи й лише після цього одержала диплом та працевлаштовується, то під час прийняття на роботу вже новий працедавець мусить спочатку зробити запис про час навчання, а вже після — про прийняття на роботу (пп. «в» п. 2.19 Інструкції № 58).

Висновки

1. Для студентів вишів, коледжів, аспірантів, ординаторів на їх вимогу необхідно вести трудові книжки.
2. Працівнику, який працевлаштовується вперше після закінчення закладу освіти, запис про навчання вносить роботодавець на підставі диплома.
3. Випускнику закладу освіти, у якого наявна трудова книжка, запис про навчання вносить заклад освіти.

P.S. Період навчання зараховують до страхового стажу для призначення пенсії за умови сплати ЄСВ. З огляду на те, що стипендії не підлягають оподаткуванню, цей період може бути зарахований до страхового стажу, якщо студент одночасно з навчанням буде працювати. З огляду на сказане, наразі включення інформації про період навчання до трудової книжки носить суто інформативний характер.

Галина БЄЛІКОВА, експерт із кадрових питань

Статті на тему:

Видача трудової книжки працівникам: коли можлива та як оформити

Сканування трудових книжок: ТОП 4 питання 2024 року

Брошури та чеклісти:

Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки