
Діловодство
08.05.2026
Довідки «на руки» працівникам: де та як реєструвати
Усі внутрішні та вхідні й вихідні службові документи необхідно реєструвати на підприємстві у відповідних реєстраційних формах. Головне – не заплутатися в цих формах. У статті з’ясуємо, де саме та яким чином потрібно реєструвати довідки, що видають працівникам

- Що таке довідки від роботодавця і до яких документів вони належать
- Хто відповідає за підготовку довідок і чи потрібно вести їх облік
- Чи обов’язкова книга обліку довідок і які є альтернативи
- Як правильно реєструвати довідки та коли присвоюється реєстраційний номер
Що таке довідки від роботодавця і до яких документів вони належать
Довідки, видані підприємством працівникам для підтвердження факту офіційного працевлаштування, місця роботи, нарахування та виплати заробітної плати, (не)використання відпустки та інших кадрових питань для подання до сторонніх підприємств, установ, організацій, будь-яких інших юридичних осіб (далі – юрособа), є зовнішніми документами особового (біографічного) характеру.
Підготовка цього виду довідок покладається на відділ кадрів підприємства або особу, відповідальну за роботу з кадрами на малому чи безструктурному підприємстві (докладно про це читайте у статті «Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020»).
Хто відповідає за підготовку довідок і чи потрібно вести їх облік
Для обліку факту видання працівникам довідок ст. 535 гл. 6 «Робота з кадрами» р. І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік № 578/5), передбачена така справа, як Книга обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату (далі – книга обліку).
Альтернативним варіантом такої книги обліку може бути Журнал реєстрації довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату, зміст якого нічим не відрізняється.
Зауважимо, що форми книги обліку та журналу реєстрації довідок про стаж, місце роботи, зарплату та інші кадрові питання не встановлено жодним нормативно-правовим актом.
Чи обов’язкова книга обліку довідок і які є альтернативи
Підприємство може самостійно розробити таку форму з урахуванням запропонованого зразка та додати до інструкції з діловодства на підприємстві.
Зразок
Журнал реєстрації (Книга обліку) довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату тощо

На малих підприємствах з невеликими кількістю працівників та обсягом документообігу недоцільно вести книгу обліку або журнал реєстрації довідок про стаж, місце роботи та заробітну плату. Ці довідки можна реєструвати у реєстраційно-моніторинговій картці або загальному журналі реєстрації вихідних документів, передбаченому ст. 122 Переліку № 578/5.
Нагадаємо, що згідно з вимогами п. 7 гл. 3 р. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), на підприємстві може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).
Як правильно реєструвати довідки та коли присвоюється реєстраційний номер
Упевнені, що запитань до журнальної форми реєстрації ні в кого немає. Але у разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-моніторингова картка (п. 10 гл. 3 р. ІІІ Правил № 1000/5), форму якої наведено у додатку 8 до цих Правил, із зазначенням обов’язкових реквізитів, що наведені в додатку 9 до Правил № 1000/5.
Увага! Реєструвати довідку потрібно лише після того, як її підпишуть керівник підприємства та головний бухгалтер. Бажано в цей же робочий день
Якщо довідка оформлена на загальному бланку підприємства, то реквізити «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа» проставляють у межах обмежувальних позначок, передбачених на бланку згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).
Якщо довідка оформлена на чистому аркуші паперу формату А4 або А5, то у лівому верхньому куті цього аркуша обов’язково слід поставити кутовий штамп підприємства, де також передбачено фіксування дати та реєстраційного індексу довідки.
Якщо у відділі кадрів ведеться Книга обліку видачі довідок працівникам, то чи потрібно ці довідки додатково реєструвати у канцелярії?
Ні. Не потрібно.
Одним з основних правил реєстрації службових документів є одноразовість. Реєстраційний індекс довідкам особового (біографічного) характеру надається на Вашому підприємстві за книгою обліку видачі довідок працівникам. Таким чином, у відділі кадрів працівник отримує повністю готову, засвідчену належним чином і зареєстровану довідку. Звертатися з нею до канцелярії вже не потрібно.
Висновки
- Відповідальність за належну підготовку та реєстрацію довідок, що видаються працівникам, несе відділ кадрів.
- Для реєстрації довідок особового (біографічного) характеру відділу кадрів доцільно вести окремий журнал або книгу обліку видачі довідок працівникам.
- На малих підприємствах, які не мають у структурі відділу кадрів, довідки особового (біографічного) характеру реєструють у реєстраційно-моніторинговій картці або журналі, призначеному для реєстрації вихідних документів, залежно від форми реєстрації (автоматизованої, карткової або журнальної), запровадженої на підприємстві.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»
Журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування»
Журнал реєстрації вихідних документів
Журнал реєстрації внутрішніх документів
Журнал реєстрації вхідних документів
Журнал реєстрації заяв працівників
Статті на тему:
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Інше
22.09.2026
Ваш кадровий АІ-Консультант: як отримати від нього максимум
АІ-Консультант Kadroland вже відповідає на питання про трудове законодавство, знаходить потрібні нормативні документи й зберігає історію всіх ваших консультацій. А тепер – ще й дозволяє шукати по чатах, сортувати їх по теках і керувати кожним діалогом окремо. І ще одна новація – пошук по сайту (у змісті підсвічено 🆕). Розповідаємо, як це працює

Інше
22.09.2026
Старе посвідчення про вільне володіння українською: чи підтверджує воно рівень мови зараз
Раніше отримане посвідчення про вільне володіння державною мовою не варто автоматично прирівнювати до нинішнього державного сертифіката. Національна комісія зі стандартів державної мови пояснила, які документи сьогодні підтверджують рівень володіння українською для виконання службових обов’язків та коли достатньо документа про освіту

Посадові інструкції
22.09.2026
Зміна посадової інструкції під час відпустки для догляду за дитиною, що дозволено у 2026 році
Вітаю. Надайте, будь ласка, відповідь: чи можна за згодою особи, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, змінити її посадову інструкцію?

Військовий облік
22.09.2026
Військовий облік на підприємстві: у Міноборони пояснили, хто відповідає та як не отримати штраф до 59 500 грн
Хто саме має вести військовий облік на підприємстві, які документи роботодавець зобов’язаний мати та що загрожує за порушення правил? Міноборони нагадало ключові вимоги до військового обліку, обов’язки відповідальних осіб і розміри штрафів. Розбираємо, що має перевірити кожен роботодавець, щоб не отримати адмінштраф

Відпустки на дітей
22.09.2026
Відпустка до 3 років: чи може працівник достроково вийти на повний робочий день
Працівник може не чекати, поки дитині виповниться 3 роки, і достроково перервати відпустку для догляду за дитиною. Але як у такому разі діяти роботодавцю та чи можна одразу вийти на повний робочий день – розбираємо у матеріалі

Військовий облік
22.09.2026
Онлайн-навчання з військового обліку: як організувати та зразок наказу на підвищення кваліфікації
Підвищення кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку є обов’язковим відповідно до Порядку № 1487. За погодженням із роботодавцем працівник може проходити навчання онлайн у робочий час одночасно з виконанням своїх трудових обов’язків. В ідеалі все це передбачити у наказі про проходження підвищення кваліфікації з військового обліку

Звітність
22.09.2026
Держстат затвердив нову річну форму: перший звіт – уже за 2026 рік
Держстат затвердив нову форму державного статистичного спостереження №7-ПВ (річна) «Звіт про заробітну плату за професіями окремих працівників». Уже за 2026 рік звітувати потрібно буде за новою формою, а з 2027 року форма №7-ПВ (один раз на 4 роки) не подаватиметься

Відповідальність / Перевірки
22.09.2026
МЗП-2027 майже 10 тисяч: які трудові штрафи можуть різко зрости для роботодавців і що варто перевірити вже зараз
У проєкті Держбюджету-2027 заклали мінімальну зарплату 9546 грн, але остаточна сума ще може змінитися. Якщо цей показник затвердять, зростуть і прив’язані до МЗП фінансові санкції за порушення трудового законодавства: за неоформленого працівника – потенційно до 95 460 грн, а за повторне таке порушення – до 286 380 грн. Розглянемо, яких ще сум можуть сягнути штрафи та що роботодавцям варто перевірити до 2027 року

Соціальне страхування / Пенсії
22.09.2026
ПФУ вимагає додаток до диплома: коли його потрібно подати для зарахування навчання до стажу
Пенсійний фонд може попросити додаток до диплома, щоб підтвердити період навчання, який зараховується до страхового стажу. Але подавати його потрібно не в усіх випадках. Пенсійний юрист Тетяна Ходіневич пояснила, коли достатньо самого диплома, а коли знадобляться додаток або уточнююча довідка

Відповідальність / Перевірки
22.09.2026
Звіт про транспорт до ТЦК не подали через відпустку: суд пояснив, хто відповідає
Керівниця підприємства не проконтролювала подання до ТЦК інформації про транспортні засоби та техніку, оскільки перебувала у відпустці. Суд не визнав це підставою для звільнення від відповідальності та залишив штраф у 34 тис. грн у силі

Відпустки
22.09.2026
УБД мають право на 14 днів додаткової відпустки: чи надавати її за сумісництвом
Учасники бойових дій та особи з інвалідністю внаслідок війни мають право на додаткову оплачувану відпустку тривалістю 14 календарних днів на рік. Чи можуть такі працівники скористатися нею не лише за основним місцем роботи, а й за сумісництвом – у роз’ясненні Центру правової допомоги ФПУ

Відпустки
22.09.2026
Графік відпусток «чорнобильців» на 2027 рік: подайте до ПФУ до 31 жовтня, щоб отримати компенсацію
Нормативний строк, до якого слід затвердити графік відпусток, – 5 січня. Водночас в певному випадку чинним законодавством встановлено обов’язок затвердити графік відпусток до 31 жовтня. І стосується вона відпусток працівникам, які постраждали у Чорнобильській катастрофі, або тим хто наразі працює у зоні відчуження

Трудовий кодекс
22.09.2026
Новий Трудовий кодекс: 7 змін у прийнятті на роботу, яких немає у КЗпП
Новий Трудовий кодекс може змінити звичний порядок прийняття працівників: письмовий договір стане обов’язковим для всіх, з’явиться можливість укладати його електронно, а роботодавець отримає право перевіряти інформацію про попередню роботу кандидата. Які нові правила пропонує урядовий законопроєкт №16010 – роз’яснила адвокат

Відрядження
22.09.2026
Відрядження у вихідний: оплата та надання дня відпочинку
Якщо працівник працює у вихідний день, то має право на оплату за цей день у подвійному розмірі? Якщо ж у свій вихідний знаходиться у дорозі, то має право на день відпочинку, так? Чи треба в наказі на відрядження вказувати, в який саме день надаватиметься вихідний? І скільки часу у працівника є для того, щоб використати цей день відпочинку? Після повернення з відрядження скільки часу є для надання дня відпочинку? День відпочинку табелюємо як вихідний, а вихідний, коли працівник був у відрядженні, як робочий чи ВД?

Медперсонал
22.09.2026
«Жовтий» чи «червоний» рівень: як тепер працюватимуть лікарні під час повітряної тривоги
Уряд затвердив єдині правила роботи закладів охорони здоров’я під час загрози повітряного нападу. Вони визначають, як діяти працівникам і пацієнтам за різних рівнів загрози, а також встановлюють окремі вимоги для екстреної медичної допомоги

Звільнення
22.09.2026
Звільнення в останній день відпустки для догляду за дитиною у 2026 році: дата та позначення в табелі
Працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Дитина народилася 30.09.2023 року. Чи можна звільнити працівницю 30.09.2026 року, тобто в останній день відпустки для догляду за дитиною? Якщо так, то як цей день зазначити в табелі обліку використання робочого часу?

Військовий облік
22.09.2026
Хочете змінити відстрочку на бронювання: у Мінцифри пояснили, що можна зробити через ЦНАП
Через ЦНАП не можна скасувати відстрочку, щоб одразу оформити бронювання, – ці процедури не взаємозамінні. Зате чинну відстрочку можна переоформити на іншу підставу без втрати поточного статусу. Коли звертатися до ЦНАПу, які документи потрібні та що відбувається зі старою відстрочкою – у роз’ясненні Мінцифри






