Підсумований облік робочого часу – практичні кадрові поради

Нормативне підґрунтя

Підсумований облік робочого часу – важлива форма організації праці, яка забезпечує ефективне використання робочого часу та дотримання трудового законодавства. Цей метод обліку дає роботодавцям змогу забезпечити правильний розподіл робочих годин, особливо тоді, коли виробничі потреби вимагають відхилень від стандартної тривалості робочого дня чи тижня.

Застосування підсумованого обліку робочого часу врегульовано Кодексом законів про працю України (далі – КЗпП) та Методичними рекомендаціями щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затвердженими наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 19.04.2006 № 138 (далі – Методрекомендації № 138). Саме ці Методрекомендації містять основні правила та вимоги до організації підсумованого обліку робочого часу на підприємствах, в установах та організаціях різних форм власності.

Сфера застосування підсумованого обліку

Відповідно до ст. 61 КЗпП підсумований облік робочого часу запроваджують на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях, а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути додержана встановлена для даної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу.

Тобто, підсумований облік робочого часу найчастіше застосовують на підприємствах, де виробничий процес не може бути обмежений стандартною тривалістю робочого дня або тижня. Зокрема, це стосується:

1. підприємств із безперервним виробництвом;
2. роботи вахтовим методом;
3. об’єктів житлово-комунального господарства;
4. транспортних компаній;
5. охоронних структур.

Особливості організації підсумованого обліку

У нормальних умовах праці тривалість щоденної роботи (зміни) визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіком виходу на роботу (змінності), які затверджує роботодавець за погодженням з профспілковим комітетом підприємства, установи, організації з дотриманням установленої тривалості робочого часу (ст. 50 КЗпП). Тобто, не більше ніж 40 годин на тиждень (ст. 52 КЗпП). Коли ж такої тривалості неможливо дотриматись, оптимальним варіантом є запровадження підсумованого обліку робочого часу.

Головна особливість підсумованого обліку: облік робочого часу ведеться не за день чи тиждень, а за триваліший період (обліковий період), який може становити місяць, квартал або інший період, що не перевищує одного року. Водночас важливо забезпечити, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала встановлену ст. 50 та 51 КЗпП норму (нормального числа робочих годин).

Тобто, за підсумованого обліку робочого часу щоденна або щотижнева тривалість робочого часу може в певних межах відхилятися від норми годин робочого дня (тижня). Проте недопрацювання або перепрацювання, які виникають, будуть компенсуватися в межах облікового періоду. І в ідеалі сума годин за графіком роботи за обліковий періодповинна дорівнювати нормі робочого часу за цей період.

Наприклад, для працівника з підсумованим обліком робочого часу та обліковим періодом квартал у січні, лютому та березні кількість годин роботи відрізняється від стандартного 5-денного робочого тижня. Але графік його роботи розроблений таким чином, що за квартал він відпрацьовує норму робочого часу (див. таблицю 1).

Таблиця 1

Увага! Підсумований облік робочого часу запроваджують за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства, установи, організації. Перелік посад, для яких може бути встановлений підсумований облік робочого часу, а також обліковий період для кожної категорії працівників, установлюють у колдоговорі

Обліковий період та норма робочого часу

Обліковий період установлюється в колдоговорі підприємства. Він охоплює робочий час і години роботи у вихідні та святкові дні, години відпочинку. Обліковим періодом при підсумованому обліку робочого часу, як правило, є місяць. В окремих випадках застосовуються інші облікові періоди – декада (10 к. дн. місяця), квартал, півріччя, рік тощо. Причому, як було вже зазначено, щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, встановлена графіком, може коливатися протягом облікового періоду, але загальна сума годин роботи за обліковий період повинна дорівнювати нормі робочого часу в обліковому періоді!

Норма робочого часу визначається з розрахунку шестиденного робочого тижня, семигодинного робочого дня з урахуванням скороченого робочого часу напередодні вихідних днів – до 5 годин і напередодні святкових та неробочих днів – на 1 годину (п. 12 Методрекомендацій № 138).

Увага! На час воєнного стану не діє норма ст. 73 КЗпП щодо святкових днів (ст. 6 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Тому при визначенні норми робочого часу це потрібно враховувати

Незважаючи на застереження з п. 12 Методрекомендацій № 138, у колективному договорі ви можете передбачити також, що норма робочого часу за обліковий період може визначатися за графіком п’ятиденного робочого тижня.

Наприклад, у березні 2025 року при шестиденному робочому тижні норма тривалості робочого часу становить 172 год.

Дізнайтеся норму тривалості робочого часу у 2025 році за п’ятиденного або шестиденного робочого тижня тут, а розібратися у розрахунку норми тривалості робочого часу вам допоможе наша стаття

Розрахована норма робочого часу має бути реалізована шляхом виходу на роботу за графіком змінності (лист Мінсоцполітики від 05.07.2012 № 229/13/116-12).

Графік змінності / виходу на роботу

За підсумованого обліку робочого часу робота працівників регулюється графіками роботи (змінності). Графік повинен бути складений таким чином, щоб забезпечити дотримання нормальної тривалості робочого часу, а також надання вихідних днів і міжзмінного відпочинку відповідно до законодавства.

Графіки роботи (змінності) складають на весь обліковий період. У них визначають:

1. кількість робочих днів (змін);
2. час початку, закінчення і тривалість щоденної роботи (зміни);
3. час перерв для відпочинку та харчування;
4. кількість вихідних днів і додаткових днів відпочинку;
5. тривалість щоденного (міжзмінного) і щотижневого відпочинку.

При складанні графіка змінності (роботи) враховуйте такі правила.

Правило № 1. Тривалість зміни загалом може становити до 12 годин (п. 4 Методрекомендацій № 138). Хоча в певних випадках тривалість зміни (робочого дня) може бути і 24 години.

Увага! Не рекомендується встановлювати продовжену тривалість робочого дня на роботах із шкідливими і важкими умовами праці

Правило № 2. Тривалість перерви в роботі між змінами має бути не менше подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (включаючи перерву на обід) (ст. 59 КЗпП, п. 7 Методрекомендацій № 138). В окремих випадках тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку може бути скорочена, але має становити не менше 12 годин на добу.

Правило № 3. Тривалість щотижневого безперервного відпочинку має бути не менше 42 годин (ст. 70 КЗпП, п. 7 Методрекомендацій № 138).

Правило № 4. Призначати працівника на роботу протягом двох змін підряд заборонено (ч. 2 ст. 59 КЗпП).

Правило № 5. Графіками роботи на обліковий період мають бути передбачені дні щотижневого відпочинку. У місячному та інших облікових періодах, що перевищують місяць, кількість вихідних днів за графіками роботи (змінності) не повинна бути меншою, ніж кількість повних тижнів цього облікового періоду.

Правило № 6. Для працівників, яким установлено підсумований облік робочого часу, вихідні дні визначають графіком виходу на роботу (змінності). Такі дні можуть не збігатися з вихідними днями, встановленими для інших працівників підприємства.

Правило № 7. Тривалість перерви для відпочинку і харчування не може перевищувати 2-х годин (ст. 66 КЗпП). Такі перерви не включають до робочого часу. Наприклад, робоча зміна починається о 8:00, а закінчується о 20:00, при цьому встановлено 1 годину перерви для харчування та відпочинку. У такому випадку в графіку змінності, в табелі обліку робочого часу буде 11 робочих годин.

Увага! На тих роботах, де перерву для відпочинку та харчування встановити неможливо (скажімо, не можна покидати робоче місце), працівникові має бути надана можливість приймання їжі протягом робочого часу. Перелік таких робіт, порядок і місце приймання їжі мають бути встановлені роботодавцем за погодженням з профкомом (профспілковим представником, представником трудового колективу) підприємства. За таких обставин час перерви буде складовою частиною робочого часу (див. лист Мінпраці від 04.10.2010 № 304/13/116-10). Оплата праці в цьому випадку здійснюється за весь фактично відпрацьований за графіком час

Правило № 8. Якщо на робочий день (зміну) припадає робота з 22:00 до 06:00, тобто у нічний час, то вона повинна оплачуватися в підвищеному розмірі у порядку згідно зі ст. 108 КЗпП. Для цього не забуваємо вести облік таких відпрацьованих годин у табелі обліку використання робочого часу.

Правило № 9. Графіки змінності затверджує роботодавець за погодженням з профспілкою і доводить до відома кожного працівника зазвичай не пізніше ніж за місяць до їх уведення в дію (п. 3 Методрекомендацій № 138, п. 13 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робочих і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань за погодженням з ВЦРПС від 20.07.1984 № 213).

Зауважте, що графіки роботи на певний обліковий період мають бути складені таким чином, щоб у межах цього облікового періоду була дотримана встановлена тривалість робочого часу!

Приклад графіка змінності для підсумованого обліку робочого часу:

1. Визначаємо норму робочого часу в обліковому періоді.

Наприклад, візьмемо норму для І кварталу 2025 року за календарем для 5-денного робочого тижня – 512 годин.

2. Розподіляємо робочий час.

Складаємо графік, що враховує специфіку виробництва. Наприклад:

1. I зміна: 08:00–16:00;
2. II зміна: 16:00–00:00;
3. III зміна: 00:00–08:00.

3. Приклад змінного графіка на місяць (див. таблицю 2)

Таблиця 2

У наведеному випадку кожен із працівників відпрацює рівно по 512 годин.

Надурочні години

Однією з особливостей підсумованого обліку робочого часу є надурочні години.

За підсумованого обліку робочого часу та без його застосування час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період, вважається надурочним і оплачується в подвійному розмірі згідно з правилами ст. 106 КЗпП. Особливість же полягає у тому, що визначення кількості надурочних годин та їхня оплата відбуваються в кінці облікового періоду.

Загальна кількість надурочних годин за обліковий період визначається як різниця між фактично відпрацьованим часом і нормою годин за цей період.

Приклад. Працівнику встановлено підсумований облік робочого часу. Обліковий період – квартал. Норма визначається за 5-денним робочим тижнем із вихідними днями в суботу та неділю і становить в І кварталі 2025 року 512 годин. Працівник фактично відпрацював у січні 192 години, у лютому – 168 годин, у березні –184 годин.

Отже, за І квартал працівник фактично відпрацював 544 год. (192+168+184).

Кількість надурочних годин становить: 544 – 512 = 32 год.

Саме за них і буде нарахована оплата у подвійному розмірі наприкінці І кварталу, тобто при нарахуванні зарплати за березень.

Облік робочого часу

Окрім графіка змінності (роботи), обов’язково необхідно заповнювати табель обліку використання робочого часу, оскільки графік – це по суті планові показники, а табель відображає фактичні дані. Ці два документи необхідні з метою виявлення надурочних годин та годин, відпрацьованих працівниками у вихідні дні або додаткові за графіком дні відпочинку при тимчасовій відсутності працівників в інших змінах, для достовірного нарахування їм заробітної плати (п. 17 Методрекомендацій № 138).

Підсумований облік робочого часу кожного працівника ведуть за табелем виходів на роботу та затвердженим графіком роботи (змінності) за обліковий період. Облік робочого часу щодо кожного працівника має провадитися наростаючим підсумком з початку встановленого облікового періоду.

Для підсумованого обліку також існують нюанси заповнення табеля обліку робочого часу. Так, якщо робоча зміна починається однієї доби, а закінчується наступної, то робочий час однієї зміни відображають у табелі двома частинами: кількість фактично відпрацьованих годин за кожною добою окремо. Наприклад, 12-годинну зміну (з 20:00 1 березня до 8:00 2 березня) розбивають таким чином:

1. 4 години (20:00 – 24:00) вказують 01.03.2025, у тому числі через дріб – 2 нічні години (22.00 – 24.00). У табелі зазначають так: «4/2, Р/РН»;
2. 8 годин (24:00 – 8:00) вказують 02.03.2025, у тому числі через дріб – 6 нічних годин (24:00 – 6:00). У табелі зазначають так: «8/6, Р/РН».

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про запровадження режиму підсумованого обліку робочого часу

Правила внутрішьного трудового розпорядку (з підсумованим обліком робочого часу)

Режим робочого часу охоронників (підсумований облік)

Розрахунок чисельності охоронників (підсумований облік)

Форма розрахунку відхилень фактично відпрацьованого часу від нормативного при підсумованому обліку робочого часу

Подання щодо узгодження запровадження та умов застосування режиму підсумованого обліку робочого часу і графіків роботи (змінності)

Статті на тему:

Як розрахувати норму тривалості робочого часу – теорія та практика

Норма тривалості робочого часу у 2025 році за п'ятиденного та шестиденного робочого тижня

Робота за графіком: чи можна 7 днів працювати, а потім 7 днів відпочивати?