Довідки «на руки» працівникам: де та як реєструвати

1. Що таке довідки від роботодавця і до яких документів вони належать
2. Хто відповідає за підготовку довідок і чи потрібно вести їх облік
3. Чи обов’язкова книга обліку довідок і які є альтернативи
4. Як правильно реєструвати довідки та коли присвоюється реєстраційний номер

Що таке довідки від роботодавця і до яких документів вони належать

Довідки, видані підприємством працівникам для підтвердження факту офіційного працевлаштування, місця роботи, нарахування та виплати заробітної плати, (не)використання відпустки та інших кадрових питань для подання до сторонніх підприємств, установ, організацій, будь-яких інших юридичних осіб (далі – юрособа), є зовнішніми документами особового (біографічного) характеру.

Підготовка цього виду довідок покладається на відділ кадрів підприємства або особу, відповідальну за роботу з кадрами на малому чи безструктурному підприємстві (докладно про це читайте у статті «Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020»).

Хто відповідає за підготовку довідок і чи потрібно вести їх облік

Для обліку факту видання працівникам довідок ст. 535 гл. 6 «Робота з кадрами» р. І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік № 578/5), передбачена така справа, як Книга обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату (далі – книга обліку).

Альтернативним варіантом такої книги обліку може бути Журнал реєстрації довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату, зміст якого нічим не відрізняється.

Зауважимо, що форми книги обліку та журналу реєстрації довідок про стаж, місце роботи, зарплату та інші кадрові питання не встановлено жодним нормативно-правовим актом.

Чи обов’язкова книга обліку довідок і які є альтернативи

Підприємство може самостійно розробити таку форму з урахуванням запропонованого зразка та додати до інструкції з діловодства на підприємстві.

Зразок

Журнал реєстрації (Книга обліку) довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату тощо

На малих підприємствах з невеликими кількістю працівників та обсягом документообігу недоцільно вести книгу обліку або журнал реєстрації довідок про стаж, місце роботи та заробітну плату. Ці довідки можна реєструвати у реєстраційно-моніторинговій картці або загальному журналі реєстрації вихідних документів, передбаченому ст. 122 Переліку № 578/5.

Нагадаємо, що згідно з вимогами п. 7 гл. 3 р. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), на підприємстві може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Як правильно реєструвати довідки та коли присвоюється реєстраційний номер

Упевнені, що запитань до журнальної форми реєстрації ні в кого немає. Але у разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-моніторингова картка (п. 10 гл. 3 р. ІІІ Правил № 1000/5), форму якої наведено у додатку 8 до цих Правил, із зазначенням обов’язкових реквізитів, що наведені в додатку 9 до Правил № 1000/5.

Увага! Реєструвати довідку потрібно лише після того, як її підпишуть керівник підприємства та головний бухгалтер. Бажано в цей же робочий день

Якщо довідка оформлена на загальному бланку підприємства, то реквізити «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа» проставляють у межах обмежувальних позначок, передбачених на бланку згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Якщо довідка оформлена на чистому аркуші паперу формату А4 або А5, то у лівому верхньому куті цього аркуша обов’язково слід поставити кутовий штамп підприємства, де також передбачено фіксування дати та реєстраційного індексу довідки.

Якщо у відділі кадрів ведеться Книга обліку видачі довідок працівникам, то чи потрібно ці довідки додатково реєструвати у канцелярії?

Ні. Не потрібно.

Одним з основних правил реєстрації службових документів є одноразовість. Реєстраційний індекс довідкам особового (біографічного) характеру надається на Вашому підприємстві за книгою обліку видачі довідок працівникам. Таким чином, у відділі кадрів працівник отримує повністю готову, засвідчену належним чином і зареєстровану довідку. Звертатися з нею до канцелярії вже не потрібно.

Висновки

1. Відповідальність за належну підготовку та реєстрацію довідок, що видаються працівникам, несе відділ кадрів.
2. Для реєстрації довідок особового (біографічного) характеру відділу кадрів доцільно вести окремий журнал або книгу обліку видачі довідок працівникам.
3. На малих підприємствах, які не мають у структурі відділу кадрів, довідки особового (біографічного) характеру реєструють у реєстраційно-моніторинговій картці або журналі, призначеному для реєстрації вихідних документів, залежно від форми реєстрації (автоматизованої, карткової або журнальної), запровадженої на підприємстві.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Журнал реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»

Журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування»

Журнал реєстрації вихідних документів

Журнал реєстрації внутрішніх документів

Журнал реєстрації вхідних документів

Журнал реєстрації заяв працівників

Статті на тему:

Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020