Наказ з руху учнів у закладі освіти

Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) встановлені три основні групи наказів (розпоряджень), які мають обов’язково створюватися у результаті управлінської діяльності будь-яких юросіб незалежно від галузі, форми власності, рівня підпорядкування:

1. з основних питань діяльності;
2. з адміністративно-господарських питань;
3. з кадрових питань (особового складу).

При чому останні поділяються ще на дві групи відповідно до їх видів та строків зберігання.

Проте під час організації діловодства та архівного зберігання документів у закладах освіти, зокрема у закладах загальної середньої освіти (ліцеях, гімназіях і школах), слід керуватися вимогами щодо створення та зберігання спеціальних видів документації з організації навчально-виховного процесу.

Так, адміністрація закладу загальної середньої освіти, крім вимог Правил № 1000/5, має керуватися також галузевими нормативними документами та директивними листами, виданими Міністерством освіти і науки України (далі – МОН України).

Для закладів загальної середньої освіти основним нормативно-правовим актом з організації діловодства є Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затверджена наказом МОН України від 25.06.2018 № 676 (далі – Інструкція № 676).

У п. 1 р. ІІІ Інструкції № 676 визначено таке:

Наказ – розпорядчий документ, який видає керівник закладу на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів

Таким чином робимо висновок, що накази з руху учнів становлять окрему групу наказів закладу освіти.

Також звертаємо увагу, що наприкінці п. 1 р. ІІІ Інструкції № 676 визначений порядок реєстрації та індексації усіх груп наказів закладу загальної середньої освіти:

Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів/вихованців, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад:

• накази з адміністративно-господарських питань – № 2-г;

• накази з кадрових питань – № 2-к;

• накази про надання щорічних основних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням працівників – № 2-в;

• накази з руху учнів/вихованців – № 2-у

Проте в Інструкції № 676 не визначені строки зберігання відповідних наказів.

Тому при визначенні строків зберігання наказів та інших видів документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, слід керуватися директивним Листом-роз’ясненням щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, складеним МОН України від 03.10.2018 під № 1/9-596 (далі – лист № 1/9‑596).

Звертаємо увагу що до листа № 1/9-596 долучено Примірний перелік документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, із зазначенням строків зберігання (далі – додаток).

Згідно з ним строк зберігання наказів керівника з руху учнів / вихованців становить 15 років.

При цьому додаток містить важливу примітку, яку слід враховувати закладу під час розроблення індивідуальної номенклатури справ, а саме:

² Строки зберігання окремих видів документів, що не містять посилань на статті Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, визначені у цьому додатку на підставі практичної доцільності та перед складанням індивідуальної номенклатури справ закладу потребують погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву

Отже, 15 років – це не унормований, а лише рекомендований строк зберігання наказів з руху учнів / вихованців, який обов’язково має бути погоджений з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, в зоні комплектування якого перебуває заклад загальної середньої освіти.

Висновки

1. Накази з руху учнів не належать до наказів з основних, адміністративно-господарських і кадрових питань, а становлять окрему групу розпорядчих документів у закладі загальної середньої освіти.
2. Накази з руху учнів реєструють в окремій реєстраційній формі (журналі або реєстраційно-моніторинговій картці) та зберігають у відповідній справі. Під час реєстрації до порядкового номеру наказу через дефіс додається літерне позначення у вигляді малої літери «у».
3. Рекомендований строк зберігання справи з наказами з руху учнів – 15 років. Остаточний строк зберігання має бути визначений у номенклатурі справ закладу загальної середньої освіти після її погодження з експертно-перевірною комісією державного архіву, в якому заклад перебуває на обліку.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Статті на тему:

Дата в реквізитах заяв, наказів та інших документів: варіанти оформлення

Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів

Починаємо кадровий діловодний 2025 рік: топові поради

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності