
Освітяни
15.06.2026
Наказ з руху учнів у закладі освіти
До якої групи наказів, встановленої Правилами № 1000/5, належать накази з руху учнів, що створюються у результаті діяльності закладів загальної середньої освіти? Який строк зберігання цих наказів? І яке літерне позначення доцільно надавати їм під час реєстрації? Все це з’ясуємо у нашій статті

Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) встановлені три основні групи наказів (розпоряджень), які мають обов’язково створюватися у результаті управлінської діяльності будь-яких юросіб незалежно від галузі, форми власності, рівня підпорядкування:
- з основних питань діяльності;
- з адміністративно-господарських питань;
- з кадрових питань (особового складу).
При чому останні поділяються ще на дві групи відповідно до їх видів та строків зберігання.
Проте під час організації діловодства та архівного зберігання документів у закладах освіти, зокрема у закладах загальної середньої освіти (ліцеях, гімназіях і школах), слід керуватися вимогами щодо створення та зберігання спеціальних видів документації з організації навчально-виховного процесу.
Так, адміністрація закладу загальної середньої освіти, крім вимог Правил № 1000/5, має керуватися також галузевими нормативними документами та директивними листами, виданими Міністерством освіти і науки України (далі – МОН України).
Для закладів загальної середньої освіти основним нормативно-правовим актом з організації діловодства є Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затверджена наказом МОН України від 25.06.2018 № 676 (далі – Інструкція № 676).
У п. 1 р. ІІІ Інструкції № 676 визначено таке:
Наказ – розпорядчий документ, який видає керівник закладу на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів
Таким чином робимо висновок, що накази з руху учнів становлять окрему групу наказів закладу освіти.
Також звертаємо увагу, що наприкінці п. 1 р. ІІІ Інструкції № 676 визначений порядок реєстрації та індексації усіх груп наказів закладу загальної середньої освіти:
Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів/вихованців, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад:
- накази з адміністративно-господарських питань – № 2-г;
- накази з кадрових питань – № 2-к;
- накази про надання щорічних основних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням працівників – № 2-в;
- накази з руху учнів/вихованців – № 2-у
Проте в Інструкції № 676 не визначені строки зберігання відповідних наказів.
Тому при визначенні строків зберігання наказів та інших видів документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, слід керуватися директивним Листом-роз’ясненням щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, складеним МОН України від 03.10.2018 під № 1/9-596 (далі – лист № 1/9‑596).
Звертаємо увагу що до листа № 1/9-596 долучено Примірний перелік документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, із зазначенням строків зберігання (далі – додаток).
Згідно з ним строк зберігання наказів керівника з руху учнів / вихованців становить 15 років.
При цьому додаток містить важливу примітку, яку слід враховувати закладу під час розроблення індивідуальної номенклатури справ, а саме:
Строки зберігання окремих видів документів, що не містять посилань на статті Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, визначені у цьому додатку на підставі практичної доцільності та перед складанням індивідуальної номенклатури справ закладу потребують погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву
Отже, 15 років – це не унормований, а лише рекомендований строк зберігання наказів з руху учнів / вихованців, який обов’язково має бути погоджений з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, в зоні комплектування якого перебуває заклад загальної середньої освіти.
Висновки
- Накази з руху учнів не належать до наказів з основних, адміністративно-господарських і кадрових питань, а становлять окрему групу розпорядчих документів у закладі загальної середньої освіти.
- Накази з руху учнів реєструють в окремій реєстраційній формі (журналі або реєстраційно-моніторинговій картці) та зберігають у відповідній справі. Під час реєстрації до порядкового номеру наказу через дефіс додається літерне позначення у вигляді малої літери «у».
- Рекомендований строк зберігання справи з наказами з руху учнів – 15 років. Остаточний строк зберігання має бути визначений у номенклатурі справ закладу загальної середньої освіти після її погодження з експертно-перевірною комісією державного архіву, в якому заклад перебуває на обліку.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Статті на тему:
Дата в реквізитах заяв, наказів та інших документів: варіанти оформлення
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Починаємо кадровий діловодний 2025 рік: топові поради
Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Військовий облік
12.09.2026
Працівник з ВОС 999097, потребує БЗВП і червоною стрічкою: чи повідомляти ТЦК та чим загрожує роботодавцю
Взяли на роботу чоловіка, у якого є ВОД, але там вказана військово-облікова спеціальність 999097 потребує проходження БЗВП, а крім того, має червону стрічку. Я так розумію, що це не порушення і могли приймати на роботу? Чи повідомляти ТЦК про порушення?

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Роботодавців хочуть штрафувати за порушення безпеки працівників: Уряд схвалив законопроєкт
10 вересня 2026 року Уряд схвалив законопроєкт, який передбачає відповідальність за порушення вимог безпеки та захисту здоров’я працівників на роботі. Зміни можуть безпосередньо вплинути на роботодавців

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Передчасне знищення кадрових документів на підприємстві: хто і як відповідатиме
Кадрові документи на підприємстві зберігають за певними правилами. Строки збереження документів встановлені законодавством. Але на практиці буває так, що кадрові документи знищені передчасно (через помилки в обчисленні строку зберігання, недбалість працівника тощо). У статті поговоримо, як за це можуть покарати винних осіб та які інші негативні наслідки можуть чекати на підприємство

Медперсонал
11.09.2026
З 11 вересня ПФУ надсилатиме повідомлення про порушення та вимоги про компенсацію лікарняних: новий Порядок
Постановою правління від 04.08.2026 №31-1 Пенсійний фонд затвердив новий порядок, який передбачає направлення вимог про компенсацію виплачених лікарняних, якщо листок непрацездатності був оформлений на підставі необґрунтованого медичного висновку. У разі несплати коштів або неоскарження вимоги ПФУ зможе передавати її до виконавчої служби для примусового стягнення, а на суму боргу нараховуватиметься пеня

Діловодство
11.09.2026
МОН затвердило 5 примірних договорів для коледжів і роботодавців: що змінилося
МОН затвердило п’ять примірних договорів про співпрацю у сфері професійної освіти. Документи стосуються дуального навчання, розроблення освітніх програм, стажування педагогів, використання обладнання роботодавців та практичної підготовки здобувачів освіти

Військовий облік
11.09.2026
Хто може отримати відстрочку через «Резерв+» у вересні: 11 підстав для онлайн-оформлення
У Міноборони продовжують розширювати перелік відстрочок, доступних у «Резерв+», однак станом на вересень 2026 року онлайн оформити можна лише визначені види. Кому доступна електронна відстрочка та коли все ще доведеться звертатися особисто – далі

Військовий облік
11.09.2026
11.09.2026 Міноборони змінило порядок виключення з військового обліку: що з бронюванням
11 вересня 2026 року Міноборони повідомило про автоматичне виключення з військового обліку після досягнення граничного віку. Для роботодавців важливо: після виключення автоматично скасовується чинне бронювання працівника, якщо воно було

Соціальне страхування / Пенсії
11.09.2026
Не чекайте квітня: пенсіонерам радять оформлювати перерахунок пенсії одразу після 24 місяців стажу
Автоматичний перерахунок пенсій проводять у квітні, але право на перерахунок після набуття 24 місяців страхового стажу може виникнути раніше. Пенсійний юрист пояснила, чому очікування наступного автоматичного перерахунку може коштувати пенсіонеру кількох місяців підвищеної виплати та як скористатися своїм правом раніше

Оплата праці
11.09.2026
Мінімалку у 2027 році хочуть встановити не нижче 15 120 грн
Профспілки вважають недостатніми закладені в проєкті Держбюджету-2027 показники мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. На зустрічі з Мінфіном 10 вересня вони запропонували підвищити мінзарплату до щонайменше 15 120 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 11 989 грн

Воєнний стан
11.09.2026
Мобілізаційний вік до 55 років: у Раді розглядатимуть законопроєкт про нову вікову межу
На тлі обговорень можливого зниження верхньої межі мобілізаційного віку до 55 років у Верховній Раді до порядку денного включили законопроєкт №12222. Документ пропонує зменшити до 55 років граничний вік перебування на військовій службі та перебування військовозобов’язаних у запасі. Водночас це поки лише законопроєкт, який перебуває на опрацюванні в комітеті

Сумісництво
11.09.2026
Охорона праці на 0,1 ставки: важливий нюанс при оформленні за сумісництвом
Підприємство планує оформити за сумісництвом працівника, який уже відповідає за охорону праці на іншому підприємстві, на 0,1 ставки. Держпраці пояснила, чи допускає законодавство таке сумісництво та що роботодавцю варто врахувати, адже важливим є не лише оформлення працівника

Оплата праці
11.09.2026
Зарплату затримують понад 15 днів: працівникам можуть дозволити не працювати
Працівникам можуть надати право тимчасово припиняти виконання роботи, якщо роботодавець тривалий час не виплачує заробітну плату. Таку пропозицію містить законопроєкт №9510, який також передбачає посилення відповідальності роботодавців за затримку виплат та створення механізму гарантування зарплатних вимог у разі неплатоспроможності підприємства

Табель
11.09.2026
Розбіжності між наказом і табелем обліку робочого часу: алгоритм виправлення
Якщо наказ і табель суперечать один одному, не слід автоматично виправляти відомості у табелі, хоч власне саме наказ і є документом-підставою для заповнення табеля. Спочатку потрібно встановити, який із документів не відповідає фактичним обставинам. Розглянемо алгоритм перевірки і покажемо, як оформити виправлення










