Змінний графік роботи: розставляємо кадрові акценти

1. Коли можна впровадити змінний режим роботи
2. Режим роботи
3. Перерви в роботі
4. Міжзмінний та щотижневий відпочинок
5. Інші правила для графіків змінності
6. Оформлення графіка змінності та ознайомлення працівників із ним

Коли можна впровадити змінний режим роботи

Роботу змінами запроваджуйте, якщо тривалість виробничого процесу перевищує припустиму тривалість щоденної роботи (у такому разі варто згадати і про підсумований облік робочого часу), а також, для ефективного використання устаткування, збільшення обсягів випуску продукції або надання послуг.

Яскравим прикладом впровадження змінної роботи є робота сторожів та охоронців, які зазвичай працюють за графіком «доба через три».

Також дуже популярне застосування змінних графіків на виробничих підприємствах, адже у такому разі обладнання використовується у дві, а то й три зміни. Та й у торгівлі роботою змінами не гребують. Більшість магазинів працюють далеко не з 9:00 до 18:00 із перервою на обід, адже, якщо так працювати, багато заробити навряд чи вдасться – клієнтів буде малувато через те, що вони самі в цей час також працюють. Якщо ж збільшити час роботи працівників магазина, наприклад, з 8:00 до 20:00, то збільшиться фонд робочого часу. А отже, працівники зі звичайним графіком роботи точно не вийдуть на тижневу норму тривалості робочого часу (зазвичай – 40 годин на тиждень). Тож роботодавцю доводиться впроваджувати змінний режим роботи.

Режим роботи

Ключові норми щодо змінного режиму роботи закарбовано у статтях 58 та 59 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Наведемо їх, а далі розкладемо все по поличках.

При змінних роботах працівники чергуються в змінах рівномірно в порядку, встановленому правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Перехід з однієї зміни в іншу, як правило, має відбуватися через кожний робочий тиждень в години, визначені графіками змінності.

Тривалість перерви в роботі між змінами має бути не меншою подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (включаючи і час перерви на обід).

Призначення працівника на роботу протягом двох змін підряд забороняється.

Із неочевидного: цілком можливо, що працівники забажають працювати в певну зміну без будь-якого чергування між змінами (до прикладу, комусь подобається працювати в нічну зміну, бо вдень він ще десь працює тощо). І навпаки, певні категорії працівників заборонено залучати до роботи вночі. Цей момент слід враховувати складаючи графіки змінності.

Увага! До роботи у нічний час законодавство не дозволяє залучати вагітних жінок, жінок з дітьми до трьох років, осіб молодших 18 років (ст. 55, 176, 192 КЗпП). До того ж робота жінок в нічний час не допускається, за винятком випадків, передбачених ст. 175 КЗпП. Робота осіб з інвалідністю у нічний час допускається лише за їх згодою і за умови, що це не суперечить медичним рекомендаціям (ст. 172 КЗпП).

Найчастіше про змінний режим роботи йдеться на підприємствах, які працюють цілодобово. У такому разі змінну роботу найчастіше організовують за 2- або 3-змінним режимом.

Порада kadroland: запроваджуючи графіки змінності, завжди, коли це можливо, дотримуйтеся тижневої норми робочого часу – визначається у колдоговорі чи Правилах внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР) з урахуванням ст. 50 КЗпП. А саме: нормальна тривалість робочого часу працівників не має перевищувати 40 годин на тиждень. Коли у внутрішніх документах закріплена менша норма робочого часу – орієнтуємося на неї. На період воєнного стану нормальна тривалість робочого часу може бути збільшена до 60 годин на тиждень для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури (в оборонній сфері, сфері забезпечення життєдіяльності населення тощо) – ст. 6 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).

Завжди чітко прописуйте порядок визначення нормальної кількості робочих годин. Для цього у ПВТР закріпіть, що норма робочого часу визначається за календарем п’ятиденного / шестиденного робочого тижня, а також, які дні для працівників є вихідними тощо. При цьому пам’ятайте про пільгові категорії працівників. Адже тривалість щотижневої роботи (зміни) для окремих категорій працівників не повинна перевищувати тривалості, установленої законодавством. Ми зараз говоримо про скорочену тривалість робочого часу за ст. 51 КЗпП. Докладно про встановлення скороченої тривалості робочого часу читайте у статті «Скорочений робочий час: кому і як встановлюють».

Та на практиці вкладатися у норму робочого часу вдається далеко не завжди. У такому разі підприємства, що працюють безперервно, та інші роботодавці, в тих випадках, коли за умовами виробництва (роботи) не вдається дотримуватися встановленої для певної категорії працівників щоденної або щотижневої тривалості робочого часу, встановлюють підсумований облік робочого часу (ст. 61 КЗпП). Утім і в такому випадку слід передбачати, щоб тривалість робочого часу за обліковий період (декада, місяць, квартал, півріччя, рік) не перевищувала нормальну кількість робочих годин за такий період. Під час впровадження підсумованого обліку, варто скористатися Методичними рекомендаціями щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затвердженими наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 19.04.2006 № 138 (далі – Методрекомендації № 138).

Звісно не виключено, що навіть за підсумованого обліку не буде дотримано норму робочого часу за обліковий період. Тоді матимемо справу із наднормовим робочим часом, який закладають до графіка змінності.

У мирний час зробити це слід так, щоб норма надурочного часу не перевищувала 4­-х годин протягом 2-­х днів та 120 годин на рік – ч. 1 ст. 65 КЗпП. Але у період дії воєнного стану цю норму не застосовують – ч. 6 ст. 6 Закону № 2136.

Інші обмеження для надурочних робіт встановлені статтями 62–64 КЗпП. Більше про надурочні роботи, їх оформлення та облік читайте у статті «Надурочні роботи: оформлення та облік».

Порада kadroland. Щоб не мати клопоту із надурочними годинами у разі застосування графіків змінності можна:

1. Узяти на роботу так званого підмінного працівника. Він ходитиме на роботу у разі необхідності заміни основних працівників (відпустка, хвороба тощо) та у дні визначені графіком, щоб основні працівники вкладалися в норму робочого часу. Зазвичай йдеться про працівника, який працює на умовах неповного робочого часу.
2. Додатково оформити осіб, які вже працюють, на ту саму роботу за сумісництвом із тим, щоб працівники виконували роботу, скажімо, на 1,25 або 1,5 ставки. Це цілком дозволить відійти від перевитрат фонду оплати праці.

Перерви в роботі

Навіть у разі роботи змінами працівникам має надаватися перерва для відпочинку й харчування тривалістю не більше 2-х годин (ст. 66 КЗпП). Як правило, такі перерви слід надавати через чотири години після початку роботи. Якщо ж зміна триває понад 8 годин, доцільно давати перерви для відпочинку та харчування через кожні 4 години.

Такі перерви не включають до робочого часу і не оплачують.

Як і час роботи, час початку й закінчення перерв фіксують у ПВТР, які затверджують на підприємстві.

Порада kadroland. Коли мовиться про виробничі підприємства, де обладнання працює 24/7, варто розглянути один із варіантів надання перерв:

1. Коли нагляд за обладнанням здійснює кілька працівників, то кожному із них можна встановити різні години перерв.
2. Якщо працівник має працювати постійно і через умови виробництва перерву встановити не можна, працівникові потрібно надати можливість харчуватися протягом робочого часу (ч. 4 ст. 66 КЗпП). Перелік таких робіт, порядок і місце споживання їжі власник або уповноважений ним орган установлює за погодженням із профспілкою підприємства або іншим представником трудового колективу. Це питання доцільно врегулювати у ПВТР чи безпосередньо у колдоговорі. Важливо: час такого приймання їжі вважають робочим для працівника, і він підлягає оплаті.

Окрім перерв для відпочинку та харчування, можна, а інколи навіть доцільно, установлювати технологічні перерви та короткотермінові перерви санітарно-гігієнічного призначення. Такі перерви входять до робочого часу й оплачуються.

Міжзмінний та щотижневий відпочинок

За загальним правилом тривалість перерви в роботі між змінами повинна бути не меншою за подвійну тривалість часу роботи в попередній зміні (уключаючи й час перерви на обід) – ст. 59 КЗпП.

Втім із цього правила деякі підзаконні акти містять винятки.

Так, за підсумованого обліку робочого часу тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку може скорочуватися, але має бути не менше, ніж 12 годин на добу (п. 8 Методрекомендацій № 138). Щоправда, у такому разі:

На умовах, визначених колективним договором, невикористані години щоденного (міжзмінного) відпочинку підсумовуються і можуть бути надані як додаткові вільні від роботи дні протягом облікового періоду.

Своєю чергою, у п.п. 5.1 – 5.3 Положення про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженого наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 07.06.2010 № 340 (далі – Положення № 340) передбачають:

1. тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку водія протягом будь-якого 24-годинного періоду, рахуючи від початку робочого дня (зміни), має бути не менше 11 послідовних годин;
2. коли протягом робочої зміни транспортним засобом керують два водії, кожний водій повинен мати щоденний відпочинок тривалістю не менше 9 послідовних годин;
3. водіям, яким установлено підсумований облік робочого часу, тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку в окремі періоди може бути зменшено до 9 послідовних годин протягом будь-якого 24-годинного періоду, але не частіше ніж тричі на тиждень, рахуючи від початку робочої зміни. Однак робочий час протягом облікового періоду у такому випадку не повинен перевищувати встановленої законодавством норми робочого часу.

Але ж ст. 59 КЗпП не місить норм, які б дозволяли скорочення періоду міжзмінного відпочинку. З огляду на це радимо обережно ставитися до таких ситуацій і за можливості уникати їх. Все ж під час складання графіків змінності варто дотримуватися саме норм КЗпП.

І ще одна заборона: не можна призначати працівників на роботу протягом двох змін поспіль (ч. 2 ст. 59 КЗпП).

Під час впровадження змінного режиму роботи обов’язково враховуйте норми щодо тривалості щотижневого безперервного відпочинку – не менше 42­-х годин (ст. 70 КЗпП), а для водіїв – не менше 45 послідовних годин (п. 5.4 Положення № 340).

Водночас відповідно до ч. 5 ст. 6 Закону № 2136 під час воєнного стану тривалість щотижневого безперервного відпочинку може бути скорочена до 24 годин. Але важливо це закріпити у себе на підприємстві, адже сказано, що лише «може бути скорочена», а не скорочується.

Цікаво, що на практиці у мирний час саме положень ст. 70 КЗпП часто-густо не дотримуються роботодавці під час складання графіків змінності. Це може наразити підприємство на штраф за недотримання інших вимог законодавства про працю.

І ще один нюанс: на підприємствах, в установах, організаціях, зупинення роботи яких неможливе з виробничо-технічних умов або через необхідність безперервного обслуговування населення, а також на вантажно-розвантажувальних роботах, пов'язаних з роботою транспорту, вихідні дні надаються в різні дні тижня почергово кожній групі працівників згідно з графіком змінності. Графік змінності, до речі, затверджують роботодавці за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства, установи, організації (ст. 69 КЗпП).

Інші правила для графіків змінності

Перше. Тривалість робочої зміни, яка передує святковому, неробочому або вихідному дню, зменшують на одну годину (ст. 53 КЗпП). Це правило не поширюється на працівників, яким уже встановлено скорочений робочий день відповідно до ст. 51 КЗпП.

Звісно під час воєнного стану це правило не спрацьовує. Наразі немає святкових та неробочих днів, через зупинення дії ст. 73 КЗпП, та й власне дію самої ст. 53 КЗпП також зупинено (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).

Друге. Напередодні вихідних днів тривалість роботи при 6-денному робочому тижні не може перевищувати 5 годин (ч. 2 ст. 53 КЗпП). Ця норма також не діє під час воєнного стану (ст. 6 Закону № 2136).

Третє. Якщо ваші припадають на нічний час (з 22-00 до 6-00) слід ураховувати нюанси роботи вночі передбачені одразу кількома статтями КЗпП.

Почнімо із того, що ч. 1 ст. 54 КЗпП передбачає, що тривалість нічної зміни скорочують на одну годину. Це правило не поширюється на працівників, для яких уже передбачено скорочення робочого часу (п. 2 ч. 1 і ч. 3 ст. 51 КЗпП).

Однак, під час воєнного стану від цієї норми можна відступати завдяки ч. 2 ст. 8 Закону № 2136.

Щоправда, і в мирний час тривалість нічної роботи можна зрівняти з денною. Це можливо, коли це необхідно за умовами виробництва, зокрема в безперервних виробництвах, а також на змінних роботах при 6-денному робочому тижні з одним вихідним днем. До речі наразі ця правило також на паузі.

У мирний час до роботи в нічний час заборонено залучати вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до 3-х років (ст. 176 КЗпП), осіб, молодших 18 років (ст. 192 КЗпП), інші категорії працівників, згадані в законодавстві. А інваліди можуть працювати вночі тільки за їхньої згоди (варто одержати від них відповідну заяву або розписку) та якщо це не суперечить медичним рекомендаціям (ст. 172 КЗпП).

Натомість у період воєнного стану до роботи в нічний час не залучаються без їх згоди: вагітні жінки й жінки, які мають дитину віком до одного року, особи з інвалідністю, яким за медичними рекомендаціями протипоказана така робота.

Четверте. Як відомо, підраховуючи нормальну кількість робочих годин облікового періоду, потрібно виключати дні, які за графіком припадають на час, протягом якого працівник не працював згідно із законодавством (відпустка, тимчасова непрацездатність) — п. 12 Методрекомендацій № 138. Також ми знаємо, що щорічні відпустки слід планувати у графіках відпусток. А отже, ще під час планування графіків роботи можна врахувати час відпусток, з тим, щоб уникнути появи надурочних годин. Звісно, тимчасову непрацездатність працівників запланувати не вдасться. Тож на них доведеться зважати лише під час підрахунку надурочних годин.

Оформлення графіка змінності та ознайомлення працівників із ним

Форму графіку змінності, зокрема, наведено у Положенні №340, тут йдеться про графік змінності водіїв колісних транспортних засобів. Для інших працівників форм графіків змінності не затверджено. Тож підприємство може самостійно розробити зручну форму графіку змінності.

Під час розробки форми та її використанні майте на увазі:

1. графіки можуть бути бригадними або складатися щодо кожного із працівників окремо (наприклад, на охоронників);
2. сформований графік змінності погоджують з профспілкою чи іншим представницьким органом трудового колективу (ч. 1 ст. 52 КЗпП). Тож у графіку має бути відповідний погоджувальний напис із посиланням на документ, яким погоджено напис, або підпис такого представника профспілки / трудового колективу. Наприклад: «Погоджено з виборним органом первинної профспілкової організації: протокол засідання профспілкового комітету від «__»_________20__р. №___».
3. графік змінності візує директор підприємства. Достатньо напису «Затверджую директор підприємства…».
4. працівників із графіком змінності варто ознайомлювати під підпис.

Бажаєте дізнатися все про графіки змінності, та ознайомитися із прикладами їх складання, вам обов’язково варто подивитися уроки 8 та 9 модуля 8 нашого відеокурсу «Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік». А якщо є потреба в автоматизації, то радимо урок 7 «Заповнення позмінного графіка роботи» відеокурсу «Автоматизація роботи сучасного кадровика: застосування ШІ, BAS Бухгалтерія КОРП, M.E.Doc». Також не пропустіть наш з пилу з жару відеокурс «Робочий час – 2026: норми, табель, підсумований облік, графіки змінності». Обидва останні відеокурси доступні за передплатою.

У який строк потрібно ознайомлювати працівників із графіками змінності?

Почнімо із того, що із графіками змінності (режимом роботи) працівників треба ознайомлювати під час прийняття на роботу (ст. 29 КЗпП).

Режим роботи визнано істотною умовою праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП). А у разі зміни істотних умов праці працівника слід попереджати про це за два місяці. Але це правило діє у мирний час. У період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці та зміну умов оплати праці, передбачених ч. 3 ст. 32, потрібно здійснювати не пізніше як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136).

Але у п. 13 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку, затверджених ще у далекому 1984 році, записано: графіки змінності мають затверджуватися власником або уповноваженим ним органом разом з профспілкою і доводитися до працівників не пізніше ніж за один місяць до введення їх у дію.

Так само фахівці Міністерства праці та соціальної політики України у листі від 18.05.07 р. № 376/13/84-07 вказували:

На підприємствах, де робота провадиться змінами протягом дня, затверджуються графіки змінності (за погодженням з профспілками), які доводять до відома працівників, як правило, не пізніше ніж за 1 місяць до введення їх в дію.

На переконання автора тут потрібно розмежовувати ситуації:

1. Якщо змінюється режим роботи в частині внесення змін до графіка змінності, – ознайомити працівників потрібно мінімум за 2 місяці (під час дії воєнного стану – до дня запровадження). Сюди можна віднести ситуації, коли замість двозмінного режиму роботу запроваджують тризмінний, або коли змінюється час початку змін.
2. Якщо затвердили графік змінності за раніше визначених та прописаних правил (на черговий місяць) – ознайомити працівників потрібно мінімум за місяць. Звісно, під час воєнного стану, тут також можна орієнтуватися на припис ч. 2 ст. 3 Закону № 2136. Але такий підхід навряд сподобається працівникам підприємства.

Отже, впроваджуючи змінний режим роботи, слід подбати про чимало нюансів. Утім, якщо ретельно підійти до організації процесу та взяти за основу наші поради, упевнені, жодних проблем не буде.

Василь ЦИГАНЕНКО, головний редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2024 рік

Правила внутрішнього трудового розпорядку: зразок з урахуванням усіх новацій трудового законодавства

Графік змінності на підприємстві

Графік змінності водіїв колісних транспортних засобів

Наказ про прийняття на роботу за основним місцем зі змінним графіком

Подання щодо узгодження запровадження та умов застосування режиму підсумованого обліку робочого часу і графіків роботи (змінності)

Заявка про узгодження запровадження та умов застосування режиму підсумованого обліку робочого часу і графіків змінності

Брошури та чеклісти:

Золота колекція «Робочий час-2023: норми, графіки змінності та накази»

Стаття на тему:

Скорочений робочий час: кому і як встановлюють

Надурочні роботи: оформлення та облік

Зміна істотних умов праці під час воєнного стану