
Освітяни
15.06.2026
Наказ з руху учнів у закладі освіти
До якої групи наказів, встановленої Правилами № 1000/5, належать накази з руху учнів, що створюються у результаті діяльності закладів загальної середньої освіти? Який строк зберігання цих наказів? І яке літерне позначення доцільно надавати їм під час реєстрації? Все це з’ясуємо у нашій статті

Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) встановлені три основні групи наказів (розпоряджень), які мають обов’язково створюватися у результаті управлінської діяльності будь-яких юросіб незалежно від галузі, форми власності, рівня підпорядкування:
- з основних питань діяльності;
- з адміністративно-господарських питань;
- з кадрових питань (особового складу).
При чому останні поділяються ще на дві групи відповідно до їх видів та строків зберігання.
Проте під час організації діловодства та архівного зберігання документів у закладах освіти, зокрема у закладах загальної середньої освіти (ліцеях, гімназіях і школах), слід керуватися вимогами щодо створення та зберігання спеціальних видів документації з організації навчально-виховного процесу.
Так, адміністрація закладу загальної середньої освіти, крім вимог Правил № 1000/5, має керуватися також галузевими нормативними документами та директивними листами, виданими Міністерством освіти і науки України (далі – МОН України).
Для закладів загальної середньої освіти основним нормативно-правовим актом з організації діловодства є Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затверджена наказом МОН України від 25.06.2018 № 676 (далі – Інструкція № 676).
У п. 1 р. ІІІ Інструкції № 676 визначено таке:
Наказ – розпорядчий документ, який видає керівник закладу на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів
Таким чином робимо висновок, що накази з руху учнів становлять окрему групу наказів закладу освіти.
Також звертаємо увагу, що наприкінці п. 1 р. ІІІ Інструкції № 676 визначений порядок реєстрації та індексації усіх груп наказів закладу загальної середньої освіти:
Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів/вихованців, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад:
- накази з адміністративно-господарських питань – № 2-г;
- накази з кадрових питань – № 2-к;
- накази про надання щорічних основних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням працівників – № 2-в;
- накази з руху учнів/вихованців – № 2-у
Проте в Інструкції № 676 не визначені строки зберігання відповідних наказів.
Тому при визначенні строків зберігання наказів та інших видів документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, слід керуватися директивним Листом-роз’ясненням щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, складеним МОН України від 03.10.2018 під № 1/9-596 (далі – лист № 1/9‑596).
Звертаємо увагу що до листа № 1/9-596 долучено Примірний перелік документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, із зазначенням строків зберігання (далі – додаток).
Згідно з ним строк зберігання наказів керівника з руху учнів / вихованців становить 15 років.
При цьому додаток містить важливу примітку, яку слід враховувати закладу під час розроблення індивідуальної номенклатури справ, а саме:
Строки зберігання окремих видів документів, що не містять посилань на статті Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, визначені у цьому додатку на підставі практичної доцільності та перед складанням індивідуальної номенклатури справ закладу потребують погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву
Отже, 15 років – це не унормований, а лише рекомендований строк зберігання наказів з руху учнів / вихованців, який обов’язково має бути погоджений з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, в зоні комплектування якого перебуває заклад загальної середньої освіти.
Висновки
- Накази з руху учнів не належать до наказів з основних, адміністративно-господарських і кадрових питань, а становлять окрему групу розпорядчих документів у закладі загальної середньої освіти.
- Накази з руху учнів реєструють в окремій реєстраційній формі (журналі або реєстраційно-моніторинговій картці) та зберігають у відповідній справі. Під час реєстрації до порядкового номеру наказу через дефіс додається літерне позначення у вигляді малої літери «у».
- Рекомендований строк зберігання справи з наказами з руху учнів – 15 років. Остаточний строк зберігання має бути визначений у номенклатурі справ закладу загальної середньої освіти після її погодження з експертно-перевірною комісією державного архіву, в якому заклад перебуває на обліку.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Статті на тему:
Дата в реквізитах заяв, наказів та інших документів: варіанти оформлення
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Починаємо кадровий діловодний 2025 рік: топові поради
Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Звітність
23.09.2026
Звіт про квоту 4% набирає чинності у жовтні: чи подавати Звіт не пізніше 09.11
Мінфін затвердив форму Звіту про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Водночас станом на 23 вересня 2026 року наказ ще не опублікований офіційно, а отже, не набрав чинності. Ми з’ясували у Кол-центрі ДПС, чи змінює це строки звітування за І – ІІІ квартали 2026 року

Військовий облік
23.09.2026
Повідомлення до ТЦК: неточність у рекомендаціях МОУ – як правильно визначити строки подання
Учора Міністерство оборони оприлюднило роз’яснення щодо військового обліку на підприємстві. Але з двома тезами ми не погоджуємося: щодо повідомлення про зміну сімейного стану та освіти працівника і щодо семиденного строку при переведенні. Пояснюємо, як ці правила визначені нормами Порядку №1487 та чому такі неточні роз'яснення несуть небезпеку

Прийняття
23.09.2026
Зразки заяви та наказу про прийняття на дистанційну роботу за основним місцем
Оформлення дистанційної роботи передбачає укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу. Дізнайтеся, як правильно оформити трудові відносини з дистанційним працівником з урахуванням вимог КЗпП.

Медперсонал
23.09.2026
Постанова №1158: що терміново має зробити роботодавець через нові правила повітряної загрози
Після ухвалення Постанови №1158 медзаклади мають визначити чіткий алгоритм дій працівників залежно від рівня повітряної загрози. Адвокат Ганна Лисенко пояснила, які приміщення та укриття потрібно визначити, які процеси не можна одразу зупинити та хто відповідатиме за переміщення працівників і пацієнтів

Військовий облік
23.09.2026
Що робити з паперовим ВОД, якщо роботодавець використовує тільки «Резерв+»
Ми перейшли на роботу з електронними ВОД із «Резерв+» і для роботи беремо у працівників роздруківки е-ВОД. Що робити зі старими копіями паперових військово-облікових документів, коли їх можна знищити?

Бронювання
23.09.2026
3 мінзарплати для бронювання: Мінекономіки розповіло, скільки підприємств може втратити критичність
Для підприємств, які претендують на статус критично важливих, а також для заброньованих працівників діє підвищений зарплатний критерій – 3 мінімальні зарплати. Раніше коефіцієнт становив 2,5. У Мінекономіки назвали кількість підприємств, які втратять статус критично важливих через цю зміну

Електронний кабінет
23.09.2026
Військовий облік і бронювання в «Дії»: як відповідальній за ВО авторизуватися без КЕП керівника
Відповідальній особі за ведення військового обліку не обов’язково використовувати КЕП керівника для роботи на порталі «Дія». Авторизуватися можна за КЕП працівника, якщо в ньому зазначено ЄДРПОУ підприємства. Пояснюємо, як авторизуватися та яку роль потрібно підтвердити

Військовий облік
23.09.2026
Відповідальний за військовий облік передає справи: як оформити та на що звернути увагу
Для ведення військового обліку на підприємстві призначають відповідальну особу. Якщо відбувається зміна відповідальної за ведення військового обліку особи (наприклад, цей працівник звільняється), необхідно передати справи щодо ведення військового обліку іншій особі. Як правильно оформити таку передачу справ та на що звернути увагу, розповімо у статті

Інше
22.09.2026
Ваш кадровий АІ-Консультант: як отримати від нього максимум
АІ-Консультант Kadroland вже відповідає на питання про трудове законодавство, знаходить потрібні нормативні документи й зберігає історію всіх ваших консультацій. А тепер – ще й дозволяє шукати по чатах, сортувати їх по теках і керувати кожним діалогом окремо. І ще одна новація – пошук по сайту (у змісті підсвічено 🆕). Розповідаємо, як це працює

Інше
22.09.2026
Старе посвідчення про вільне володіння українською: чи підтверджує воно рівень мови зараз
Раніше отримане посвідчення про вільне володіння державною мовою не варто автоматично прирівнювати до нинішнього державного сертифіката. Національна комісія зі стандартів державної мови пояснила, які документи сьогодні підтверджують рівень володіння українською для виконання службових обов’язків та коли достатньо документа про освіту

Посадові інструкції
22.09.2026
Зміна посадової інструкції під час відпустки для догляду за дитиною, що дозволено у 2026 році
Вітаю. Надайте, будь ласка, відповідь: чи можна за згодою особи, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, змінити її посадову інструкцію?

Військовий облік
22.09.2026
Військовий облік на підприємстві: у Міноборони пояснили, хто відповідає та як не отримати штраф до 59 500 грн
Хто саме має вести військовий облік на підприємстві, які документи роботодавець зобов’язаний мати та що загрожує за порушення правил? Міноборони нагадало ключові вимоги до військового обліку, обов’язки відповідальних осіб і розміри штрафів. Розбираємо, що має перевірити кожен роботодавець, щоб не отримати адмінштраф

Відпустки на дітей
22.09.2026
Відпустка до 3 років: чи може працівник достроково вийти на повний робочий день
Працівник може не чекати, поки дитині виповниться 3 роки, і достроково перервати відпустку для догляду за дитиною. Але як у такому разі діяти роботодавцю та чи можна одразу вийти на повний робочий день – розбираємо у матеріалі

Військовий облік
22.09.2026
Онлайн-навчання з військового обліку: як організувати та зразок наказу на підвищення кваліфікації
Підвищення кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку є обов’язковим відповідно до Порядку № 1487. За погодженням із роботодавцем працівник може проходити навчання онлайн у робочий час одночасно з виконанням своїх трудових обов’язків. В ідеалі все це передбачити у наказі про проходження підвищення кваліфікації з військового обліку

Звітність
22.09.2026
Держстат затвердив нову річну форму: перший звіт – уже за 2026 рік
Держстат затвердив нову форму державного статистичного спостереження №7-ПВ (річна) «Звіт про заробітну плату за професіями окремих працівників». Уже за 2026 рік звітувати потрібно буде за новою формою, а з 2027 року форма №7-ПВ (один раз на 4 роки) не подаватиметься

Відповідальність / Перевірки
22.09.2026
МЗП-2027 майже 10 тисяч: які трудові штрафи можуть різко зрости для роботодавців і що варто перевірити вже зараз
У проєкті Держбюджету-2027 заклали мінімальну зарплату 9546 грн, але остаточна сума ще може змінитися. Якщо цей показник затвердять, зростуть і прив’язані до МЗП фінансові санкції за порушення трудового законодавства: за неоформленого працівника – потенційно до 95 460 грн, а за повторне таке порушення – до 286 380 грн. Розглянемо, яких ще сум можуть сягнути штрафи та що роботодавцям варто перевірити до 2027 року

Соціальне страхування / Пенсії
22.09.2026
ПФУ вимагає додаток до диплома: коли його потрібно подати для зарахування навчання до стажу
Пенсійний фонд може попросити додаток до диплома, щоб підтвердити період навчання, який зараховується до страхового стажу. Але подавати його потрібно не в усіх випадках. Пенсійний юрист Тетяна Ходіневич пояснила, коли достатньо самого диплома, а коли знадобляться додаток або уточнююча довідка

Відповідальність / Перевірки
22.09.2026
Звіт про транспорт до ТЦК не подали через відпустку: суд пояснив, хто відповідає
Керівниця підприємства не проконтролювала подання до ТЦК інформації про транспортні засоби та техніку, оскільки перебувала у відпустці. Суд не визнав це підставою для звільнення від відповідальності та залишив штраф у 34 тис. грн у силі





